办公设备维护申请与验收流程表

办公设备维护申请与验收流程表适用情境与范围本流程表适用于公司内部各部门办公设备（包括但不限于电脑、打印机、投影仪、复印机、碎纸机、办公家具等）出现故障、功能异常或需要定期保养时的维护管理。通过规范化的申请与验收流程，明确各部门职责，保证设备及时修复、恢复正常使用，同时保障维修质量，延长设备使用寿命，提升办公效率。流程操作步骤详解第一步：故障发觉与初步排查责任人：设备使用人或部门管理员操作内容：发觉设备出现故障（如无法开机、打印卡纸、显示异常等）或需保养（如定期清洁、耗材更换）时，使用人首先进行简单排查，确认是否为常见可自行解决的问题（如重启设备、检查电源连接、更换耗材等）。若自行排查无法解决，需详细记录故障现象（如“打印机开机后报错E5，无法进纸”）、设备基本信息（名称、型号、编号、购买日期等），并拍摄故障部位照片（如有必要）。注意事项：避免因操作不当导致故障扩大，如设备出现冒烟、异味等异常情况，应立即关闭电源并联系部门负责人。第二步：提交维护申请责任人：申请人（使用人或部门管理员）操作内容：通过公司OA系统或纸质《办公设备维护申请单》提交申请，填写以下信息：申请人姓名、所属部门、联系方式；设备名称、型号、编号、所在位置；故障现象描述、已尝试的排查方法；维护需求（如“维修故障”“更换硒鼓”“定期保养”等）；申请日期、期望完成时间（非紧急情况可默认为提交后3个工作日内）。附上故障照片（如有）、设备保修卡复印件（在保期内需注明）。提交后，及时告知部门负责人审批。第三步：部门审批责任人：部门负责人操作内容：审核申请的必要性与紧急程度：紧急情况（如服务器故障、影响核心业务的设备问题）：需立即签字并标注“紧急”，优先处理；一般情况：确认维护需求合理后签字审批。审批通过后，将申请单转交至行政部（或IT部，根据公司职责划分）；审批不通过需注明原因并退回申请人。第四步：维护任务分配与对接责任人：行政部/IT部（以下简称“接收部门”）操作内容：接收部门收到申请单后，1个工作日内完成审核：在保期内设备：联系原厂商售后服务中心，提供设备信息与故障描述，预约上门时间；过保或需第三方维修设备：评估维修方案，选择资质合规的服务商，明确维修费用（如需）与周期。与申请人对接，确认上门维护时间、地点，并提前通知申请人做好准备（如备份数据、清理设备周边物品）。第五步：维护执行责任人：维修人员（厂商售后/第三方服务商/内部维修人员）操作内容：按约定时间到达现场，主动向申请人出示证件号码明（如厂商工牌、服务商授权函）。对设备进行全面检测，确认故障原因，向申请人说明维修方案（如“需更换主板维修，费用约XXX元”“需清理内部粉尘并更换墨盒”），并获得口头确认（紧急情况可先维修后补签书面确认）。维修过程中，规范操作，避免造成二次损坏；如需更换部件，需记录旧部件编号、新部件型号，并索取保修凭证（如部件质保卡）。维修完成后，现场测试设备功能，保证故障排除，向申请人说明注意事项（如“新更换的硒鼓需运行3页后达到最佳打印效果”）。第六步：验收确认责任人：申请人、部门负责人、接收部门操作内容：申请人初步验收：现场测试设备核心功能（如电脑开机速度、打印机打印质量、投影仪显示清晰度等），确认故障是否彻底解决，设备运行是否正常。部门负责人复核：对涉及重要业务的设备（如部门服务器、高频使用打印机），需部门负责人再次确认，并在《办公设备维护验收单》上签字。接收部门备案：验收通过后，接收部门在系统中更新设备维护记录，归档申请单、维修报告、验收单等资料；验收不通过，需要求维修人员重新处理，直至符合要求。第七步：资料归档与反馈责任人：接收部门操作内容：整理维护过程中的全部资料（申请单、维修方案、更换部件清单、验收单、费用凭证等），按设备编号分类存档，电子档备份至公司服务器，保存期限不少于3年。定期（如每季度）统计各部门设备故障率、维修耗时、维护费用等数据，分析设备使用状况，向管理层提交设备维护报告，为设备更新、采购提供参考。标准化流程表单模板办公设备维护申请单申请单号申请日期年月日申请人所属部门联系方式设备名称设备型号设备编号所在位置故障现象描述已尝试排查方法维护需求□维修□保养□其他：________期望完成时间年月日前部门负责人审批签字：________日期：________接收部门意见签字：________日期：________办公设备维护验收单申请单号维护日期年月日设备名称维护内容维护人员更换部件清单验收项目□功能正常□功能达标□外观完好□其他：________申请人确认签字：________日期：________部门负责人确认签字：________日期：________接收部门确认签字：________日期：________备注使用要点与风险提示故障描述准确性：申请时需详细、客观说明故障现象，避免模糊表述（如“电脑不好用”应明确“开机蓝屏”“运行卡顿”等），便于维修人员快速定位问题。紧急情况处理：影响核心业务的设备故障（如会议室投影仪无法使用导致会议中断），需在申请单中标注“紧急”，接收部门需优先协调资源，保证4小时内响应。验收严格性：验收时需全面测试设备功能，避免仅关注单一指标（如打印机需测试打印、复印、扫描等多功能），防止遗留隐性故障。费用管控：第三方维修前，接收部门需提前告知申请人预估费用，超过500元的维修需经部门负责人及分管领导审批后方