财务报销审核流程及表格标准规范

一、规范适用范围与目标本标准规范适用于公司内部所有员工的日常费用报销、差旅支出及其他业务相关的费用结算场景，旨在统一报销流程标准，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，提升财务工作效率，保障资金使用规范。二、报销流程操作指引（一）费用发生与单据准备业务发生：员工因公开展业务时，需同步获取合规的费用凭证（如消费记录、行程单等），保证凭证信息完整（含日期、金额、业务事由等）。整理归类：按费用类型（如差旅费、办公费、招待费等）分类整理单据，同一类型费用需集中粘贴，并在单据右上角注明“费用所属月份”。填写报销单：登录财务系统或使用标准报销单模板，准确填写报销人信息（姓名、部门、工号）、费用明细（含日期、事由、金额、支付方式）、预算科目等信息，保证字迹清晰、无涂改。（二）部门初审提交材料：将填写完整的报销单及附件单据提交至部门负责人，同步说明费用背景及业务必要性。审核要点：部门负责人需核对报销单与附件的一致性，确认费用是否属于部门预算范围、业务事由是否真实合理，并在“部门审核”栏签字确认。退回修改：若初审发觉问题（如事由模糊、超预算等），需一次性告知申请人修改要求，待完善后重新提交。（三）财务部门复核接收材料：财务部门接收经部门初审的报销单及附件，登记报销台账。合规性检查：核对附件单据是否齐全（如消费记录需含商户名称、金额、日期；差旅费需附行程单等）；审核报销金额是否符合公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费比例等）；检查报销单信息与附件是否一致（如日期、金额、事由等）。结果反馈：复核通过后，流转至下一审批环节；若发觉问题，注明退回原因并通知申请人补充材料。（四）分级审批根据报销金额实行分级审批：小额报销（≤5000元）：由财务负责人审批，在“财务审批”栏签字确认；大额报销（＞5000元）：需经财务负责人、分管副总审批，分别在对应栏签字；特殊费用（如固定资产购置等）：需额外提交总经理审批。（五）款项支付与归档审批完成：所有审批流程结束后，财务部门于3个工作日内完成付款，通过银行转账方式支付至申请人指定账户。单据归档：将报销单、附件单据等按月分类整理，编号存档，保存期限不少于5年，以备后续核查。三、标准报销单模板费用报销单项目内容报销人信息姓名：工号：部门：日期：年月日费用类型□差旅费□办公费□招待费□其他请注明：______________________预算科目________________________费用明细日期年月*日年月*日附件清单□消费记录□行程单□合同□其他：______________________（共*页）部门审核负责人签字：__________日期：年月*日财务复核复核人：__________意见：□通过□退回（原因：______________________）分级审批财务负责人：__________日期：年月日分管副总：__________日期：年月日（若需）支付信息收款账户：______________________开户行：______________________四、操作注意事项（一）对报销人的要求时效性：费用发生需在30日内提交报销，逾期未提交需说明原因，经财务负责人审批后方可办理。真实性：严禁伪造、变造单据或虚报费用，违者将按公司规定处理。完整性：附件单据需清晰可辨，关键信息（如金额、日期）不得缺失，电子凭证需打印并由申请人签字确认。（二）对审核人的要求责任明确：部门负责人为费用真实性第一责任人，财务部门为合规性审核主体，需各司其职，不得推诿。标准统一：严格按照公司费用标准审核，不得随意放宽或降低要求，保证同类费用标准一致。（三）对财务部门的要求效率保障：接收材料后需在2个工作日内完成复核，审批通过后3个工作日内完成付款，特殊情况需提前告知申请人。定期反馈：每月汇总报销数据，分析费用结构，向管理层提交费用使用情况报告，提出优化建议。（四）其他说明报销单需用黑色签字