2026年环保餐具科技公司档案管理办法

2026年环保餐具科技公司档案管理办法第一章总则第一条目的为规范公司档案管理工作，保障档案的完整与安全，便于档案的开发利用，为公司经营管理和发展提供服务，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。第三条基本原则坚持"统一领导、分级管理、完整安全、便于利用"的原则。严格执行国家相关法律法规和标准规范。档案管理应与公司发展战略相匹配。第四条依据标准本办法依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《环境保护档案管理办法》等法律法规和标准制定。第二章术语与定义第五条相关定义档案：指公司在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和公司具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。文书档案：指公司在行政管理活动中形成的各种文件材料。科技档案：指公司在生产、科研、基建等活动中形成的技术文件材料。会计档案：指公司在财务会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等材料。人事档案：指公司员工的个人档案材料。电子档案：指以电子形式存储的档案材料。档案管理：指对档案进行收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等活动。第三章职责分工第六条档案管理部门职责负责档案管理制度的制定和修订。负责档案管理工作的组织和实施。负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。负责档案信息化建设和管理。负责档案工作的监督和指导。第七条各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。配合档案管理部门开展档案管理工作。负责本部门档案的利用和保密工作。第八条档案管理员职责具体负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。负责档案库房的管理和维护。负责档案的统计和分析工作。负责档案的安全和保密工作。第九条员工职责按照规定形成和积累文件材料。及时向档案管理部门移交应当归档的文件材料。遵守档案管理制度，正确利用档案。第四章档案分类与编号第十条档案分类文书档案：包括公司内部文件、报告、请示、通知、会议纪要等。科技档案：包括公司产品、设备、工艺、技术、质量等档案。会计档案：包括公司财务、成本、资金、税收等档案。人事档案：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利等档案。环保档案：包括环保审批、排污许可、污染防治、监测报告等档案。声像档案：包括照片、录音、录像等档案。实物档案：包括奖杯、证书、印章等实物。电子档案：包括以电子形式存储的各类档案。第十一条档案编号档案编号采用"类别号-年度号-顺序号"的结构。类别号采用阿拉伯数字表示，年度号采用四位数字表示，顺序号采用三位数字表示。例如：1-2026-001表示文书档案2026年第1号。第十二条档案著录档案著录项目包括：档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限、密级、分类号、主题词等。著录应准确、完整、规范。第五章档案收集与归档第十三条收集范围公司在各项工作和活动中形成的具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。与公司有关的撤销或者合并部门的全部档案。其他应当归档的材料。第十四条收集要求文件材料的形成应当符合档案管理要求。文件材料应当完整、准确、系统。文件材料的载体和字迹应当符合档案保护要求。第十五条归档时间文书档案：次年6月底前完成归档。科技档案：项目完成后3个月内完成归档。会计档案：次年3月底前完成归档。人事档案：及时归档。环保档案：及时归档。其他档案：根据实际情况确定归档时间。第十六条归档程序文件材料形成部门整理文件材料。编制归档文件目录。向档案管理部门移交档案。档案管理部门接收档案。办理移交手续。第十七条归档要求归档文件应当齐全完整。归档文件应当分类整理。归档文件应当编制目录。归档文件应当装订整齐。归档文件应当填写移交清单。第六章档案整理与编目第十八条整理原则档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十九条整理方法分类：按照档案的类别进行分类。组卷：将相关的文件材料组成案卷。排列：按照一定的顺序排列文件材料。编号：为档案编制档号。编目：编制档案目录。第二十条档案编目档案目录包括案卷目录、文件目录、专题目录等。目录应当准确、完整、规范。目录应当便于检索和利用。第二十一条档案数字化逐步推进档案数字化工作。建立档案数字化管理制度。确保档案数字化的质量和安全。第七章档案保管与保护第二十二条档案库房档案库房应当符合档案保护要求。库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。库房温湿度应当控制在规定范围内。第二十三条档案装具档案装具应当符合档案保护要求。档案装具应当整齐统一。档案装具应当便于档案的存取和管理。第二十四条档案保管档案应当按照类别和保管期限分别保管。档案应当定期进行检查和维护。档案应当建立保管台账。第二十五条档案保护建立档案保护制度。定期对档案进行检查和修复。采取必要的保护措施，防止档案损坏。第二十六条档案保密建立档案保密制度。确定档案的密级。严格控制档案的知悉范围。防止档案信息泄露。第八章档案利用与服务第二十七条利用原则档案利用应当遵循"依法利用、方便利用、安全利用"的原则。第二十八条利用范围公司内部利用：公司员工因工作需要利用档案。外部利用：有关单位因工作需要利用档案。第二十九条利用程序提出利用申请。填写利用申请表。办理审批手续。查阅档案。办理登记手续。第三十条利用要求利用档案应当遵守档案管理制度。利用档案应当爱护档案，不得损坏档案。利用档案应当保守档案秘密。利用档案应当按时归还档案。第三十一条档案服务提供档案查阅服务。提供档案复制服务。提供档案证明服务。提供档案咨询服务。第九章档案鉴定与销毁第三十二条鉴定原则档案鉴定应当遵循"客观公正、科学合理"的原则。根据档案的价值确定保管期限。第三十三条鉴定程序成立鉴定小组。制定鉴定方案。对档案进行鉴定。形成鉴定意见。办理审批手续。第三十四条保管期限永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。定期保管：凡是反映公司一般活动，在一定时间内对公司有利用价值的档案。定期保管分为30年和10年。第三十五条档案销毁对已到保管期限且无保存价值的档案，可以按照规定程序销毁。档案销毁应当编制销毁清册。档案销毁应当办理审批手续。档案销毁应当有监销人在场。第十章档案信息化管理第三十六条信息化建设将档案信息化建设纳入公司信息化建设同步实施。推进文档一体化管理。实现资源数字化、利用网络化、管理智能化。第三十七条电子档案管理建立电子档案管理制度。确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。电子档案应当与纸质档案同等管理。第三十八条系统建设建设档案管理信息系统。系统应当具备收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能。第三十九条安全管理建立电子档案安全管理制度。采取必要的技术措施，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行备份。第十一章档案统计与分析第四十条档案统计建立档案统计制度。统计内容包括档案数量、种类、利用情况等。定期编制档案统计报表。第四十一条档案分析定期对档案管理工作进行分析。分析内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。提出改进措施和建议。第四十二条档案报告定期向公司领导报告档案管理工作情况。报告内容包括档案管理工作进展、存在问题、改进措施等。第十二章监督与考核第四十三条监督检查定期对档案管理工作进行监督检查。检查内容包括制度执行、档案质量、安全保密等情况。及时发现和纠正存在的问题。第四十四条考核评价建立档案管理工作考核制度。考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作。考核结果作为部门和个人绩效考核的重要依据。第四十五条奖惩措施对在档案管理工作中表现突出的部门和个