供应链采购审批标准化流程手册

供应链采购审批标准化流程手册前言本手册旨在规范企业供应链采购审批全流程，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购活动合规、高效、透明，降低运营成本，保障物资供应及时性。手册适用于企业所有常规采购业务，各部门及相关人员需严格遵照执行。一、适用范围与业务场景本手册适用于企业生产经营所需的各类物资采购，包括但不限于原材料、办公用品、设备配件、服务外包等采购类型。具体业务场景包括：常规采购：计划内物资采购，需提前申请预算并按流程审批；紧急采购：因生产突发状况、市场供应临时短缺等急需物资采购，需启动紧急审批通道；新增供应商采购：首次合作的供应商引入，需同步完成资质审核与采购审批；预算外采购：超出年度预算的采购需求，需额外说明原因并经更高层级审批。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与预算核对操作主体：需求部门申请人（如生产部、行政部）操作内容：需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货日期等信息；申请人需同步核对部门年度预算，保证采购项目在预算范围内；若为预算外采购，需在表中说明超预算原因及金额，并附相关证明材料（如市场调价说明、新增项目批复文件等）。输出成果：《采购申请表》（含预算核对说明）（二）部门内部初审操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）操作内容：需求部门负责人审核《采购申请表》的必要性、数量合理性及用途合规性；审核通过后，在表中签署意见并提交至采购部；若审核不通过，需退回申请人并注明修改意见。注意事项：紧急采购需在初审环节标注“紧急”字样，并同步说明紧急原因（如停工待料、客户紧急订单等）。（三）采购部复核与供应商寻源操作主体：采购专员、采购部经理操作内容：采购部收到《采购申请表》后，1个工作日内完成复核，重点审核：物资规格参数是否明确，避免模糊描述（如“办公用品”需细化为“A4纸80g500张/包”）；预估单价与历史采购价、市场均价是否差异过大（差异超10%需提供市场询价记录）；紧急采购的紧急性是否真实（必要时与需求部门确认）。复核通过后，启动供应商寻源：常规采购：从合格供应商库中筛选至少3家供应商进行询价，填写《供应商比价表》；新增供应商采购：需同步开展供应商资质审核（营业执照、相关行业资质、生产/经营许可等），审核通过后方可纳入询价范围。输出成果：《采购申请表》（采购部复核意见）、《供应商比价表》、《供应商资质审核表》（新增供应商适用）（四）采购审批与合同拟定操作主体：采购部经理、财务部、法务部（视金额而定）、分管副总操作内容：权限审批：根据采购金额划分审批权限（示例）：金额≤5万元：采购部经理审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元：总经理审批。审批人需在《采购申请表》及《供应商比价表》上签署意见，优先选择性价比高、交期稳定的供应商。合同拟定：审批通过后，采购专员与选定供应商签订采购合同，合同内容需包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款；金额＞10万元的合同，需经法务部审核条款合规性，签署《合同评审表》。输出成果：《采购申请表》（审批完成版）、《采购合同》、《合同评审表》（金额＞10万元适用）（五）订单下达与履约跟踪操作主体：采购专员、仓库管理员操作内容：采购专员根据审批通过的《采购申请表》与供应商签订《采购订单》，明确交货细节，并将订单抄送需求部门与仓库；供应商发货后，采购专员需跟踪物流信息，保证物资按期到货；若延迟到货，需及时与供应商沟通，并通知需求部门调整计划；物资到货后，需求部门与仓库共同进行验收：核对物资名称、规格、数量是否与订单一致；检查外观、包装是否完好，必要时进行质量检测（如原材料送检）；验收合格后，填写《入库单》，需求部门、仓库、采购专员签字确认；若不合格，填写《不合格品处理单》，启动退换货流程。输出成果：《采购订单》、《入库单》、《不合格品处理单》（验收不合格时适用）（六）付款申请与财务审核操作主体：采购专员、财务部、总经理*（大额付款）操作内容：采购专员根据合同约定付款条件（如到货付款、验收后付款），在付款日前3个工作日填写《付款申请表》，附《采购合同》《入库单》《供应商比价表》等材料；财务部审核：合同条款与付款条件是否一致；发票（或合规票据）名称、金额、税号等信息是否准确（禁止使用“发票”敏感词，此处可替换为“合规票据”）；是否存在未完结的异常流程（如验收争议、未处理违约问题等）。审核通过后，按权限审批：金额≤10万元：财务总监审批；金额＞10万元：总经理审批；审批完成后，财务部安排付款，并将付款凭证抄送采购部与供应商。输出成果：《付款申请表》（财务审核及审批意见）、《付款凭证》（七）档案归档操作主体：采购专员、档案管理员操作内容：采购完成后，采购专员将《采购申请表》《供应商比价表》《采购合同》《入库单》《付款申请表》《付款凭证》等材料整理成册，提交至档案管理部门归档，保存期限不少于5年。三、常用表单模板（一）采购申请表申请部门申请人申请日期物资名称规格型号单位预估单价预估总价资金来源用途说明期望到货日期需求部门负责人意见签字：_________日期：_________采购部复核意见审批意见（按权限）□采购部经理：_________□分管副总：_________□总经理：_________（二）供应商比价表采购项目名称：采购日期：序号供应商名称123采购部推荐供应商：_________________理由：_______________________________________采购部经理意见：签字：_________日期：_________（三）入库单入库日期：入库单号：供应商名称物资名称验收情况：□合格□不合格（不合格说明：________________）需求部门验收人：_________仓库管理员：_________采购专员：_________（四）付款申请表供应商名称采购合同号付款日期付款金额（大写）：_________________小写：￥_________付款方式□银行转账□其他付款事由：_____________________________________________________________附件清单：□《采购合同》□《入库单》□《供应商比价表》□其他：_________采购部意见：签字：_________日期：_________财务部审核意见：签字：_________日期：_________审批意见（按权限）□财务总监：_________□总经理：_________四、执行要点与风险提示（一）时效管理常规采购：从需求发起到付款完成，总时长不超过5个工作日（紧急采购不超过1个工作日）；各环节责任人需在规定时限内完成审批，逾期未反馈视为默认通过（紧急采购除外）。（二）合规性要求采购需求必须与生产经营相关，严禁虚构需求或超范围采购；供应商选择需遵循“公平、公正、公开”原则，禁止指定供应商或利益输送；合同条款需符合法律法规，避免模糊表述（如“按市场价格执行”需明确具体价格或调价机制）。（三）文档管理所有采购环节需留存书面或电子记录，保证审批链完整，杜绝“口头审批”或“事后补单”；预算外采购需提供充分依据，审批材料需单独归档，便于后续审计。（四）特殊情况处理紧急采购：需求部门可直接向