死亡档案管理制度规范

PAGE死亡档案管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织死亡档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及员工、产生员工死亡、客户死亡、相关合作方死亡等各类与死亡事件相关档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映死亡事件的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与死亡事件相关的各类资料，确保档案资料的齐全、完整。3.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息等的死亡档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、存储等管理工作。二、档案内容（一）员工死亡档案1.基本信息员工姓名、性别、年龄、部门、岗位等。身份证号码、联系方式、家庭住址等。2.死亡信息死亡日期、地点。死亡原因、经过等详细情况。3.医疗资料医院出具的死亡证明、病历、诊断报告等。4.人事资料劳动合同、入职离职手续文件。考勤记录、工资发放记录等。5.保险理赔资料社会保险、商业保险等相关理赔申请及处理情况。6.善后处理资料丧葬安排、抚恤处理等相关文件、记录。与家属沟通协商的记录等。（二）客户死亡档案1.客户基本信息客户名称、联系人、联系方式、客户类型等。2.业务往来信息与客户签订的合同、协议、交易记录等。客户服务记录、沟通函件等。3.死亡信息死亡日期、地点、原因等。4.后续处理信息业务交接安排、客户关系处理情况。对公司业务影响的评估及应对措施。（三）合作方死亡档案1.合作方基本信息合作方名称、性质、法定代表人、联系方式等。2.合作协议及相关资料合作协议、合作项目资料、合作成果等。3.死亡信息死亡日期、地点、原因等。4.合作关系处理信息合作终止相关手续、文件。对双方合作项目后续影响的评估及处理方案。三、档案收集（一）收集责任主体1.涉及员工死亡的，由人力资源部门负责牵头收集相关档案资料，各相关部门配合提供本部门掌握的信息。2.涉及客户死亡的，由业务部门负责收集相关档案资料，客户服务部门、法务部门等协助提供必要信息。3.涉及合作方死亡的，由合作项目负责部门负责收集档案资料，财务部门、法务部门配合提供财务往来、法律文件等相关信息。（二）收集时间要求1.在死亡事件发生后[X]个工作日内，责任主体应启动档案收集工作。2.对于紧急或特殊情况，应在确保信息准确的前提下，尽快完成档案收集。（三）收集内容要求1.按照本制度规定的档案内容要求，全面、准确地收集各类资料。2.提供的资料应真实、有效，原始资料应妥善保存，如需复印件应注明出处并加盖提供部门公章。四、档案整理（一）分类整理根据档案内容的性质和类别，将死亡档案分为员工死亡档案、客户死亡档案、合作方死亡档案三大类，每大类下再根据具体内容细分小类。（二）编号编制为每一份死亡档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。例如：员工死亡档案编号为YG[年份][顺序号]，客户死亡档案编号为KH[年份][顺序号]，合作方死亡档案编号为HZ[年份][顺序号]。（三）装订成册对整理好的档案资料进行装订，确保资料的整齐、牢固。装订顺序应按照档案内容的逻辑关系排列，一般为封面、目录、正文资料、封底。（四）编制目录为每一份装订成册的死亡档案编制详细的目录，目录应清晰反映档案内各部分资料的名称、页码等信息，方便查阅。五、档案存储（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案应存储在公司/组织指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份存储地点应与主存储地点分开。（二）存储地点1.设立专门的档案库房用于存放死亡档案，档案库房应保持清洁、干燥、通风良好。2.档案库房应配备必要的安全设施，如监控设备、消防设备等。（三）存储期限1.员工死亡档案应长期保存。2.客户死亡档案根据与客户业务关系的存续时间及相关法律法规要求确定保存期限，一般不少于[X]年。3.合作方死亡档案根据合作项目的结束时间及相关法律法规要求确定保存期限，一般不少于[X]年。六、档案查阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅死亡档案的，需填写《死亡档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及外部单位或个人查阅死亡档案的，需提供合法有效的证明文件，并经公司/组织相关领导审批同意后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《死亡档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经审批后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应保持档案资料的整洁、完好，不得涂改撕毁。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）查阅记录档案管理部门应对每一次档案查阅进行记录，记录内容包括查阅申请人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、审批情况等信息，查阅记录应妥善保存。七、档案借阅（一）借阅权限1.公司/组织内部因工作需要借阅死亡档案的，需填写《死亡档案借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及外部单位或个人借阅死亡档案的，除提供合法有效证明文件并经公司/组织相关领导审批同意外，还需与公司/组织签订保密协议。（二）借阅流程1.借阅申请人填写《死亡档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经审批后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并填写《死亡档案借阅登记册》。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）借阅记录档案管理部门应对每一次档案借阅进行详细记录，记录内容包括借阅申请人姓名、部门、借阅时间、借阅期限、借阅用途、审批情况、归还时间等信息，借阅记录应长期保存。八、档案保密（一）保密措施1.对死亡档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和责任意识。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.电子档案应设置不同级别的访问权限，对涉及敏感信息的档案进行加密存储。4.档案管理人员在工作过程中应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）保密责任1.档案管理人员对所管理的死亡档案负有保密责任，如因工作失误导致档案信息泄露，应承担相应的责任。2.查阅、借阅死亡档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员，如违反规定造成不良后果，应依法追究其责任。九、档案销毁（一）销毁条件1.死亡档案存储期限已满，且按照相关法律法规要求无需继续保存的。2.档案内容已失去保存价值，如因业务调整、合作结束等原因，相关档案不再具有参考意义的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对达到销毁条件的死亡档案进行清理核对，编制《死亡档案销毁清单》。2.《死亡档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织相关领导审批后，方可进行销毁。3.销毁死亡档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢