财务关于规范发票制度

PAGE财务关于规范发票制度关于规范发票制度的规定一、总则1.目的为加强公司财务管理，规范发票管理行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及发票的开具、取得、保管、使用等行为。3.基本原则发票管理应遵循合法、合规、真实、准确、完整的原则，确保发票的开具和取得符合国家税收法律法规要求，如实反映经济业务内容，杜绝虚假发票和不规范发票行为。二、发票的开具1.开具要求公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外发生经营业务收取款项，应向付款方开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。发票开具内容应与实际经营业务相符，不得变更品名和金额。如因特殊情况需要开具与实际业务不符的发票，必须经公司财务负责人批准，并留存相关证明材料。2.开具流程业务部门在发生经营业务并确认收款后，应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。财务部门收到开票信息后，应认真核对，确保信息准确无误。对于不符合要求的开票信息，应及时反馈给业务部门进行更正。财务人员根据核对无误的开票信息，通过公司的开票系统开具发票。开具完成后，应将发票记账联作为记账凭证附件，发票联和抵扣联交与业务部门传递给客户。3.特殊情况处理如因客户信息变更等原因需要重新开具发票的，业务部门应提供相关证明材料，经财务部门审核后，方可重新开具发票。重新开具发票时，应在备注栏注明原发票号码及开具原因。对于退货、折让等情况，业务部门应及时通知财务部门，并按照相关规定办理红字发票开具手续。红字发票的开具应严格按照国家税务总局的规定执行，确保手续齐全、合规。三、发票的取得1.取得要求公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。取得的发票应是由收款方合法取得并开具的，发票内容应真实、完整、清晰，发票联次应齐全，不得有涂改、挖补、缺联等现象。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。2.取得流程业务部门在发生采购业务时，应主动向收款方索取发票。取得发票后，应及时将发票传递给财务部门。财务部门收到发票后，应按照发票管理规定进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等。对于不符合要求的发票，应及时通知业务部门与收款方联系更换。审核无误的发票，财务人员应按照公司财务报销流程进行处理，作为报销凭证进行入账。3.特殊情况处理如因客观原因无法取得发票的，业务部门应提供相关证明材料，经财务部门审核后，可凭其他合法有效的凭证进行报销。证明材料应包括业务合同、付款凭证、对方收款收据等，能够充分证明经济业务的真实性和合理性。对于取得的增值税专用发票，业务部门应在规定的认证期限内进行认证。认证通过后，方可作为进项税额抵扣凭证。如因逾期未认证导致无法抵扣进项税额的，由相关责任人承担相应责任。四、发票的保管1.保管责任公司财务部门负责发票的统一保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、保管等事宜。发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守发票保管制度，确保发票的安全完整。2.保管要求发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。同时，应建立发票登记簿，详细记录发票的购入、发出、结存情况。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。3.安全防范措施财务部门应配备必要的安全防范设备，如保险柜、防盗门、监控设备等，确保发票保管场所安全。加强对发票保管人员的安全教育，提高安全意识，防止发票被盗、被抢等事件发生。如发生发票丢失或被盗情况，应立即报告税务机关，并采取相应的补救措施。五、发票的使用1.使用范围公司发票仅限于在本公司经营业务范围内使用，不得转借、转让、代开发票。严禁利用发票进行违法活动，如虚开发票、套开发票、买卖发票等。2.使用登记发票保管人员应建立发票使用登记表，详细记录发票的使用日期、发票号码、开具内容、金额、客户名称等信息。每次使用发票后，应及时在登记表上进行登记，并将发票记账联与登记表进行核对，确保发票使用记录准确无误。3.监督检查公司财务部门应定期对发票的使用情况进行检查，检查内容包括发票开具是否规范、取得是否合规、保管是否安全、使用登记是否完整等。对于发现的发票使用问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。同时，应加强对发票使用的日常监督管理，不断完善发票管理制度，防范发票风险。六、发票的审核与监督1.审核职责财务部门在办理发票报销、入账等业务时，应严格按照发票管理规定进行审核。审核人员应对发票的真实性、合法性、完整性、准确性进行全面审查，确保发票符合报销要求。对于审核发现的问题发票，审核人员应拒绝报销，并及时通知业务部门进行处理。如发现涉嫌违法违规的发票行为，应及时向公司领导报告，并配合相关部门进行调查。2.监督机制公司建立健全发票监督机制，加强对发票管理各环节的监督检查。内部审计部门应定期对公司发票管理情况进行审计，检查发票制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。同时，鼓励公司员工对发票管理中的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。公司应保护举报人的合法权益，对举报人进行保密。3.责任追究对于违反发票管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。如因违反发票管理制度给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。