行政单位印章制度规范

PAGE行政单位印章制度规范一、总则（一）目的为加强行政单位印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护行政单位的正常工作秩序和形象，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类及定义1.单位公章：代表行政单位的法定印章，具有最高法律效力，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.领导人名章：由行政单位主要领导使用的印章，用于特定文件或批示。3.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。4.专用印章：如财务专用章、合同专用章等，用于特定业务领域的文件签署。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.行政单位公章、领导人名章的刻制，必须严格按照国家有关规定，由具备资质的印章制作单位进行。2.部门印章和专用印章的刻制，需经本单位主要领导批准，并报上级主管部门备案。3.刻制印章时，应明确印章的名称、规格、样式等，并在印章制作单位留存印模。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在本单位内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等。2.启用印章时，需填写《印章启用申请表》，经本单位主要领导签字批准后，方可正式启用。3.印章启用后，应及时将印章的启用时间、使用范围等信息记录在印章管理台账中。三、印章的保管（一）保管原则1.印章应指定专人负责保管，确保印章的安全存放。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管方式1.单位公章、领导人名章应存放在专门的保险柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.部门印章和专用印章应存放在本部门的安全地点，并由专人负责保管。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全。2.严格按照印章使用审批流程，办理印章使用手续，不得擅自使用印章。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.单位公章用于以本行政单位名义发布的各类文件、报告、通知、函件等；签订的各类合同、协议；对外提供的证明材料等。2.领导人名章用于领导个人签署的文件、批示等。3.部门印章用于本部门内部的文件、通知、报表等的发布。4.专用印章用于特定业务领域的文件签署，如财务专用章用于财务报表、票据等的盖章；合同专用章用于经济合同的签署。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印时间等信息，并经本部门负责人签字同意。2.审批：根据用印文件的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：涉及重大事项、重要文件的用印，需经本单位主要领导签字批准。一般性文件、通知等的用印，由本单位分管领导签字批准。部门内部文件的用印，由部门负责人签字批准。3.用印：保管人员在审核《印章使用申请表》及相关文件无误后，方可在用印文件上加盖印章，并做好用印登记。（三）用印登记1.每次用印时，保管人员应详细记录用印日期、用印文件名称、用印事由、审批人、用印人等信息，填写《印章使用登记表》。2.《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构改革、单位名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由本单位主要领导批准后，发布印章停用通知。2.停用的印章应及时收回，并交回保管人员妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用的印章，应按照规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经本单位主要领导签字批准后，由专人负责监销。2.销毁印章时，应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用，并将销毁情况记录在《印章销毁登记表》中。六、监督与检查（一）内部监督1.本单位纪检监察部门负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。2.各部门应定期对本部门印章使用情况进行自查，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对涉及印章使用的投诉、举报等，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章。2.超越印章使用范围使用印章。3.私自刻制、伪造印章。4.因保管不善导致印章遗失、被盗用。5.其他违反印章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分。2.因违规使用印章给行政单位造成经济损失或不良影响的，应依法追究相关人员的经