机关文书收发制度规范

PAGE机关文书收发制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织机关文书收发工作的规范化、制度化管理，提高文书处理效率，确保文件传递的准确、及时、安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织机关各部门及所属各单位的文书收发工作。（三）基本原则1.准确及时原则确保文书收发信息准确无误，严格按照规定的时间和程序进行传递，不得延误。2.安全保密原则保障文书在收发过程中的安全，防止文件丢失、损坏、泄密等情况发生。3.规范有序原则严格遵循既定的收发流程和标准，做到操作规范、流程清晰、责任明确。二、收文管理（一）收文渠道1.机要通信渠道通过机要通信部门传递的机要文件、涉密文件等，由专人负责接收，并进行详细登记。2.邮政快递渠道通过邮政快递送达的普通文件，由收发人员及时签收，检查邮件包装是否完好。3.电子公文传输系统利用电子公文传输系统接收的文件，由系统管理员定期查看，及时下载并进行处理。（二）签收登记1.签收对于纸质文件，收发人员应在收到文件时，仔细核对文件数量、名称、密级等信息，确认无误后在送文登记簿上签字。对于电子文件，在电子公文传输系统中进行签收确认，并记录文件的传输时间、文件名等关键信息。2.登记建立收文登记簿，对每一份收文进行详细登记，包括收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、附件等内容。对于紧急文件，应在登记时注明“紧急”字样，并立即采取相应措施进行处理。（三）文件分发1.初审收发人员对收文进行初步审核，根据文件内容和性质，确定文件的传阅范围、承办部门或个人。对于涉及多个部门的文件，应明确主办部门和协办部门，并注明协办要求。2.分发将初审后的文件按照确定的分发范围进行传递。对于纸质文件，采用直接送达或通过内部文件交换站传递的方式；对于电子文件，通过电子公文传输系统或电子邮件等方式发送给相关人员。在文件分发过程中，应填写文件传阅单或发文通知单，注明文件名称、文号、分发时间、接收人等信息，确保文件传递的准确性和可追溯性。（四）传阅与承办1.传阅对于需要传阅的文件，按照文件传阅单上注明的顺序依次传递，确保每位传阅人员在规定时间内阅读并签署意见。传阅人员应认真阅读文件内容，如有疑问或需要批示的事项，应及时与文件承办人沟通或在文件上注明自己的意见。收发人员负责跟踪文件传阅情况，及时催办，防止文件积压。2.承办文件承办部门或个人接到文件后，应按照文件要求和领导批示，及时办理相关事项。承办人员在办理文件过程中，应严格遵守法律法规和公司/组织的各项规定，确保办理结果的合法性和有效性。对于需要回复的文件，承办部门或个人应在规定时间内将回复文件交回收发人员，由收发人员统一反馈给发文单位。（五）催办与查办1.催办收发人员定期对文件承办情况进行催办，对于即将超过办理期限的文件，及时提醒承办部门或个人加快办理进度。催办方式可采用电话催办、书面催办等，确保文件办理工作按时完成。2.查办对于重要文件或领导批示交办的事项，由专门的督查部门或人员进行查办，跟踪办理过程和结果，及时向领导反馈查办情况。查办工作应做到有记录可查，对办理不力的部门或个人进行督促整改，确保文件办理工作落到实处。（六）归档与保管1.归档文件办理完毕后，承办部门或个人应按照档案管理的要求，将文件整理归档，确保文件材料齐全、完整、规范。归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。2.保管公司/组织设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，对归档文件进行妥善保管。档案室应建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全和完整。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿，确保文件内容准确、表述清晰、格式规范。拟稿人应在文件初稿上注明拟稿日期、拟稿人姓名等信息。2.审核文件初稿完成后，由拟稿部门负责人进行初审，重点审核文件内容是否符合法律法规和公司/组织的政策要求，是否与相关部门的工作协调一致，文字表述是否准确等。初审通过后，将文件送办公室进行核稿。办公室核稿人员对文件的格式、文种、文号、密级等进行审核，确保文件的规范性和准确性。对于涉及重要事项或敏感问题及公司/组织领导审批的文件，需经分管领导或主要领导审核把关。3.签发文件经审核无误后，由公司/组织领导进行签发。重要文件应由主要领导签发；一般性文件可由分管领导签发。领导签发时应认真审查文件内容，签署明确的意见，并注明签发日期和签发人姓名。4.编号根据公司/组织的发文编号规则，由办公室对已签发的文件进行编号，确保每份文件编号的唯一性。5.印制办公室根据文件签发稿和编号，安排专人进行印制。印制过程中应严格按照文件格式要求进行排版、校对，确保文件印刷质量。对于涉密文件，应按照保密规定进行印制，采取必要的保密措施，防止文件泄密。6.盖章文件印制完成后，由办公室专人负责加盖公司/组织公章。盖章时应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。7.分发办公室按照文件规定的发送范围，将文件分发给相关部门或单位。对于纸质文件，可采用邮寄、专人送达或通过内部文件交换站传递等方式；对于电子文件，通过电子公文传输系统或电子邮件等方式发送。在文件分发过程中，应填写发文登记簿，注明文件名称、文号、分发时间、接收单位等信息，以便进行跟踪和查询。（二）发文格式1.页面设置一般采用A4纸型，页边距上下左右各为2.5cm。2.字体字号标题一般用二号宋体字，正文一般用三号仿宋体字，一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字，三级标题用三号仿宋体加粗字。3.排版要求段落间距一般为1.5倍行距，首行缩进2个字符。页码一般位于页面底部居中，格式为“第X页共X页”。4.文号编制文号由发文机关代字、年份、序号组成，如“XX[XXXX]X号”。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。（三）发文密级管理1.密级确定根据文件内容涉及的敏感程度和保密要求，确定文件的密级，分为绝密、机密、秘密三级。绝密级文件是指涉及公司/组织核心机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受特别严重损害的文件；机密级文件是指涉及公司/组织重要机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受严重损害的文件；秘密级文件是指涉及公司/组织一般机密，泄露后会使公司/组织的安全和利益遭受一定损害的文件。2.保密措施对于涉密文件，在发文过程中应严格按照保密规定进行处理，采取加密存储、专人传递等措施，防止文件在流转过程中泄密。涉密文件的印制、分发、传阅、保管等环节应明确专人负责，并严格履行审批手续。四、电子公文管理（一）电子公文系统建设1.系统功能建立完善的电子公文传输系统，具备文件起草、审核、签发、编号、存储、查询、统计、打印等功能，实现公文处理的全过程电子化。系统应具备安全可靠的身份认证、权限管理、加密传输等功能，确保电子公文的安全性和保密性。2.系统维护安排专人负责电子公文系统的日常维护和管理，定期对系统进行检查、升级和优化，确保系统的稳定运行。及时处理系统运行过程中出现的故障和问题，保障电子公文处理工作的正常开展。（二）电子公文处理流程1.起草与录入拟稿人在电子公文系统中起草文件，并录入相关内容。录入过程中应确保文字准确、格式规范，按照系统要求填写文件的标题、文号、主送单位、抄送单位、正文、附件等信息。2.审核与签发文件起草完成后，按照发文审核流程进行审核和签发。审核人员和签发领导通过电子公文系统对文件进行在线审核和批示，审核意见和签发意见应明确、具体。3.编号与分发系统自动对已签发文件进行编号，并按照设定的分发范围将文件发送给相关人员。分发过程中可通过系统短信或邮件等方式通知接收人员。4.传阅与承办接收人员登录电子公文系统，对文件进行传阅和承办。传阅人员应在系统中签署意见，承办人员应按照文件要求及时办理相关事项，并将办理结果录入系统。5.归档与保管文件办理完毕后，系统自动将文件进行归档存储。归档文件应按照电子档案管理的要求进行分类整理，建立电子档案目录，便于查询和利用。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）电子公文安全管理1.权限管理严格设定不同人员在电子公文系统中的操作权限，确保只有经过授权的人员才能访问和处理相应级别的文件。定期对系统用户的权限进行检查和调整，防止权限滥用。2.数据备份定期对电子公文系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。3.安全审计建立电子公文系统安