行政文件归档与存储标准化操作流程表

行政文件归档与存储标准化操作流程表一、应用场景概述本流程适用于各类企事业单位、机关及社会团体在日常行政活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：上级单位来文、本单位发文、会议纪要、工作总结、请示报告、合同协议、人事档案、财务凭证（非涉密）、项目资料等。通过标准化归档与存储，保证文件材料的完整性、安全性及可追溯性，为日常办公、决策支持、审计检查及历史查询提供可靠依据。二、分步骤操作说明（一）第一步：文件收集与初步整理操作内容：明确收集范围：各部门指定专人（如部门文秘*）负责本部门形成文件的日常收集，重点收集办理完毕的正式文件（含电子版及纸质版），避免遗漏重要材料（如需长期存档的项目合同、年度总结等）。初步筛选与核对：对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、草稿件（无最终签批痕迹）及无保存价值的临时性通知；核对文件是否齐全（如发文需包含、附件、签批单），如有缺失，及时联系经办人*补充。规范装订：纸质文件按“在前、附件在后，签批单在前、在后”的顺序整理，去除金属夹，使用长尾夹或装订机左侧装订，保证页码连续（无页码的需手动标注页码）、无倒页。（二）第二步：文件分类与价值判定操作内容：确定分类标准：根据文件来源、内容及性质，采用“年度-机构-问题”三级分类法，例如：“2024年-办公室-综合管理”“2023年-财务部-预算执行”等。具体分类可结合单位实际调整，但需保持分类逻辑一致性。划分保管期限：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将文件分为“永久”（如单位发展规划、重要会议纪要）、“30年”（如年度工作总结、财务凭证）、“10年”（如一般性通知、会议通知）三类，并在文件右上角标注保管期限。（三）第三步：文件编号与登记操作内容：编制归档号：按“分类号-年度-保管期限-件号”规则编号，例如：“B01-2024-永-001”（B01为办公室分类号，2024为年度，永为永久保管，001为件号）。同一类文件按形成时间先后顺序编号，保证唯一性。填写归档登记表：使用标准化表格（见第三部分）逐项登记文件信息，包括文件名称、编号、分类号、密级、形成部门/人、形成日期、页数/份数、存储位置等，电子版文件需标注存储路径及备份情况。（四）第四步：存储与保管操作内容：纸质文件存储：使用统一规格的档案盒（如长31cm×宽21cm），盒面标注“分类号-年度-保管期限-起止件号”（如“B01-2024-永001-005”），盒内附文件目录；档案盒按分类号顺序竖放于专用档案柜，柜面张贴分类标签，避免挤压；存储环境保持通风干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备，定期检查（每季度一次）。电子文件存储：存储至单位指定的服务器或加密移动硬盘，建立层级文件夹（如“2024年归档-办公室-综合管理”），文件名与归档号一致；重要电子文件需双备份（一份本地存储，一份异地存储），定期验证备份文件的可读性（每半年一次）。（五）第五步：借阅与利用操作内容：借阅申请：因工作需要借阅档案的，由申请人填写《档案借阅申请表》，注明借阅文件名称、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人*及档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。借阅登记：档案管理员核对档案信息无误后，在《档案借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息，纸质档案需由借阅人签字确认；涉密档案需额外经分管领导*审批，且限在指定场所查阅。归还与检查：借阅到期后，申请人须及时归还档案，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录；如需续借，须提前1天申请，续借不超过3天。（六）第六步：定期检查与鉴定操作内容：定期检查：档案管理部门每半年组织一次档案清点，核对档案数量与登记表是否一致，检查存储环境（温湿度、防火设备等）及档案盒（有无破损、受潮），发觉问题及时整改。到期鉴定：对保管期限届满的档案（如10年、30年），由档案管理部门牵头，会同业务部门组成鉴定小组，对档案价值进行重新评估：仍有保存价值的，重新划定保管期限；无保存价值的，按规定程序销毁。（七）第七步：销毁处理操作内容：编制销毁清册：对拟销毁的档案，鉴定小组需编制《档案销毁清册》，注明文件名称、编号、数量、保管期限、鉴定意见等信息，经单位分管领导*审批后，报上级档案管理部门备案（如需）。安全销毁：纸质档案采用碎纸机销毁，保证无法辨认；电子文件进行低级格式化或物理销毁（如硬盘销毁），并由2名以上人员监销，监销人签字确认《档案销毁记录表》，销毁清册永久保存。三、标准化归档登记表（模板）文件名称文件编号分类号密级形成部门/人形成日期页数/份数存储位置（柜号/盒号/路径）归档日期保管期限备注2024年度工作计划办发〔2024〕1号B01-2024普通办公室/*主任2024-01-0515页档案柜A-01-盒0012024-01-1030年含附件3份项目合同项合〔2023〕5号C03-2023普通项目部/*经理2023-10-208页+2份附件档案柜C-03-盒0152023-10-25永久合同编号：ZB20231020四、操作要点与注意事项保密要求：涉密文件（如未公开的人事任免、财务数据）需单独存放，标注“秘密”或“机密”标识，借阅需严格履行审批手续，严禁擅自复制或带出指定场所。完整性保障：文件归档时需保证正本与附件、签批单与一一对应，避免缺页、漏页；电子文件需保留原始格式及元数据（如创建时间、修改记录），不得随意更改。编号唯一性：归档号一旦确定，不得随意修改或重复使用，若因分类调整需变更编号，需在《档案变更登记表》中记录变更原因及审批流程。存储环境维护：档案柜需远离水源、电源及易燃物，定期清洁；电子存储设备需定期更新杀毒软件，防止病毒感染或数据丢失。人员职责明确：各部