销售合同管理规范及标准化流程

销售合同管理规范及标准化流程工具模板一、适用场景与业务范围本规范适用于企业销售部门与客户签订各类销售合同的全流程管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等业务场景。涉及销售代表、销售经理、法务专员、财务专员、仓储物流专员等多角色协同，保证合同从洽谈、起草、审核到执行、归档的标准化操作，防范合同风险，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解1.合同准备阶段：明确需求与资料收集操作目标：保证合同基础信息完整，客户资质合规，为后续起草奠定基础。具体步骤：1.1客户资质审核：销售代表收集客户营业执照、法人证件号码明（复印件加盖公章）、行业经营许可证（如需），核实客户主体资格及经营范围，确认客户无失信记录（通过第三方信用平台查询，记录查询结果）。1.2业务需求确认：与客户明确产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式等核心要素，填写《业务需求确认单》（需客户签字盖章确认）。1.3资料整理归档：将客户资质文件、需求确认单、报价单（含折扣说明）等资料整理成册，标注“合同准备资料”字样，提交销售经理初审。2.合同起草阶段：规范条款与内容填充操作目标：根据业务需求及企业标准，起草条款清晰、权责明确的合同文本。具体步骤：2.1选择合同模板：根据业务类型（如标准产品销售合同、定制服务合同）从企业合同模板库中选取基础模板，模板需包含必备条款：合同主体、标的、数量与质量、价款与支付、交付与验收、违约责任、争议解决、保密条款、生效条件等。2.2填充合同核心内容：合同主体：填写甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人）及乙方（客户全称、统一社会信用代码、地址、联系人，联系人需为法定代表人或授权代表）；标的与数量：明确产品名称、型号规格、单位、数量，或服务内容、服务范围；质量标准：产品需注明执行国家标准/行业标准/企业标准，或提供质量验收标准附件；服务需明确验收流程及指标；价款与支付：含总价（含税/不含税）、单价、折扣条件，支付方式（如电汇、承兑汇票）、分期支付节点（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、账户信息（企业全称、开户行、账号）；交付与验收：交付时间（精确到日期）、地点（如客户指定仓库）、运输方式（如企业承担运费/客户自提）、验收标准及期限（如收货后3个工作日内验收，逾期视为合格）；违约责任：明确逾期交付/付款的违约金比例（如日万分之五）、质量不符的退换货责任、不可抗力范围及处理方式。2.3特殊条款补充：如定制开发需增加知识产权归属条款，长期合作需增加续约条款，促销活动需明确活动规则及限制条件。3.合同审核阶段：多维度风险把控操作目标：通过法务、财务、业务部门协同审核，保证合同合法合规、财务条款合理、业务可执行。具体步骤：3.1业务部门初审：销售经理审核合同内容与业务需求一致性，检查数量、价格、交付时间等关键信息是否与《业务需求确认单》一致，标注审核意见并签字。3.2财务部门审核：财务专员重点审核价款结构（是否含税、价税分离是否清晰）、支付节点与企业现金流匹配度、违约金条款是否覆盖风险、账户信息准确性，填写《合同财务审核表》。3.3法务部门审核：法务专员审核合同主体合法性（如客户是否为适格主体）、条款法律效力（如格式条款是否公平、争议解决方式是否约定管辖法院）、违约责任是否明确、知识产权条款是否无争议，标注“审核通过”或“需修改”意见，说明修改依据（如《民法典》相关条款）。3.4终审与修订：销售代表根据审核意见修订合同，如法务或财务部门提出重大异议，需组织跨部门沟通会（销售经理、财务专员、法务专员参与）达成一致，最终版本由销售经理确认。4.合同签署阶段：规范生效与文件存档操作目标：保证签署流程合法，合同正式生效，避免签署争议。具体步骤：4.1签署权限确认：根据合同金额及企业授权制度，确认签署人（如金额≤10万元由销售经理签署，＞10万元需总经理签署），签署人需核对合同文本与审核版本一致性，避免签署后私自修改。4.2签署方式执行：纸质合同：一式三份（甲乙双方各执一份，企业财务部门留存一份），使用企业公章（合同专用章），加盖骑缝章，乙方需提供法定代表人签字或授权委托书（需附授权人证件号码复印件）及签字；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署过程留痕，电子合同与纸质合同具有同等法律效力。4.3签署文件归档：签署完成后3个工作日内，销售代表将合同原件、签署页扫描件、《业务需求确认单》、客户资质文件等整理归档，提交档案管理部门备案，同步更新《合同台账》。5.合同执行阶段：履约跟踪与风险预警操作目标：保证合同按约定履行，及时处理履约异常，降低违约风险。具体步骤：5.1履约计划制定：销售代表根据合同交付时间，协调生产部门/供应商排期，明确生产/备货节点；协调物流部门确认运输方案，提前3天通知客户交付时间。5.2交付与验收执行：产品交付：物流人员按合同约定地点送货，提供送货单（注明合同编号、产品名称、数量），客户签收后扫描件回传销售代表；服务交付：服务团队按合同约定时间到场提供服务，填写《服务交付记录表》（含服务内容、时间、客户签字）；验收处理：客户验收后，如合格则签署《验收确认单》；如不合格，销售代表需在2个工作日内组织生产/服务部门整改，整改后重新验收。5.3收款跟踪：财务专员根据合同付款节点，提前5天向客户发送《付款提醒函》（注明合同编号、应付金额、截止日期），销售代表同步跟进客户付款进度，逾期未付的，启动催款流程（电话沟通→发送催款函→法务介入）。5.4履约异常处理：如客户提出变更需求（如延期交付、增减数量），需签订《合同补充协议》，经法务、财务审核后签署；如发生不可抗力（如自然灾害、疫情），需在事件发生后48小时内书面通知对方，提供证明文件，协商变更或解除合同。6.合同归档阶段：全生命周期管理操作目标：实现合同资料集中存储，便于查询、审计与追溯。具体步骤：6.1档案分类整理：按合同编号规则（如年份+部门简称+序号，如2024XS001）对合同文件进行分类，每份合同档案包含：合同文本、审批文件、签署页、业务需求确认单、客户资质、验收单、付款凭证、补充协议等。6.2存储与保管：纸质档案存放于企业档案室，配备防火、防潮设备，电子档案存储于企业服务器（加密处理），设置查阅权限（仅销售经理、法务专员、财务专员可调阅）。6.3借阅与销毁：借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批，借阅期限不超过7天；合同到期后（如质保期届满），根据档案管理规定，经总经理审批后销毁，销毁时需记录销毁清单并由监销人签字。三、关键场景模板工具模板1：合同审批表合同编号合同名称甲方（企业）乙方（客户）合同金额（元）签署日期审核环节审核部门审核人审核意见审核日期业务初审销售部*经理财务审核财务部*专员法务审核法务部*专员终审总经办*总经理模板2：合同执行跟踪表合同编号执行阶段计划时间节点实际完成时间责任人备注（如异常情况）生产备货物流交付客户验收收款节点模板3：合同归档清单归档编号合同名称合同编号归档日期存放位置（档案柜编号）保管人借阅记录（借阅人/日期/归还日期）四、风险控制与管理要点客户资质风险：严格审核客户营业执照、法人证件号码明，避免与无经营资质或失信客户合作，必要时要求客户提供担保。条款完整性风险：合同模板需包含必备法律条款，避免遗漏“质量验收标准”“违约责任”“争议解决”等关键内容，防止权责不清。履约过程风险：销售代表需全程跟踪合同执行，定期与客户沟通，提前识别交付延迟、质量异议等风险，及时协调解决。