班子盖章制度规范

PAGE班子盖章制度规范最新一、总则（一）目的为进一步规范公司/组织印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各级领导班子印章的使用与管理。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规和公司/组织相关规定。2.审慎负责原则：印章管理人员应认真审核用印申请，确保用印事项真实、合法、合规。3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章丢失、被盗用或滥用，确保印章使用信息安全。二、印章种类及用途（一）公司/组织公章1.用于以公司/组织名义对外签订的合同、协议等重要文件。2.用于公司/组织出具的各类证明、信函等正式文书。3.其他经公司/组织领导批准需要加盖公章的事项。（二）法定代表人章1.用于特定的财务票据、支票等经济业务文件。2.在法定代表人授权范围内，代表法定代表人行使相关职权。（三）部门章1.用于本部门职责范围内的一般性文件、通知、报表等。2.不得用于对外签订合同、协议等重要文件。三、印章管理职责（一）印章管理部门设立专门的印章管理部门，负责印章的统一保管、使用登记和日常维护。印章管理部门应配备责任心强、具备一定安全保密意识的专人负责印章管理工作。（二）印章管理人员职责1.负责印章的保管，确保印章存放安全，防止印章损坏、丢失。2.严格按照用印审批程序，审核用印申请，对不符合规定的申请予以拒绝。3.认真做好印章使用登记工作，详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、用印份数等信息。4.定期对印章进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。（三）用印审批人员职责1.对用印事项的真实性、合法性、合规性进行审核。2.根据审批权限，签署审批意见，确保用印事项符合公司/组织规定。四、印章保管（一）保管方式1.公司/组织公章、法定代表人章应存放在专门的保险柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.部门章可根据实际情况，由部门指定专人保管，但应确保保管安全。（二）保管地点印章保管地点应相对固定，便于印章管理人员日常管理和使用。未经批准，不得擅自将印章带出保管地点。（三）印章交接1.印章管理人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行逐一核对，并填写印章交接清单。2.交接清单应由交接双方和监交人签字确认，一式三份，分别由交接双方和印章管理部门留存。五、印章使用审批程序（一）申请用印部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并加盖部门公章或个人签字。（二）审核1.用印申请提交后，由印章管理人员对申请内容进行初步审核，检查申请材料是否齐全、格式是否规范。2.对于涉及重要事项、金额较大的合同协议等用印申请，应提交相关领导进行审核。审核内容包括用印事项的真实性、合法性、合规性，以及对公司/组织利益的影响等。（三）审批1.根据审批权限，由相应领导签署审批意见。一般事项由部门负责人审批，重要事项由分管领导或总经理审批，涉及重大决策、对外投资、融资等事项需经董事长审批。2.审批通过后，在《印章使用申请表》上加盖审批章。（四）用印1.印章管理人员凭经审批的《印章使用申请表》，在指定地点使用印章。用印时，应确保印章清晰、端正，与用印文件内容相符。2.用印份数应严格按照申请表上的数量执行，不得擅自增减。（五）登记用印完成后，印章管理人员应及时在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。六、特殊情况用印规定（一）紧急事项用印1.对于因紧急情况需要立即用印的事项，用印部门或个人可通过电话、邮件等方式向相关领导说明情况，并获得口头批准。2.事后，应及时补办书面审批手续，并在《印章使用申请表》上注明紧急情况的原因和批准方式。（二）异地用印1.因工作需要在异地使用印章时，应提前向印章管理部门提出申请，并说明异地用印的原因、时间、地点等信息。2.经相关领导批准后，印章管理人员可采用邮寄、专人携带等方式将印章送达异地指定地点。异地用印完成后，应及时将用印情况反馈给印章管理部门。（三）电子印章使用1.随着信息化建设的推进，逐步规范电子印章的使用。电子印章应具备与实体印章同等的法律效力，并按照相关规定进行申请、审批和管理。2.使用电子印章时，应通过公司/组织指定的电子印章管理系统进行操作，确保用印过程的安全、可追溯。七、印章停用与销毁（一）停用1.因公司/组织名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由印章管理部门提出申请，经相关领导批准后，发布印章停用通知。2.停用的印章应及时收回，妥善保管，并在《印章使用登记簿》上注明停用日期。（二）销毁1.对于不再使用的印章，由印章管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章停用原因、销毁方式等信息。2.经相关领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由销毁人员签字确认。3.销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章使用的合规性、登记记录的完整性、保管措施的有效性等。2.印章管理部门应定期对印章使用情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章使用不当给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责