物料编码规范管理制度

PAGE物料编码规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司物料管理，提高物料管理的准确性、效率和信息化水平，实现物料的规范化、标准化管理，特制定本物料编码规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物料的编码管理，包括原材料、零部件、半成品、成品、包装材料、辅助材料等。（三）基本原则1.唯一性原则：每个物料都应有唯一的编码，避免编码重复。2.系统性原则：编码应具有系统性，能够反映物料的分类、属性、规格等信息。3.稳定性原则：编码一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁更改。4.扩展性原则：编码应具有一定的扩展性，以便适应未来业务发展的需要。5.简单性原则：编码应简洁明了，易于记忆和使用。二、编码规则（一）编码结构物料编码采用[X]位数字编码，分为[X]个部分，具体结构如下：1.第1[X]位：表示物料的大类，根据物料的属性和用途进行分类。2.第[X+1][X+X]位：表示物料的中类，在大类的基础上进一步细分。3.第[X+X+1][X+X+X]位：表示物料的小类，在中类的基础上进一步细分。4.第[X+X+X+1][X]位：表示物料的流水号，用于区分同一类物料中的不同规格、型号等。（二）编码示例以原材料中的钢材为例，编码为：1001010011.第12位：10表示原材料大类。2.第34位：01表示钢材中类。3.第56位：01表示具体钢材小类，如热轧钢板。4.第79位：001表示该类钢材的流水号。（三）编码说明1.大类编码说明10：原材料20：零部件30：半成品40：成品50：包装材料60：辅助材料2.中类编码说明原材料中类编码根据原材料的材质、用途等进行细分，如钢材、木材、塑料等。零部件中类编码根据零部件的功能、所属系统等进行细分，如发动机零部件、底盘零部件等。半成品中类编码根据半成品的加工阶段、所属产品等进行细分，如冲压半成品、焊接半成品等。成品中类编码根据成品的产品类型、规格等进行细分，如汽车、家电、电子产品等。包装材料中类编码根据包装材料的类型、用途等进行细分，如纸箱、塑料薄膜、泡沫等。辅助材料中类编码根据辅助材料的功能、用途等进行细分，如润滑油、清洁剂、办公用品等。3.小类编码说明小类编码在中类编码的基础上进一步细分，如钢材小类编码可根据钢材的品种、规格等进行细分，如热轧钢板、冷轧钢板、钢管等。在实际应用中，可根据公司的物料管理需求和业务特点，对小类编码进行适当调整和扩展。4.流水号编码说明流水号编码用于区分同一类物料中的不同规格、型号、批次等，流水号应按照顺序依次编排，不得跳号或重号。三、编码申请与审批（一）编码申请1.新物料编码申请由使用部门提出申请，填写《物料编码申请表》，详细说明物料的名称、规格、型号、用途、所属类别等信息。2.申请部门应确保申请信息的准确性和完整性，如有虚假信息，将承担相应的责任。（二）编码审批1.《物料编码申请表》提交至物料管理部门，物料管理部门对申请信息进行审核，审核内容包括物料分类是否准确、编码是否符合规则等。2.审核通过后，物料管理部门将申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，物料管理部门负责为新物料分配编码，并将编码信息录入物料管理系统。四、编码变更与废止（一）编码变更1.当物料的名称、规格、型号、用途、所属类别等发生变化时，使用部门应及时提出编码变更申请，填写《物料编码变更申请表》，详细说明变更原因和变更内容。2.编码变更申请流程与编码申请流程相同，经物料管理部门审核和公司分管领导审批后，物料管理部门负责对物料编码进行变更，并更新物料管理系统中的相关信息。（二）编码废止1.当物料不再使用或已被淘汰时，使用部门应及时提出编码废止申请，填写《物料编码废止申请表》，详细说明废止原因。2.编码废止申请流程与编码申请流程相同，经物料管理部门审核和公司分管领导审批后，物料管理部门负责对物料编码进行废止，并在物料管理系统中进行标记，防止该编码再次被使用。五、编码维护与管理（一）物料管理部门职责1.负责制定和完善物料编码规范管理制度，并组织实施。2.负责物料编码的分配、变更、废止等管理工作，确保编码的唯一性、系统性、稳定性和扩展性。3.负责物料编码信息的维护和更新，保证物料管理系统中编码信息的准确性和完整性。4.定期对物料编码的使用情况进行检查和清理，及时发现和解决编码使用过程中存在的问题。（二）使用部门职责1.负责本部门物料编码的申请、变更和废止等工作，确保本部门物料编码的正确使用。2.协助物料管理部门做好物料编码的维护和管理工作，及时反馈物料编码使用过程中出现的问题。3.负责对本部门员工进行物料编码规范培训，提高员工对物料编码的认识和使用水平。（三）信息系统管理部门职责1.负责物料管理系统的开发、维护和升级，确保系统能够支持物料编码规范管理制度的实施。2.负责在物料管理系统中设置物料编码的录入、查询、修改、删除等功能，保证系统操作的便捷性和安全性。3.协助物料管理部门做好物料编码信息的导入、导出等工作，确保系统数据与实际业务数据的一致性。六、编码培训与宣传（一）培训计划1.物料管理部门应制定年度物料编码培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间、培训方式等。2.培训对象包括公司内所有涉及物料管理的人员，如采购人员、仓库管理人员、生产人员、质量管理人员等。（二）培训内容1.物料编码规范管理制度的讲解，包括编码规则、申请流程、变更与废止流程、维护与管理要求等。2.物料编码的实际应用操作，如在物料管理系统中录入、查询、修改、删除物料编码等。3.编码使用过程中常见问题的解答和案例分析。（三）培训方式1.集中培训：定期组织集中培训，邀请物料管理部门的专业人员进行授课，培训结束后进行考核。2.现场培训：针对实际工作中出现的问题，物料管理部门的专业人员到现场进行培训和指导。3.在线培训：开发线上培训课程，供员工自主学习，培训完成后进行在线考核。（四）宣传推广1.物料管理部门应通过内部刊物、宣传栏、邮件、微信群等多种渠道，宣传物料编码规范管理制度的重要性和编码使用方法。2.定期发布物料编码使用情况的通报，对编码使用规范的部门和个人进行表扬，对编码使用不规范的部门和个人进行批评。七、监督与考核（一）监督检查1.物料管理部门应定期对物料编码的使用情况进行监督检查，检查内容包括编码的准确性、完整性、规范性等。2.监督检查可采用现场检查、系统数据核对、部门自查等方式进行，对发现的问题及时进行整改。（二）考核机制1.建立物料编码使用考核机制，将物料编码使用情况纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核指标包括编