商务合同审核标准化流程合同管理规范

商务合同审核标准化流程及管理规范一、规范制定背景与适用范围（一）规范制定背景为规范企业商务合同全生命周期管理，防范合同法律风险与经营风险，明确各部门职责分工，提高合同审核效率与质量，保障企业合法权益，特制定本规范。本规范基于《中华人民共和国民法典》《公司法》等法律法规，结合企业实际业务场景制定，适用于企业所有商务合同的审核、签署、履行及归档管理。（二）适用范围合同类型：本规范适用于企业作为一方主体的各类商务合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议、框架协议等。涉及部门：业务发起部门、法务部、财务部、行政部、分管领导及总经理办公室等均需遵守本规范。适用主体：本规范适用于企业总部及各分支机构，子公司可参照执行或另行制定细则。二、合同审核标准化操作流程合同审核流程分为“发起-初审-法审-财审-审批-用印-签署-履行-归档”九个阶段，各阶段需明确责任部门、操作内容及输出成果，保证流程闭环管理。（一）合同发起与资料准备责任部门：业务发起部门操作内容：业务部门根据合作需求，与对方初步沟通合同条款，收集对方主体资格资料（包括营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（非法定代表人签署时需提供）等），确认对方履约能力（如经营状况、资质证书等）。拟定合同文本：可使用企业标准合同模板，或根据业务特点起草非标合同，需明确合同核心要素（如合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等）。填写《合同审批申请单》（见附件1），注明合同基本信息、业务背景、审批流程需求，并附合同草案、对方主体资料、技术附件（如技术规格书、验收标准）等。输出成果：合同草案、《合同审批申请单》、对方主体资料及附件材料。（二）业务部门前置审核责任部门：业务发起部门负责人操作内容：审核合同内容与业务需求的一致性：确认合同标的、数量、质量、交付标准等是否符合业务目标，避免“标的物与实际需求不符”“数量计算错误”等基础问题。审核对方主体资格：核查对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，授权委托书是否载明授权范围、权限及期限（避免超越权限签约）。审核商务条款合理性：包括价格水平（是否低于/高于市场公允价）、付款方式（是否与企业资金政策匹配）、交付周期（是否满足项目进度）等。出具《业务部门初审意见表》（见附件2），对合同内容进行确认，或提出修改建议并反馈至起草人。输出成果：《业务部门初审意见表》（确认通过/修改后重新提交）。（三）法务部门专业审核责任部门：法务部操作内容：合法性审核：核查合同条款是否符合法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等），是否存在“无效条款”“可撤销条款”（如恶意串通、损害第三人利益、违反强制性规定等）。完整性审核：检查合同是否包含核心条款（当事人信息、标的、数量质量、价款报酬、履行方式、违约责任、争议解决、生效条件等），避免条款缺失导致争议。风险点审核：重点关注违约责任（是否明确违约情形、违约金计算方式及上限）、知识产权归属（如涉及技术开发、成果交付）、保密义务（保密范围、期限、违约责任）、争议解决方式（诉讼/仲裁管辖地是否明确、对企业有利）等。文字表述审核：保证合同用语规范、无歧义，避免“大概”“左右”等模糊表述，专业术语使用准确。出具《法务审核意见表》（见附件3），注明“审核通过”“需修改后重审”或“不通过”（需说明具体法律风险及修改建议）。对需修改的合同，反馈至业务部门并跟踪落实。输出成果：《法务审核意见表》（通过/修改/不通过）。（四）财务部门合规审核责任部门：财务部操作内容：金额与支付条款审核：核查合同金额、计价方式（单价/总价）、税费承担（是否明确增值税税率及发票类型）、付款节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）是否符合企业财务制度，避免“资金占用”“付款条件不明确”风险。财务数据准确性审核：复核合同中的价格计算、数量乘积、总金额等是否正确，避免数学错误。资金安排可行性审核：结合企业现金流状况，评估付款节点与资金计划的匹配性，保证企业支付能力。出具《财务审核意见表》（见附件4），对财务条款进行确认，或提出修改意见（如调整付款比例、明确发票类型等）。输出成果：《财务审核意见表》（通过/修改后通过）。（五）领导审批决策责任部门：分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级审批）操作内容：分级审批标准（示例）：一般合同（金额≤10万元）：由分管业务领导审批；重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由分管领导审核后，报总经理审批；特重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略合作）：由总经理办公会审议后，报董事会审批。审批内容：重点审核合同的业务必要性、经济效益、风险可控性及整体合规性，综合法务、财务及业务部门意见，作出“批准”“否决”或“补充材料后重新审批”的决策。审批人需在《合同审批申请单》签署明确意见，并注明审批日期。输出成果：领导审批意见（批准/否决/退回）。（六）合同用印管理责任部门：行政部（或指定用印管理部门）操作内容：用印申请：业务部门凭审批通过的《合同审批申请单》《法务审核意见表》《财务审核意见表》及最终版合同文本，向行政部提交《用印申请表》（见附件5）。用印审核：行政部核查审批材料是否齐全、合同版本是否与审批版本一致（避免“偷换条款”），确认无误后安排用印。用印执行：合同用印需加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替），骑缝章需覆盖合同所有页码，保证“骑缝处完整无缺”。用印登记：行政部登记《用印登记表》（见附件6），记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息，并留存用印申请材料复印件。输出成果：加盖公章的合同正本、用印登记记录。（七）合同签署与交付责任部门：业务发起部门操作内容：合同签署：双方法定代表人或授权代表签字（需核对授权委托书），签字需清晰、完整，避免代签（除非有合法授权）。合同份数：一般至少一式三份（企业正本、对方正本、财务/法务留存各一份），具体根据业务需要确定。合同交付：业务部门在签署后3个工作日内将对方正本交付至对方联系人，并要求对方签署《合同签收回执》（见附件7），确认收到合同。输出成果：签署完成的合同正本、对方签收回执。（八）合同履行与跟踪责任部门：业务发起部门、财务部、法务部操作内容：履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、验收节点、付款申请等），建立《合同履行跟踪表》（见附件8），记录履行情况、存在问题及解决措施。付款执行：财务部根据合同约定的付款节点，审核业务部门提交的付款申请（附验收单、发票等材料），安排资金支付。争议处理：履行过程中发生争议时，业务部门应及时通知法务部，共同协商解决（如协商、调解、仲裁/诉讼），并保留相关证据（函件、会议纪要等）。输出成果：《合同履行跟踪表》、付款凭证、争议处理材料。（九）合同归档管理责任部门：行政部（或档案管理部门）、业务部门操作内容：归档范围：合同正本、审批文件（含《合同审批申请单》、各审核意见表）、用印登记表、签收回执、履行记录（验收单、付款凭证）、争议处理材料等。归档时限：合同签署完成且履行完毕（或终止）后10个工作日内，由业务部门将材料整理齐全，移交至行政部归档。归档要求：纸质版：按合同编号顺序装订，标注“合同正本”“副本”字样，放入档案盒并张贴标签；电子版：扫描合同及相关材料（PDF格式），存储至企业合同管理系统或指定服务器，保证与纸质版一致。档案保管：档案保管期限根据合同类型确定（一般合同保管10年，重大合同保管20年以上），保管期满后按规定销毁（需履行审批手续）。输出成果：合同档案（纸质+电子）、档案管理台账。三、标准化模板表格附件1：合同审批申请单合同名称合同编号签约方甲方：__________乙方：__________合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他合同金额人民币__________元（大写：______）履行期限自______年_月_日至______年_月_日业务背景说明附件清单□合同草案□对方资质□技术附件□其他：__________发起部门发起人申请日期______年_月_日联系电话审批流程业务负责人签字：______日期：______法务审核：______日期：______财务审核：______日期：______分管领导：______日期：______总经理：______日期：______附件2：业务部门初审意见表合同名称合同编号审核内容□需求一致性□主体资格□商务条款□其他：__________审核意见□通过□需修改（修改意见1.________________________________2.________________________________）业务负责人签字日期______年_月_日附件3：法务审核意见表合同名称合同编号审核要点□合法性□完整性□风险点□文字表述审核意见□通过□需修改（修改意见1.________________________________2.________________________________）□不通过（法律风险说明：__________）法务审核人日期______年_月_日附件4：财务审核意见表合同名称合同编号审核内容□金额准确性□支付条款□税费承担□资金安排审核意见□通过□需修改（修改意见1.________________________________2.________________________________）财务审核人日期______年_月_日附件5：用印申请表合同名称合同编号用印份数______份（正本______份，副本______份）用印类型□公章□合同专用章□骑缝章用印原因附件材料□审批通过申请单□法务意见表□财务意见表□最终版合同申请部门申请人申请日期______年_月_日审批人（行政部）附件6：用印登记表用印日期合同编号合同名称用印类型用印份数经办人审批人备注附件7：合同签收回执合同名称合同编号签约方（甲方）__________（盖章）签约方（乙方）__________（盖章）收到日期______年_月_日收件人签字备注附件8：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段计划日期实际日期履行情况描述责任人备注□预付款□交付/服务□验收□尾款四、关键风险控制与注意事项（一）主体资格审查风险严格核查对方营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）原件，留存复印件并加盖对方公章，避免“假营业执照”“超范围经营”风险。对方非法定代表人签署合同时必须要求提供《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限，避免“无权代理”导致合同无效。（二）条款完整性风险合同必须包含核心条款，避免因条款缺失导致争议（如“未约定质量标准”无法验收，“未约定争议解决方式”增加诉讼成本）。涉及技术服务的合同，需附《技术附件》（如技术规格书、验收标准），明确技术参数及验收流程。（三）合规性审查风险禁止签订违反法律法规的合同（如“走私协议”“垄断协议”“损害第三人利益合同”），否则可能导致合同无效及企业法律责任。特殊行业（如建筑、医疗、食品）需符合行业监管要求（如建筑合同需具备相应资质，食品合同需符合食品安全标准）。（四）金额与支付风险合同金额需与业务规模匹配，避免“小合同拆分审批”规避审批流程，或“大合同拆分支付”逃避资金监管。付款节点需与履约进度挂钩，预付款比例一般不超过30%（特殊项目可适当提高，但需提供担保），质保金比例一般为5%-10%。（五）版本管理风险保证审核、用印、签署的合同版本一致，严禁“阴阳合同”（如用印版本与实际签署版本条款不一致）。非标合同需标注“最终版本”，避免“草案”“征求意见稿”等版本被误用。（六）归档管理风险合同档案需专人保