烟草采购规范制度汇编

PAGE烟草采购规范制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司烟草采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本规范制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及烟草采购的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及烟草行业相关标准和规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应秉持公平公正的态度，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。3.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购信息真实、准确、完整。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、销售情况以及库存状况，定期对烟草需求进行预测。预测应综合考虑市场变化、季节因素、政策调整等多方面因素，确保需求预测的准确性和合理性。2.需求预测应形成书面报告，详细说明预测依据、预测结果以及对采购计划的影响，并及时提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的需求预测报告，结合公司库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、质量要求、采购时间等具体内容。2.在制定采购计划时，应充分考虑烟草的供应周期、市场价格波动等因素，合理安排采购时间和数量，避免因采购不及时或过量采购导致的成本增加或库存积压。3.采购计划需经相关部门审核后报公司领导批准。审核部门应重点审核采购计划的合理性、合规性以及与公司生产经营计划的匹配性。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整、突发事件等原因需要调整采购计划，相关部门应及时提出申请，并说明调整原因、调整内容以及对公司生产经营的影响。2.采购计划调整申请需经原审核部门审核和公司领导批准后方可实施。采购部门应根据批准后的调整计划及时调整采购活动，确保采购工作的顺利进行。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和资质要求。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉、生产能力、质量保证能力和售后服务能力。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商信息进行整理、分析和评估。3.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等，并形成考察报告。考察报告应作为供应商选择的重要依据之一。4.根据供应商评估结果，建立合格供应商名录。采购活动应优先从合格供应商名录中选择供应商。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评估方式可采用定期评审、不定期抽查、客户反馈等多种形式。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应从合格供应商名录中剔除。3.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果、整改情况等信息，为供应商的持续管理提供依据。（三）供应商关系维护1.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商激励机制，通过提供优质服务、及时付款等方式，增强供应商与公司合作的积极性和主动性。3.关注供应商的发展动态，及时给予必要的支持和帮助，与供应商建立长期稳定的战略合作伙伴关系。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购品种、数量、规格、质量要求、采购原因、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门后，采购部门应进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性以及与采购计划的一致性等。如审核通过，采购部门将采购申请表转交给相关采购人员进行采购操作；如审核不通过，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（二）采购询价与比价1.采购人员根据采购申请表的要求，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、质量标准等信息。询价函应明确询价的截止时间和回复要求。2.对供应商的报价进行整理、分析和比较，选择报价合理、产品质量可靠、交货期满足要求的供应商作为候选供应商。在比价过程中，应综合考虑产品价格、质量、售后服务等因素，确保采购成本最低、采购效益最优。3.必要时，采购人员可组织候选供应商进行现场谈判，进一步了解其产品优势、价格底线以及服务承诺等情况，争取更有利的采购条件。（三）采购合同签订1.确定中标供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交给公司法律部门或法律顾问进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及风险防范等方面。如审核通过，采购合同方可正式签订；如审核不通过，采购部门应及时与供应商协商修改合同条款，直至审核通过。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购产品的具体规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.在采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现订单执行过程中出现问题，应及时与供应商协商解决，并及时向公司领导汇报。（五）到货验收1.货物到达公司后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对货物的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对。2.验收过程中，如发现货物存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时填写验收报告，并要求供应商在规定时间内进行处理。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门应及时采取相应的措施，如扣除货款、追究违约责任等。3.验收合格的货物，仓库管理部门应及时办理入库手续，并将入库信息反馈给采购部门和财务部门。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票信息等方面。如审核通过，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。2.在付款过程中，财务部门应严格遵守财务管理制度和相关法律法规，确保付款流程合法、合规、准确。如发现付款申请存在问题，财务部门应及时与采购部门沟通，要求其补充或修改相关信息。3.采购部门应及时跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款。如因付款问题导致供应商与公司产生纠纷，采购部门应积极协调解决，维护公司的良好形象。五、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注烟草市场动态，及时了解市场价格波动、供求关系变化等信息，加强市场分析和预测，为采购决策提供依据。2.建立市场风险预警机制，当市场出现重大变化时，及时调整采购策略，采取适当的风险应对措施，如提前采购、套期保值等，降低市场风险对公司采购活动的影响。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并定期对供应商的产品进行抽检。2.在采购合同中明确质量标准和违约责任，如供应商提供的产品出现质量问题，应承担相应的赔偿责任。3.建立质量问题处理机制，如发现采购产品存在质量问题，应及时通知供应商进行处理，并跟踪处理结果。如质量问题严重影响公司生产经营活动，应采取紧急措施，如更换供应商、停止使用该产品等。（三）供应商风险1.对供应商进行全面评估和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商作为合作伙伴。2.与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和约束。3.建立供应商风险预警机制，及时了解供应商的经营状况、财务状况等信息，如发现供应商存在重大风险隐患，应及时采取措施，如暂停采购、更换供应商等，降低供应商风险对公司采购活动的影响。（四）法律风险1.加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和风险防范能力。2.在采购活动中，严格遵守国家法律法规以及烟草行业相关标准和规定，确保采购行为合法合规。3.对于重大采购项目，应提前咨询公司法律部门或法律顾问的意见，确保采购合同等法律文件的合法性、合规性和完整性。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对烟草采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等方面。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。如发现存在违规行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）外部监督1.