合同审查与签约标准流程

合同审查与签约标准流程工具指南一、适用业务场景本流程适用于企业各类合同的全生命周期管理，涵盖但不限于：采购与供应链：原材料采购、设备采购、服务外包等合同；业务合作：联合研发、市场推广、渠道代理等合作协议；服务协议：咨询服务、技术服务、人力资源外包等服务合同；其他：保密协议、授权许可、赠与合同等非主营业务类合同。无论是新签、续签还是补充协议，均需遵循本流程，保证合同合法合规、权责清晰，降低履约风险。二、标准操作流程详解1.合同发起与需求确认流程说明：业务部门根据合作需求发起合同申请，明确合作背景、核心诉求及非谈判条件（如预算、交付周期、质量标准等），同步收集合作方基础信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）。责任主体：业务部门负责人、需求对接人*某输出成果：《合同立项申请表》（含合作方基本信息、合作内容、预算金额、关键诉求等）。2.合同起草与模板匹配流程说明：根据合同类型（如采购、服务）选择企业标准化合同模板，若无可由法务部门牵头起草；按模板填写核心条款：合同主体信息、合作内容与标的、权利义务、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等；业务部门需保证条款与需求一致，法务部门重点审核法律合规性。责任主体：业务对接人某、法务专员某输出成果：合同草案（加盖“草案”章）、附件清单（如技术参数、验收标准等）。3.多维度内部审查流程说明：合同草案需通过业务、法务、财务及相关部门联合审查，形成闭环意见：业务部门：审查合作内容与需求匹配度、交付可行性、验收标准明确性；法务部门：审查主体资格（对方是否具备履约能力）、条款合法性（如违反法律强制性规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定（优先选择诉讼并明确管辖法院）；财务部门：审查价款结构合理性、支付节点与资金安全、税费承担合规性、违约金与损失赔偿计算逻辑；其他部门：涉及技术、知识产权等内容的，需对应部门出具专业意见。责任主体：业务部门、法务部、财务部、相关技术/知识产权部门输出成果：《合同审查意见表》（各审查部门需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改意见）。4.谈判与条款修订流程说明：业务部门牵头与合作方就审查意见中的争议条款进行谈判，重点沟通修改建议（如付款方式、违约责任、保密范围等）；谈判达成一致后，法务部门根据谈判结果修订合同文本，形成最终版合同；若谈判未达成一致，需重新评估合作风险，必要时上报决策层审批。责任主体：业务负责人某、法务专员某、合作方授权代表输出成果：谈判纪要（明确修订内容及共识）、最终版合同（双方确认无误）。5.分级审批与授权签署流程说明：根据合同金额、风险等级实施分级审批：低风险/小额合同（如金额≤10万元）：业务部门负责人+法务部审批；中风险/中等金额合同（如10万元＜金额≤50万元）：业务部门负责人+法务部+财务部+分管副总审批；高风险/大额合同（如金额＞50万元或涉及重大战略/知识产权）：在上述基础上提交总经理办公会或董事会审批。审批通过后，由授权签署人（法定代表人或其书面委托人）签字并加盖企业公章，合作方需同时签字盖章（若为合同章，需保证已在公安机关备案且授权范围清晰）。责任主体：审批岗某、授权签署人某输出成果：审批完整的合同文本（含签字盖章页）。6.合同履行与归档管理流程说明：业务部门负责合同履行跟踪，按约定节点交付成果、验收并留存凭证（如验收报告、付款凭证）；法务部门定期检查履约情况，对违约行为及时发函催告并启动应对程序；合同原件（含附件、审批记录、谈判纪要）由档案管理部门统一归档，电子版同步存入合同管理系统，编号规则为“合同类型-年份-序号”（如“采购-2024-001”）。责任主体：业务部门、法务部、档案管理岗*某输出成果：履约过程文件、合同档案（纸质+电子）。三、常用工具表格表1：合同审查意见表合同名称编号审查部门审查人审查日期审查要点具体内容意见描述修改建议是否采纳主体资格对方营业执照、授权委托书是否齐全需补充授权委托书原件提供加盖公章的授权委托书扫描件□是□否价款支付分期支付节点与交付进度不匹配建议将尾款支付节点与最终验收绑定调整第5.2条“尾款10%于验收合格后15日内支付”□是□否违约责任违约金比例过高（日千分之五）违反《民法典》第585条，建议调整为日万分之五修改第7.1条“违约金按日万分之五计算”□是□否审查结论□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）表2：合同审批流转表合同名称采购-2024-001申请人*某申请日期2024-03-01合同金额（万元）30合作方A公司合同类型服务合同审批流程审批人部门意见审批日期签字业务部门初审*某市场部同意2024-03-02法务部审查*某法务部修改后同意（详见审查意见表）2024-03-03财务部审查*某财务部同意2024-03-04分管副总审批*某总经办同意2024-03-05审批结论□通过□未通过（需说明理由）表3：合约信息登记表合同编号采购-2024-001签约双方我方：B公司；对方：A公司合同类型技术服务合同合同金额30万元履行期限2024-04-01至2024-09-30签订日期2024-03-06核心内容为A公司提供定制化软件开发服务，含需求分析、系统测试、上线培训主要权利义务我方按进度交付成果，对方分期支付款项争议解决提交我方所在地人民法院诉讼归档编号DA2024001经办人*某联系方式（内部系统可查）备注尾款5%质保金，质保期6个月四、关键风险提示1.主体资格风险合作方为法人需核实营业执照、法定代表人证件号码明；为自然人需核实证件号码，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力人签约；涉及特殊行业（如医疗、建筑）需审查对方资质证书（如许可证、资质等级证书），保证在有效期内。2.条款完整性风险合同需包含《民法典》第470条规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等），避免模糊表述（如“合理期限”“市场价”）；附件（如技术参数、图纸）需与引用一致，并在合同中注明“附件与本合同具有同等法律效力”。3.履约与证据留存风险重要履约行为（如交付、验收、沟通）需形成书面凭证，避免仅通过口头约定或单方邮件确认；对方违约时，需在法定