行政手机管理制度规范

PAGE行政手机管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司行政手机的使用管理，确保手机使用的规范性、安全性和高效性，保障公司信息安全和正常运营秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务过程中使用的行政手机。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保手机使用合法合规。2.安全性原则：保障公司信息安全，防止信息泄露、丢失或被非法获取。3.高效性原则：提高工作效率，确保手机使用能够及时、准确地处理公务。4.责任明确原则：明确手机使用人员的责任，确保各项规定得到有效执行。二、手机配备与管理（一）手机配备1.根据工作需要，由行政部门统一为相关岗位员工配备行政手机。2.配备的手机型号、配置等应满足工作需求，同时考虑性价比和适用性。（二）手机登记1.行政部门负责建立行政手机台账，详细记录手机型号、IMEI码、配备人员、领用时间等信息。2.员工领用行政手机时，需在台账上签字确认。（三）手机维护与保养1.行政部门定期对行政手机进行检查和维护，确保手机正常运行。2.如手机出现故障，员工应及时报告行政部门，由行政部门安排维修或更换。3.员工应妥善保管行政手机，避免因保管不善导致手机损坏或丢失。三、使用规范（一）公务用途1.行政手机主要用于处理公司公务，包括但不限于接听客户电话、收发工作邮件、传达工作指令、协调工作事项等。2.员工应确保行政手机随时处于开机状态，以便及时接收和处理公务。（二）使用时间1.员工在工作时间内必须使用行政手机处理公务，不得擅自关机或设置为静音、免打扰等状态。2.非工作时间，如因工作需要使用行政手机，应及时回复相关工作信息，但应避免影响他人休息。（三）通话规范1.接听公务电话时，应使用礼貌用语，及时准确地传达信息，并做好记录。2.拨打电话时，应明确通话目的，简洁明了地表达内容，避免冗长和无关的交谈。3.严禁在通话过程中使用不文明语言或进行与工作无关的闲聊。（四）信息管理1.收发工作邮件、短信等信息时，应认真核对内容，确保信息准确无误。2.对于重要信息，应及时进行整理和归档，以便日后查阅。3.严禁利用行政手机传播未经证实的谣言、虚假信息或涉及公司机密的信息。（五）数据安全1.员工应妥善保管行政手机中的数据，定期备份重要数据，防止数据丢失。2.不得擅自将行政手机中的数据复制、传输给外部人员或设备，如需共享数据，应按照公司规定的流程进行操作。3.如发现行政手机数据存在安全隐患，应及时报告行政部门，并协助采取措施进行处理。四、费用管理（一）费用标准1.行政手机的费用标准由行政部门根据公司实际情况制定，并报公司领导审批。2.费用标准应包括手机套餐费用、通话费用、短信费用、流量费用等。（二）费用报销1.员工因公务使用行政手机产生的费用，按照公司费用报销制度进行报销。2.报销时，应提供相关的发票和费用明细清单，并注明费用用途。3.行政部门定期对行政手机费用进行统计和分析，如发现费用异常，应及时查明原因并采取措施进行处理。五、安全管理（一）密码管理1.员工应妥善保管行政手机的开机密码、锁屏密码等，不得将密码告知他人。2.如需设置较为复杂的密码，应确保自己能够牢记，避免因忘记密码而影响手机使用。（二）网络安全1.员工在使用行政手机连接无线网络时，应确保网络来源合法、安全，避免连接不明来源的无线网络。2.不得在行政手机上安装未经公司许可的软件或应用程序，以免导致手机被恶意攻击或信息泄露。（三）丢失与被盗处理1.如行政手机丢失或被盗，员工应立即报告行政部门，并协助采取措施进行查找和挂失。2.行政部门应及时对丢失或被盗的手机进行停机、挂失等操作，防止信息泄露和被非法利用。3.对于因员工保管不善导致行政手机丢失或被盗的，员工应承担相应的责任。六、监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对行政手机的使用情况进行日常监督和检查，确保各项规定得到有效执行。2.公司设立举报邮箱和电话，鼓励员工对违反行政手机管理制度的行为进行举报。（二）检查内容1.检查手机的使用记录，包括通话记录、短信记录、邮件收发记录等，确保手机用于公务用途。2.检查手机的费用报销情况，核实费用是否合理、合规。3.检查手机的安全管理情况，包括密码设置、网络连接、数据备份等。（三）违规处理1.对于违反行政手机管理制度的员工，行政部门将视情节轻重给予警告、罚款、停职等处理。2.如因员工违规行为导致公司信息泄露、财产损失等后果的，员