采购申请及审批标准化操作指南

采购申请及审批标准化操作指南一、适用情境与发起条件本指南适用于公司各部门、各项目组因业务开展需要，采购各类物资、服务或工程项目的申请及审批管理。具体情境包括但不限于：日常运营采购：办公用品、劳保用品、设备耗材等维持日常办公及生产运营的常规物资采购；项目专项采购：为特定项目实施所需的设备、材料、技术服务等采购；新增资产采购：新增固定资产（如电脑、machinery等）或低值易耗品的采购；服务类采购：咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购。发起条件：采购需求需符合公司年度预算规划，且采购金额在部门预算额度内；超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批通过后方可发起采购流程。紧急采购（如影响安全生产或重大业务紧急事项）需同步说明紧急原因，按紧急流程处理。二、标准化操作流程（一）采购需求确认与准备需求提报：申请人（部门经办人*）根据实际业务需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间等关键信息。需求部门审核：申请人将需求信息与部门年度预算核对，确认无误后提交至部门负责人*进行审核。部门负责人需重点核实需求的必要性、合理性及预算匹配性，审核通过后签字确认。市场调研（非必需）：对于单次采购金额较高（如超过人民币5万元）或技术复杂的采购项目，需求部门可进行初步市场调研（至少2家供应商询价），形成《市场调研简表》作为申请附件，供后续审批参考。（二）填写采购申请表需求部门通过公司OA系统或指定表单模板，完整填写《采购申请表》，主要内容包括：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类型（日常/项目/资产/服务）；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、预算科目、用途说明；供应商信息：如有意向供应商，需填写供应商名称、联系人及联系方式（若无，可填写“待招标/询价”）；附件清单：如技术参数、图纸、市场调研简表、预算调整批复等，需逐一注明附件名称。填写完毕后，申请人核对信息准确性，保证无漏填、错填。（三）逐级审批流程采购申请表按以下审批层级流转，各审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购除外）：审批环节审批人审核要点部门审核需求部门负责人*需求必要性、预算匹配性、采购明细合理性采购部审核采购部负责人*采购方式合理性（招标/询价/单一来源等）、供应商资质初步审核、合规性检查财务部审核财务部负责人*预算额度、资金来源、报价合理性、成本控制建议分管领导审批公司分管领导*采购事项与公司战略/业务目标一致性、重大项目投资必要性总经理审批公司总经理*超权限采购（如单次金额超过10万元）或特殊采购事项的最终决策审批规则说明：常规采购（金额≤5万元）：需完成部门负责人、采购部、财务部三级审批；重大采购（5万元＜金额≤10万元）：增加分管领导审批；超大额采购（金额＞10万元）：需经总经理最终审批。（四）采购执行与结果反馈采购实施：审批通过后，采购部根据采购申请表内容，组织开展采购工作（如招标、询价、比价、谈判等），保证采购过程公开、公平、合规。结果反馈：采购完成后，采购部将采购结果（含中标/成交供应商、合同金额、交付时间等）反馈至需求部门，并同步更新采购台账。合同签订：对于金额较大或需签订合同的采购项目，由采购部牵头拟定合同，需求部门配合确认条款，按合同审批流程签订后执行。（五）验收与付款货物/服务验收：需求部门根据采购申请表及技术参数，组织对采购物品/服务进行验收，填写《验收确认单》，验收人（需求部门经办人及部门负责人）签字确认。付款申请：验收通过后，采购部凭采购申请表、合同、发票、《验收确认单》等资料，提交财务部申请付款。财务部审核无误后，按公司财务制度办理支付手续。三、相关模板参考模板一：采购申请表基础信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购类型□日常采购□项目采购□资产采购□服务采购采购明细序号物品/服务名称12预算信息预算科目预算金额元（大写：元）供应商信息意向供应商名称联系人联系方式审批意见部门负责人审核签字：日期：年月日采购部审核签字：日期：年月日财务部审核签字：日期：年月日分管领导审批签字：日期：年月日总经理审批签字：日期：年月日附件清单（如技术参数、市场调研简表、预算调整批复等）模板二：采购验收确认单基础信息采购申请单号采购部门验收部门验收日期年月日验收明细序号物品/服务名称12验收结论□合格，同意入库/使用□不合格，需整改/退货验收人员签字需求部门经办人：需求部门负责人：采购部确认签字：日期：年月日四、关键注意事项与风险提示预算控制：所有采购申请必须控制在部门年度预算额度内，严禁超预算或无预算采购。如确需调整预算，需提前按预算调整流程办理，未获批前不得发起采购。审批时限：各审批环节需在规定时限内完成，避免因审批延误影响业务开展。紧急采购需在申请表中注明“紧急”及原因，审批流程可适当简化，但事后需补全手续。信息真实性：申请人需对采购申请信息的真实性、准确性负全责，严禁虚报、瞒报采购需求或伪造附件材料。供应商合规：采购部应优先选择公司合格供应商名录内的供应商，新供应商引入需完成资质审核（如营业执照、相关许可证、质量认证等）。采购方式合规：根据采购金额及项目性质，选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等），保证采购过程符合公司及行业监管要求。档案管理：采购申请表、审批记录、合同、发票、验收单等资料需由采购部统一归档保存，保存期限不