（正式版）DB61∕T 2110-2025 《不动产登记档案管理规范》

IDB61/T2110—2025本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由陕西省自然资源厅提出并归口。本文件起草单位：陕西省自然资源厅、西安市不动产信息档案管理中心、延安市洛川县不动产登记中心、咸阳市旬邑县不动产登记中心、长安大学、陕西省标准化研究院、陕西蓝岱科技有限公司。本文件主要起草人：郑莹、路佳、王鹏森、兰海、马莹、李守山、高佩、谈博、李智超、叶青、种芳、寇贾晨子、胡乃宁。本文件首次发布。本文件由陕西省自然资源厅负责解释。联系方式如下：单位：陕西省自然资源厅地址：陕西省西安市劳动南路180号电话编：710082DB61/T2110—20251不动产登记档案管理规范本文件规定了不动产登记档案管理的职责、归档、接收、整理、保管、鉴定、电子文件（档案）管理、利用和保管期限的规范。本文件适用于不动产登记资料的归档和档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T22240信息安全技术网络安全等级保护定级指南GB/T42727政务服务事项电子文件归档规范DA/T13档号编制规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T70文书类电子档案检测一般要求TD/T1095不动产登记规程涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求BMB20涉及国家秘密的信息系统分级管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1不动产权属登记Realestateownershipregistration不动产登记机构依法将不动产的自然状况、权利状况和其他法定事项记载于不动产登记簿，确定不动产产权归属关系的行为。3.2组件Component构成不动产登记电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。[来源GB/T18894，3.4有修改]3.3信息包informationpacket2DB61/T2110—2025由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。[来源：GB/T18894，3.10]4基本要求4.1应在受控可信赖环境下存储、保管和利用档案。4.2管理过程应连续、规范，管理内容、时间、主体应明确，保管记录应完备并可追溯。4.3应基于安全的网络或离线存储介质进行电子文件归档和电子档案管理。4.4应建立不动产登记档案信息安全保密制度。4.5电子档案管理应符合GB/T18894的要求。4.6纸质资料数字化处理应符合DA/T31、TD/T1095的规定。4.7不动产登记机构应建立不动产档案管理制度，明确不动产登记资料收集、归档、档案管理、信息化建设职责。5职责5.1登记业务部门职责：a)负责不动产登记纸质资料和电子文件的收集、清点和归档移交工作；b)负责归档前纸质资料的数字化工作；c)配合档案管理部门开展档案鉴定工作。5.2档案管理部门职责：a)负责不动产登记档案的接收、整理、保管、利用、鉴定等工作；b)参与不动产登记业务系统建设，提出电子文件归档功能和归档流程要求；c)参与电子档案管理系统建设，提出电子档案管理功能要求；d)负责存量不动产登记纸质档案的数字化工作。5.3信息化部门职责：a)依据相关标准，建设和完善业务系统的电子文件归档功能和纸质文件数字化功能，负责电子档案管理系统建设，实现业务系统与电子档案管理系统的对接；b)负责业务系统和电子档案管理系统的运维管理、网络安全管理。6收集6.1应收集完整材料。6.2纸质资料应完整、清晰，载体材料和字迹材料符合长期保存要求。6.3数字化工作应符合相关规范要求。6.4应一并采集以数据共享形式从外部调用的电子文件及其元数据。7归档7.1归档范围7.1.1不动产登记簿等不动产登记结果。DB61/T2110—202537.1.2不动产登记原始资料。包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源等登记原因材料、地籍调查成果等申请材料；不动产登记机构查验、询问、实地查看或者调查、公告等形成的审核材料；不动产登记过程中产生的其他依法应保存的材料等。7.2归档时间7.2.1登记事项登簿后向不动产登记档案管理部门移交不动产登记资料。7.2.2因容缺受理需后补材料的，不可超过事项办结后的6个月。8接收8.1登记业务已完成登簿的，方可接收。8.2接收应履行移交手续。移交纸质资料应附《不动产登记资料移交清单》（见附录A），移交清单一式两份，交接双方应签字或盖章。8.3档案管理部门应对移交资料逐件清点、核对，内容包括：a)资料与移交清单上名称、数量、排列的一致性；b)资料与卷内目录上材料名称、数量、排列、材料形式的一致性。8.4不符合接收要求的资料应退回补充。9整理9.1整理流程9.1.1不动产权属登记档案按照分类、立卷、卷内材料排列、编页、编目、修整、装订、装盒的流程整理。9.1.2其他登记类型档案可根据实际情况简化流程。9.2分类9.2.1分类与编号原则不动产登记档案分类与编号应遵循以下原则：a)系统性原则根据不动产登记行业目前开展的登记业务的性质和权利类型设置类目层级，赋予相应的代码；b)扩充性原则随不动产登记类型和权利类型的扩展，可在相应层级类目后增设新的类目和代码；c)稳定性原则设置的类目代码为固定编号，使用单位可根据实际业务开展情况使用，编号一经确认，不应随意变动。9.2.2类目与代码设置9.2.2.1不动产登记档案管理设7个一级类目，以大写英文双字母作为代码，包括：a)不动产权属登记（QS）；b)抵押权登记（DY）；c)预告登记（YG）；DB61/T2110—20254d)地役权登记（DQ）；e)查封登记（CF）；f)居住权登记（JZ）；g)异议登记（YY）。9.2.2.2一级类目之下设置若干二级类目，部分二级类目下设三级类目，类目可根据业务开展情况扩展，具体类目设置与代码参见附录B。9.3立卷9.3.1立卷应采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷；多种业务合并办理且资料不能拆分的立1个卷。9.3.2案卷封面设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、页边距、封面设计的规格应美观、统一，规格和样式见附录C。9.3.3坐落、不动产权证号和权利人姓名(名称)等信息应同系统一致，案卷号在装盒时编制。9.3.4封面尺寸297mm×210mm，宜采用150克牛皮纸制作。9.4卷内材料排列卷内材料应按下列顺序排序：b)结论性审核材料；c)过程性审核材料；d)当事人提供的登记申请材料；f)其他。9.5编页卷内材料应按页编写页码。单面书写的材料应在右上角编写页码；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页码；图表、照片可编在与此相应位置的空白处或者其背面；卷内目录不编页码。编写页码应使用阿拉伯数字，起始码从“1”开始。9.6编目卷内目录编制应遵循以下规定：a)序号按卷内材料的排列顺序，每项材料编1个顺序号，不重复、不遗漏；b)文件名称与材料名称一致，材料无标题的，拟写标题；c)件数填写该材料的份数，页数填写该材料的总页数；d)材料形式与收取的材料形式一致，材料形式包括原件正本、正本复印件或电子材料；e)卷内文件目录样式编制见附录D；f)合订卷编制案卷目录。9.7修整9.7.1卷内资料应剔除金属、塑料等杂物。DB61/T2110—202559.7.2卷内文件、资料、图纸大于A4幅面的，按照A4幅面从下到上，从右到左按手风琴式折叠，并预留装订边际，左边距30mm，其它边距5mm。9.7.3破损或幅面较小的材料采用A4纸托裱，位置居中，不粘连。1页纸托裱1张材料。9.7.4不易保存的材料应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后。9.8装订档案宜采取线装，应遵循下列规定：a)卷内材料向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际不低于15mm；b)材料折叠后过厚的，在装订线位置加入垫片保持其平整；c)卷内材料与卷皮装订在一起的，整齐美观，不压字、掉页，不妨碍利用。9.9装盒9.9.1档案盒档案盒应符合下列规定：a)档案盒采用无酸纸制作，尺寸310mm×220mm，盒脊可根据需要设置为20mm、40mm、50mm、60mm等规格；档案盒封面的规格样式见附录E，盒脊的规格样式见附录F；b)采用打印或手工填写。手工填写时使用碳素墨水，字体工整，无涂改；c)盒内档案目录见附录G。9.9.2装盒9.9.2.1装盒档案平实美观，卷号应连续，不重复、无遗漏。9.9.2.2在档案卷皮上编写档号，字迹清晰，无涂改。9.9.2.3填写档号等信息时应采用碳素墨水、墨(块、汁)等耐久材料；打印字迹宜采用激光打印。9.9.2.4装盒完毕应在档案管理系统上进行装盒编目，建立业务号、档号之间的关联关系。9.9.2.5按统一样式制作档案盒脊，盒脊粘贴牢固平整。9.9.3档号编制9.9.3.1档号结构为“类别号-盒号-案卷号”：a)上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开；b)类别号以大写英文字母作为代码，类别号的构成元素包括一级、二级及三级类别号、区域代码、年度（月）。各元素均属类别号，为同级代码；c)区域代码由同一属地、使用同一业务办理系统和档案管理系统、登记资料自行保管的区域选用，由各市自行编制；d)采用4位阿拉伯数字标识档案的归档移交年度，可根据本区域登记档案数量扩展为6位阿拉伯数字标识档案的归档移交年月；e)采用阿拉伯数字标识盒号，按归档移交年度或年月从“1”起始编号，以3到5位数字为宜。盒号为权属登记档案必选项，不应省略；其他登记类型档案可根据实际情况选择使用；f)采用阿拉伯数字标识案卷号，按归档移交年度或年月从“1”起始编号，可根据本区域登记档案数量确定数字位数，3至7位为宜。9.9.3.2档号的编号规则见图1：DB61/T2110—20256XX—XXXX—XXXXXXXX—XXXX—XXXXXX图1不动产登记档案档号样式），），QS为一级类别号（权属登记LQ为二级类别号（林权类03为三级类别号（林地承2023为年度，025为盒号，0012310保管10.1档案入库纸质档案整理、装订、装盒完成后，应消毒除尘后入库。10.2档案上架10.2.1整理后的纸质档案应按照登记类型、权利类型分开存放。10.2.2档案宜采用密集架等形式，按照从上到下、从左到右的方法，按照案卷号顺序排列。10.2.3柜架侧面应标明内存档案的类别和起止案卷号。10.2.4应在档案管理系统中上架，建立业务号、档号、存放位置之间的关联关系。10.2.5应建立档案库房档案存放索引。DB61/T2110—2025710.3保管条件10.3.1温湿度控制10.3.1.1档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，温度应控制在14℃-24℃之间；相对湿度应控制在45%～60%之间。10.3.1.2密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿，档案柜架应与墙壁保持一定距离，与主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，成行地垂直于有窗的墙面摆设。10.3.1.3新建档案库房竣工后，应经6个月～12个月干燥方可将档案入库。10.3.2虫霉防治与除尘10.3.2.1档案库房宜设消毒室或配备消毒箱。10.3.2.2应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应投放药剂，灭菌杀虫。10.3.2.3应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。10.3.3防火与防盗10.3.3.1档案库房应配备相应等级的消防器材，并按要求定期进行检查和更换。10.3.3.2应安全使用电器设备，并定期检查电器线路。10.3.3.3档案库房内不应装置明火和使用电炉及存放易燃易爆物品。10.3.3.4档案库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并定期检查。10.3.4防光10.3.4.1档案库房人工照明宜选用白炽灯，照度不超过100Lx。10.3.4.2当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。10.3.4.3有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射。10.3.5防水10.3.5.1应选择不易受水灾影响的区域。10.3.5.2地面宜进行防水处理，地面、墙壁和天花板宜选用具有防水性能的材料。10.3.5.3应有排水系统。10.3.5.4应及时检查空调情况，杜绝漏水事故发生；应防雨水渗漏。11鉴定与处置11.1档案管理部门应将权利注销登记档案与权利设立登记档案进行合卷，对合卷划定保管期限。11.2档案管理部门应定期对保管期限届满的不动产登记档案逐卷进行鉴定。11.3对保管期限界满，确无保存价值的不动产登记档案，应编制《不动产登记档案销毁清册》，出具鉴定意见，填写《不动产登记档案销毁审批表》（见附录H、I），经登记业务部门和档案管理部门审核同意，报主管部门批准后进行销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。11.4《不动产登记档案销毁清册》应永久保存。12电子文件（档案）管理DB61/T2110—2025812.1归档流程12.1.1登记业务部门对不动产登记电子文件及元数据进行收集、整理、清点，形成完整的归档信息包，经检测合格后移交归档。12.1.2档案管理部门对接收到的归档信息包进行接收检测、登记编目，形成不动产登记电子档案。12.1.3登记业务部门对已归档的电子档案需要变更或补正电子文件组件及元数据时，应采用嵌套结构形成新的归档信息包，并按上述流程再次归档，替代原归档信息包。12.2收集12.2.1事项登簿后，业务系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动采集办理过程中形成的电子文件组件及元数据，实时进行，必要时可人工补充。12.2.2电子文件存储格式和元数据应符合GB/T42727的规定。12.3整理采集的电子文件组件及元数据按预设的归档材料目录进行整理、排列和检查，有序地存放至归档文件夹中，形成唯一电子文件号，对归档文件夹进行命名。12.4清点12.4.1对归档文件夹中的不动产登记电子文件组件及元数据进行自动清点。12.4.2归档的不动产登记电子文件门类、保管期限、件数应与归档信息包中的归档材料信息相匹配。12.4.3不动产登记电子文件组件及元数据有缺失的应予以补充并重新整理；因特殊原因无法补充则在归档材料信息中记录原因后容缺归档。12.5形成归档信息包清点合格的不动产登记电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位，进行封装形成归档信息包。12.6生成验证信息对归档信息包可通过可信时间戳、数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯，生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联。12.7检测在提交归档和登记编目前，按照DA/T70的要求，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，不符合要求的归档信息包应重新整理或退回，退回的应注明原因。12.8登记编目12.8.1归档信息包应按照GB/T18894的要求进行登记，并自动编制档号，生成归档目录和归档登记表。12.8.2归档信息包中的基本信息元数据应进行解析，自动生成归档目录。12.8.3根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作，但不应修改不动产登记电子文件组件及办理阶段元数据的原始内容。12.9入库存储完成电子档案编目后，由档案管理部门进行入库存储。DB61/T2110—2025912.10安全管理12.10.1电子档案管理系统应符合GB/T22240的规定，涉密电子档案管理系统分级保护要求按照BMB17和BMB20执行。12.10.2存储与备份12.10.2.1建立不动产登记电子档案存储与备份制度。12.10.2.2不动产登记电子档案应采用专用在线存储设备或虚拟云存储空间进行存储，并有安全措施。12.10.2.3以独立的方式存储不动产登记电子档案，在不依赖特定管理系统前提下事项归档不动产登记电子文件的自包含、自描述和自证明。12.10.2.4应制定不动产登记电子档案备份策略，将不动产登记电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据纳入备份管理范畴，根据实际情况在离线、近线或在线备份中选择两种以上方式进行备份，有条件的还应采取异质异地备份。12.10.2.5对不动产登记电子档案的备份数据和介质进行登记、检测与管理，使备份数据进行恢复处理时记录备份恢复过程信息，并在恢复前后校验数据一致性。12.10.3转换与迁移12.10.3.1应制定、评估电子档案数据转换与迁移方案，确保转换与迁移后电子档案各组件、元数据、审计日志、配置信息之间关联关系，保持完整性、可用性。12.10.3.2电子档案保存格式不能满足长期保存需要时，应对电子档案进行格式转换，格式转换时，应自动采集相关元数据。12.10.3.3在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体改变等情况发生时，应对电子档案管理系统及其数据进行相应的迁移和更新操作。12.10.3.4服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设施应根据迁移和更新需求及时调整、扩容、升级。12.10.4安全监测12.10.4.1应对电子档案存储状况进行实时监测，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理全过程。12.10.4.2应定期电子档案管理系统、服务器、网络设备、存储设备及安全管理设备等软硬件有效性进行检测，确保不动产登记电子档案管理环境无病毒感染、无安全隐患。12.10.4.3应定期抽查样本，对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测。发现问题及时处理，记录操作过程并生成报告。13.1不动产登记机构应为不动产权利人、利害关系人按相关规定查询、复制不动产登记档案。13.2查询、复制不动产登记档案，符合下列条件的不动产登记机构应当场向申请人提供查询结果：a)查询主体向不动产登记机构申请查询的；b)查询的不动产属于本不动产登记机构的管辖范围；c)查询申请材料齐全，且符合形式要求；d)查询主体及其内容符合规定；DB61/T2110—2025e)查询目的明确且不违反法律、行政法规规定；f)法律、行政法规规定的其他条件。13.3不能当场提供的,应在5个工作日内向申请人提供查询结果。13.4不动产权利人、利害关系人申请查询不动产登记档案，应提交《不动产登记资料查询申请书》（附录J）以及不动产权利人、利害关系人的身份证明材料。13.5不符合条件的,应当场出具《不动产登记资料不予查询告知书》（见附录K）。13.6查询人要求出具《不动产登记资料查询结果》（见附录L）的，不动产登记机构应审查查询人的目的，经审查符合查询条件的，按下列程序办理：a)申请人签字确认申请材料，并承诺查询结果的使用目的和使用范围；b)向申请人出具查询结果，并在查询结果上加盖登记资料查询专用章。14保管期限14.1不动产登记簿等不动产登记结果应永久保存。14.2权属登记类型的纸质不动产登记原始资料应永久保存。14.3居住权登记、地役权登记、抵押权登记、查封登记、预告登记、异议登记的纸质不动产登记原始资料为不定期保管，已有数字化成果、权利注销后满五年的纸质不动产登记原始资料可销毁。14.4电子档案、纸质资料数字化成果应永久保存。具体要求见附录L。DB61/T2110—2025（规范性）不动产登记资料移交清单不动产登记资料移交清单见表A.1。表A.1不动产登记资料移交清单123456789移交人：DB61/T2110—2025（规范性）不动产登记档案类目设置及保管期限对照表不动产登记档案类目设置及保管期限对照表见表B.1。表B.1不动产登记档案类目设置及保管期限对照表限限集体建设用地使用权及建筑物、构筑物林地使用权/森林、林林地使用权/林木所有林地承包经营权/林木林地经营权/林木所有权和林地经营权/林木起满5年集体建设用地使用权及建筑物、构筑物DB61/T2110—2025表B.1不动产登记档案类目设置及保管期限对照表（续）林地使用权/林木所林地承包经营权/林林地经营权/林木所有权和林地经营权/（包括设立、变自权利注销之国有建设用地使用权及房屋所有权（包括首次、变（包括设立、注自登记注销之国有建设用地使用权及房屋所有权林地使用权/林木所林地承包经营权/林林地经营权/林木所有权和林地经营权/（包括首次、变国有建设用地使用权及房屋所有权自权利注销之DB61/T2110—2025表B.1不动产登记档案类目设置及保管期限对照表（续）（包括设立、注自登记注销之国有建设用地使用权及房屋所有权(规范性)不动产登记档案权利类型：登记类型：权属证号：(规范性)不动产登记档案卷内文件目录不动产登记档案卷内文件目录见表D.1。表D.1不动产登记档案卷内文件目录收件编号字符卷内文件目录备注m*材料形式，包括原件正本、复印件、电子材料等。业务经办人：xxxx年xx月xx日立卷装订人：检查人：xxxx年xx月xx日(规范性)不动产登记档案盒封面不动产登记档案盒封面见表E.1。表E.1不动产登记档案盒封面不动产档案卷盒本盒共卷(规范性)不动产登记档案盒盒脊不动产登记档案盒盒脊见表F.1。表F.1不动产登记档案盒盒脊档案权利类型年度盒号案卷号(规范性)不动产登记档案盒内档案目录不动产登记档案盒内档案目录见表G.1。表G.1不动产登记档案盒内目录卷号：序号不动产权证号档号(规范性)不动产登记档案销毁清册不动产登记档案销毁清册见表H.1。表H.1不动产登记档案销毁清册登记证明号权利注销时间已保管期限(规范性)别销年度现保管地点原定保管期限已保管期限是否有电子介质□是□否鉴定鉴定小组意见鉴定小组成员登记业务部门审核意见档案管理部门审核意见主管部门审批意见销毁地点销毁时间DB61/T2110—2025（规范性）不动产登记资料