文广告店规范管理制度

PAGE文广告店规范管理制度一、总则（一）制定目的为加强文广告店的规范化管理，提高工作效率，保证服务质量，维护公司的合法权益，促进公司健康、稳定发展，特制定本规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于文广告店内所有员工及与本店业务相关的各项活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司运营合法合规。2.诚实守信原则：秉持诚实守信的经营理念，对待客户、合作伙伴及员工。3.优质服务原则：以提供优质、高效的广告服务为宗旨，满足客户需求。4.团结协作原则：倡导员工之间团结协作，共同推动公司业务发展。二、组织架构与岗位职责（一）组织架构文广告店设立店长一名，下设设计部、制作部、营销部、客服部等部门。（二）岗位职责1.店长岗位职责全面负责文广告店的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。负责团队建设，招聘、培训、考核员工，激励员工积极性。协调各部门之间的工作，确保业务流程顺畅。负责与客户沟通，了解客户需求，签订广告制作合同，监督项目执行情况。管理店铺财务，控制成本，确保店铺盈利。关注市场动态，分析竞争对手，制定营销策略，提升店铺市场竞争力。2.设计部岗位职责根据客户需求和项目要求，进行广告创意设计和方案策划。熟练使用设计软件，如Photoshop、Illustrator等，制作高质量的广告设计作品。与制作部、营销部等部门协作，确保设计方案的顺利实施。对设计作品进行审核和修改，保证设计质量符合客户要求和公司标准。3.制作部岗位职责根据设计部提供的设计方案，进行广告制作，包括印刷、喷绘、装订等工艺。负责制作设备的维护和保养，确保设备正常运行。控制制作成本，提高制作效率，保证制作质量和交货期。对制作过程中出现的问题及时反馈给相关部门，并协助解决。4.营销部岗位职责制定广告营销方案，拓展客户资源，提高店铺知名度和业务量。负责市场调研，分析市场需求和竞争态势，为公司决策提供依据。组织广告宣传活动，如参加展会、举办促销活动等。与客户保持良好沟通，维护客户关系，促进业务合作。收集客户反馈信息，及时调整营销策略。5.客服部岗位职责负责接听客户咨询电话，解答客户疑问，记录客户需求。通过电话、邮件、微信等方式与客户沟通，跟进广告制作项目进度，及时向客户反馈相关信息。处理客户投诉和纠纷，协调相关部门解决问题，维护客户满意度。整理客户资料，建立客户档案，为公司营销和服务提供支持。三、业务流程规范（一）客户咨询与需求沟通1.客服部接到客户咨询电话后，应热情、礼貌地接待客户，详细了解客户需求，并做好记录。期间，客服人员需在10分钟内做出初步回应，对于复杂问题，应在30分钟内给出大致解决方案或告知客户预计回复时间。2.将客户需求及时转达给相关部门，如设计部或营销部。相关部门在接到需求后，应在2小时内与客户进行进一步沟通，明确项目要求和细节。（二）项目报价与合同签订1.营销部根据客户需求和项目情况，制定合理的报价方案，并在与客户沟通后的24小时内将报价发送给客户。2.若客户对报价无异议，并决定合作，双方签订广告制作合同。合同应明确项目内容、价格、交货期、付款方式、双方权利义务等条款。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门。（三）设计方案策划与审核1.设计部收到项目需求和合同信息后，应在48小时内完成初步设计方案，并提交给营销部和客户审核。2.营销部负责对设计方案进行市场评估和客户反馈收集，在24小时内将审核意见反馈给设计部。3.设计部根据审核意见对设计方案进行修改和完善，直至客户满意。修改后的设计方案需再次提交审核，审核通过后方可进入制作环节。（四）广告制作与质量控制1.制作部根据设计方案进行广告制作，严格按照制作工艺和质量标准进行操作。2.在制作过程中，制作部应定期对制作进度和质量进行检查，发现问题及时解决。对于关键环节和质量控制点，应进行重点监控。3.制作完成后，制作部应进行自检，确保产品质量符合要求。自检合格后，将广告成品提交给质检部门进行抽检。质检部门应在收到成品后的12小时内完成抽检，并出具质检报告。若抽检不合格，制作部应及时返工，直至产品质量合格。（五）交货与验收1.制作部按照合同约定的交货期将广告成品交付给客户或指定地点。交货前，应提前通知客户做好验收准备。2.客户在收到广告成品后，应在24小时内进行验收。若验收合格，客户应签署验收确认单；若验收不合格，客户应提出具体的整改意见，制作部应根据客户意见及时进行整改，直至客户满意。（六）售后服务1.客服部负责跟进售后服务工作，及时处理客户在使用广告产品过程中出现的问题。2.对于客户反馈的问题，客服部应在接到反馈后的2小时内做出响应，并协调相关部门进行处理。处理结果应在24小时内反馈给客户。3.定期对客户进行回访，了解客户使用广告产品的情况，收集客户意见和建议，不断改进服务质量。四、员工行为规范（一）工作纪律1.遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。请假应提前按照公司规定办理手续。2.工作时间内，不得擅自离岗、串岗、闲聊，不得从事与工作无关的事情。3.严格遵守公司保密制度，不得泄露公司商业秘密、客户信息及技术资料等。（二）职业道德1.诚实守信，正直廉洁，不得利用职务之便谋取私利。2.尊重客户，热情服务，不得与客户发生争吵或冲突。3.团结协作，相互支持，不得推诿责任、搬弄是非。（三）职业素养与形象1.不断提升自身专业技能和业务水平，积极参加公司组织的培训和学习活动。2.保持良好的工作态度和精神风貌，工作认真负责，积极主动。3.注重个人形象，穿着整洁得体，言行举止文明礼貌。五、财务管理制度（一）财务预算1.每年年初，店长组织各部门制定年度财务预算，包括收入预算、成本预算、费用预算等。2.财务预算应根据公司业务发展目标和市场情况进行合理编制，并经公司管理层审核通过后执行。（二）收入管理1.营销部负责广告业务的洽谈和合同签订，确保合同款项及时足额收回。2.财务部门应及时开具发票，做好收入核算和登记工作。对于逾期未收回的款项，应及时与营销部沟通，采取有效措施进行催收。（三）成本管理1.制作部负责控制广告制作成本，合理采购原材料和设备，降低制作费用。2.各部门应严格控制费用支出，遵守公司费用报销制度，确保费用支出合理合规。3.财务部门定期对成本费用进行核算和分析，及时发现问题并提出改进措施。（四）费用报销1.员工报销费用应填写费用报销单，并附上相关发票和凭证。2.费用报销单经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门应在收到报销单后的3个工作日内完成审核。3.审核通过的费用报销单，经店长审批后，由财务部门予以报销。（五）财务审计1.定期对公司财务状况进行审计，确保财务数据真实、准确、完整。2.审计工作可由内部审计人员或委托外部审计机构进行。审计结果应及时向公司管理层汇报，并针对发现的问题提出整改建议。六、设备与物资管理制度（一）设备管理1.建立设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、使用部门、维护保养情况等信息。2.定期对设备进行维护保养，制定设备维护保养计划，确保设备正常运行。3.设备操作人员应经过专业培训，熟悉设备操作规程，严格按照操作规程使用设备。4.对于设备的维修和更换，应及时填写维修申请单，经相关部门负责人审批后进行维修或更换。维修费用应进行单独核算。（二）物资管理1.设立物资仓库，负责原材料、办公用品等物资的采购、存储和发放。2.建立物资采购制度，根据业务需求合理采购物资，确保物资供应及时、充足。3.物资仓库应做好物资的出入库登记工作，定期盘点物资，确保账实相符。4.对于库存积压物资，应及时进行清理和处理，避免浪费。七、培训与发展（一）培训计划1.根据员工岗位需求和公司业务发展需要，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的安排。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类培训活动，包括内部培训、外部培训、在线学习等。2.培训讲师应具备丰富的专业知识和实践经验，能够有效地传授培训内容。3.员工应积极参加培训活动，认真学习，提高自身业务能力和综合素质。（三）职业发展规划1.为员工提供职业发展指导，帮助员工制定个人职业发展规划。2.根据员工的工作表现和能力水平，为员工提供晋升机会和岗位轮换机会，促进员工职业发展。八、绩效考核与激励机制（一）绩效考核指标1.制定科学合理的绩效考核指标体系，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的指标。2.工作业绩指标应根据各部门和岗位的职责确定，如设计部的设计作品数量和质量、制作部的制作效率和质量、营销部的业务量和销售额、客服部的客户满意度等。3.工作能力指标包括专业技能、沟通能力、团队协作能力等方面。4.工作态度指标包括工作积极性、责任心、敬业精神等方面。（二）绩效考核周期绩效考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核于每月末进行，年度考核于每年年末进行。（三）绩效考核实施1.每月末，员工应填写月度绩效考核自评表，部门负责人根据员工的工作表现进行评分，并撰写评语。2.人力资源部门汇总各部门的绩效考核结果，进行审核和统计分析。3.年度考核在月度考核的基础上进行综合评价，确定员工的年度绩效考核等级。（四）激励机制1.根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给