规范备用钥匙借用制度

PAGE规范备用钥匙借用制度一、总则（一）目的为加强公司备用钥匙的管理，确保备用钥匙的安全、规范使用，保障公司财产安全和正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及因工作需要借用备用钥匙的相关事宜。（三）基本原则1.安全第一原则：备用钥匙的借用必须以保障公司财产安全为首要前提，严格遵守相关安全规定。2.规范操作原则：明确借用流程和审批权限，确保借用过程规范、有序。3.责任明确原则：借用人员对所借备用钥匙负有妥善保管和按时归还的责任，不得擅自转借或挪作他用。二、备用钥匙的分类与管理（一）备用钥匙的分类1.办公区域备用钥匙：包括各办公室、会议室、档案室等办公场所的门钥匙。2.设备设施备用钥匙：如机房、配电室、仓库等重要设备设施的钥匙。3.其他备用钥匙：根据公司实际情况确定的其他需要备用钥匙管理的区域或物品的钥匙。（二）备用钥匙的保管1.专人负责：设立专门的备用钥匙保管人员，负责备用钥匙的日常管理和登记工作。保管人员应具备高度的责任心和安全意识，确保备用钥匙的安全存放。2.存放地点：备用钥匙应存放在专门的钥匙柜或保险箱内，钥匙柜或保险箱应具备良好的防盗、防火、防潮等功能。存放地点应设置明显标识，便于识别和查找。3.定期盘点：保管人员应定期对备用钥匙进行盘点，确保钥匙数量准确、完好无损。盘点记录应详细记录钥匙的名称、数量、存放位置等信息，并由保管人员签字确认。如发现钥匙丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。三、备用钥匙的借用流程（一）借用申请1.填写申请表：因工作需要借用备用钥匙的人员，应填写《备用钥匙借用申请表》，详细注明借用钥匙的名称、用途、借用时间、预计归还时间等信息。2.部门负责人审批：申请表经借用人员所在部门负责人审核签字，确认借用事由合理、必要，并对借用人员的行为负责。3.相关部门会签（如有需要）：对于涉及多个部门或特殊情况的备用钥匙借用申请，需相关部门进行会签，确保借用行为符合各部门的工作要求和安全规定。（二）审批权限1.一般借用：借用金额较小、风险较低的备用钥匙，由部门负责人审批即可。2.重要借用：涉及重要区域、贵重设备或存在较高安全风险的备用钥匙借用申请，需经公司分管领导审批。3.特殊借用：对于特殊情况或重大项目的备用钥匙借用申请，需经公司总经理审批。（三）钥匙领取1.领取登记：借用人员凭经审批后的《备用钥匙借用申请表》到备用钥匙保管人员处领取钥匙。保管人员应在《备用钥匙借用登记台账》上详细记录借用人员姓名、部门、借用钥匙名称、借用时间、预计归还时间等信息，并由借用人员签字确认。2.当面核对：保管人员在发放备用钥匙时，应与借用人员当面核对钥匙的数量和完整性，确保所借钥匙与申请表上注明的一致。如发现钥匙存在损坏或其他问题，应及时更换或说明情况。（四）钥匙归还1.按时归还：借用人员应按照申请表上注明的预计归还时间及时归还备用钥匙。如需延期归还，应提前向备用钥匙保管人员提出申请，并经原审批人批准。2.归还登记：借用人员归还钥匙时，保管人员应在《备用钥匙借用登记台账》上记录归还时间，并检查钥匙的完好情况。如发现钥匙丢失、损坏等情况，借用人员应承担相应责任，并按照公司规定进行赔偿。3.销账处理：保管人员在确认钥匙归还无误后，应及时在《备用钥匙借用登记台账》上进行销账处理，确保台账记录准确、清晰。四、借用人员的责任与义务（一）妥善保管1.借用人员应妥善保管所借备用钥匙，不得随意转借他人或带出公司规定的使用范围。2.在使用备用钥匙期间，应确保钥匙的安全，防止丢失、损坏或被盗。如发现钥匙存在异常情况，应及时报告备用钥匙保管人员。（二）正确使用1.借用人员应按照规定的用途正确使用备用钥匙，不得擅自用于其他非工作目的。2.在使用备用钥匙开启门、设备等时，应注意操作规范，避免因操作不当造成损坏或安全事故。（三）按时归还借用人员应严格按照规定的时间归还备用钥匙，不得拖延或无故不还。如因特殊情况无法按时归还，应提前办理延期手续。（四）赔偿责任如借用人员因保管不善、使用不当等原因导致备用钥匙丢失、损坏或造成公司财产损失的，应按照公司规定承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据钥匙的价值、损坏程度以及造成的损失情况确定。五、监督与检查(一)内部监督1.定期检查：公司安全管理部门应定期对备用钥匙的保管和使用情况进行检查，确保制度的执行到位。检查内容包括钥匙的存放是否安全、借用登记台账是否准确、借用人员是否按时归还等。2.不定期抽查：安全管理部门可根据实际情况进行不定期抽查，对发现的问题及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或处罚。(二)违规处理1.警告：对于首次违反备用钥匙借用制度的人员，给予警告处分，并责令其立即改正。2.罚款：对于多次违反制度或造成一定损失的人员，除给予警告处分外，还应根据情节轻重处以一定金额的罚款。3.辞退：对于严重违反备用钥匙借用制度，给公司造成重大损失或安全事故的人员，公司将予以辞退，并依法追究其相