涉密档案登记制度规范

PAGE涉密档案登记制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织涉密档案管理，确保涉密档案信息的安全与完整，防止涉密档案的泄露、丢失或不当使用，特制定本登记制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类涉密档案的登记管理工作。包括但不限于文件、资料、图纸、数据、报告、会议记录等形式的涉密档案。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密档案的登记、存储、查阅、使用、传递、销毁等环节实行严格的保密措施，确保涉密信息不被泄露。2.准确规范原则：登记内容应准确、完整、规范，如实反映涉密档案的基本信息、流转情况等，便于管理和查询。3.全程管控原则：对涉密档案的生命周期进行全程跟踪和管控，确保每个环节都符合保密要求和相关规定。二、登记主体与职责（一）档案管理部门1.负责建立和完善涉密档案登记台账，对涉密档案进行统一登记和编号。2.审核涉密档案的密级确定、变更和解除，确保登记信息与档案实际密级相符。3.定期对涉密档案登记情况进行检查和核对，保证登记数据的准确性和完整性。4.负责向公司/组织内部需要查阅涉密档案的部门或人员提供登记信息查询服务。（二）文件产生部门1.负责本部门产生的涉密档案的初始登记工作，详细填写档案的基本信息，包括文件名称、文号、密级、产生日期、来源、内容摘要等。2.在涉密档案流转过程中，及时更新登记信息，记录档案的去向、签收人等情况。3.配合档案管理部门做好涉密档案登记的核对和检查工作，确保本部门登记信息的真实性和准确性。（三）档案查阅使用部门1.在查阅、使用涉密档案前，向档案管理部门提出申请，并提供准确的查阅使用目的、范围等信息。2.按照档案管理部门的要求，在指定地点查阅和使用涉密档案，不得擅自将档案带出规定场所或转借他人。3.使用完毕后，及时归还涉密档案，并在登记台账上签字确认，注明归还日期。（四）档案传递人员（包括内部传递和外部交接）1.在传递涉密档案时，严格履行交接手续，填写档案传递登记表，注明传递时间、地点、档案名称、数量、交接双方人员等信息。2.确保涉密档案在传递过程中的安全，采取必要的保密措施，如密封包装、专人护送等，防止档案丢失或泄露。3.对传递过程中出现的异常情况，如档案损坏、丢失等，及时向档案管理部门报告，并配合进行调查处理。三、登记内容与要求（一）基本信息登记1.档案名称：填写涉密档案的准确全称，包括文件标题、资料名称、图纸编号等。2.文号：如有文号，应准确登记文件的文号，以便查询和引用。3.密级：明确涉密档案的密级，如绝密、机密、秘密等，并按照国家保密法律法规和公司/组织保密规定进行确定和变更。4.产生日期：记录涉密档案形成的具体日期，精确到年、月、日。5.来源：注明涉密档案的产生部门或来源渠道，如上级下发、本部门制发、外单位提供等。6.内容摘要：简要概括涉密档案的主要内容，以便快速了解档案核心信息，但应避免涉及具体涉密细节。（二）流转信息登记1.流转环节：记录涉密档案在公司/组织内部的流转过程，包括查阅、借阅、使用、传递、归还等环节。2.流转时间：详细登记每个流转环节的具体时间，精确到年、月、日、时、分。3.流转地点：注明涉密档案在流转过程中所处的地点，如档案管理部门办公室、查阅使用部门办公室、临时存放地点等。4.经手人：填写参与涉密档案流转各环节的人员姓名，确保责任明确。（三）存储信息登记1.存储位置：记录涉密档案的具体存储地点，如档案库房的货架编号、保险柜位置等，便于查找和管理。2.存储方式：说明涉密档案的存储方式，如纸质档案的盒装存储、电子档案的加密存储等。3.存储期限：明确涉密档案的存储期限，根据档案性质和相关规定确定合理的保存时长。（四）登记要求1.登记信息应使用钢笔、中性笔或计算机打印，确保字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。2.登记内容应及时填写，不得拖延或事后补记，保证登记信息的时效性和真实性。3.对于电子档案，应建立电子登记台账，采用电子签名等技术手段确保登记信息的安全性和可追溯性。电子登记台账应定期备份，防止数据丢失。四、登记流程（一）档案产生登记1.文件产生部门在涉密档案形成后，由专人负责填写《涉密档案初始登记表》，按照登记内容要求详细录入档案基本信息。2.将填写完整的初始登记表提交给档案管理部门，档案管理部门进行审核，核对登记信息与档案实际情况是否一致。审核通过后，在登记表上签字确认，并为该涉密档案赋予唯一的编号。编号应按照一定的规则编制，便于识别和管理，例如可以采用年份+部门代码+流水号的形式。3.档案管理部门将审核后的《涉密档案初始登记表》进行归档保存，同时将涉密档案按照规定的存储方式和位置进行存放。（二）档案流转登记1.查阅登记档案查阅使用部门如需查阅涉密档案，应提前向档案管理部门提交《涉密档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围、时间等信息。档案管理部门收到申请表后，对申请进行审核。审核通过后，在登记台账上记录查阅申请信息，包括申请日期、申请人、查阅档案名称及编号等，并告知查阅使用部门查阅的时间、地点和注意事项。查阅使用部门在指定时间和地点查阅涉密档案时，档案管理部门工作人员应在场监督，并在查阅登记表上记录查阅开始时间、查阅人签名等信息。查阅结束后，记录查阅结束时间，查阅人应在登记表上签字确认档案归还情况。2.借阅登记若需借阅涉密档案，借阅部门应填写《涉密档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。档案管理部门审核申请表，对于符合借阅条件的，在登记台账上登记借阅信息，包括借阅日期、借阅人、档案名称及编号、借阅期限等，并开具《涉密档案借阅凭证》。借阅人凭借阅凭证到档案管理部门领取涉密档案，档案管理部门工作人员与借阅人办理档案交接手续，填写档案交接登记表，注明交接时间、地点、档案名称及数量、交接双方人员签名等。借阅期限届满，借阅人应按时归还涉密档案。档案管理部门在收到归还档案后，核对档案数量和完整性，在登记台账上记录归还日期，并注销借阅凭证。3.传递登记内部传递涉密档案时，传递人员应填写《涉密档案内部传递登记表》，注明传递日期、传递档案名称及编号、传递起始部门和接收部门、传递人签名、接收人签名等信息。外部交接涉密档案时，应按照国家有关保密规定和公司/组织的对外合作协议要求，填写《涉密档案外部交接登记表》。登记表除包含内部传递登记表的信息外，还应注明外部接收单位名称、交接方式（如专人送达、机要邮寄等）、交接凭证编号等内容。交接过程中，双方应严格履行签字确认手续，确保档案交接安全。传递人员完成传递后，将传递登记表提交给档案管理部门，档案管理部门及时更新登记台账，跟踪涉密档案的传递状态。（三）档案存储变更登记1.当涉密档案的存储位置、存储方式等发生变更时，档案管理部门应及时填写《涉密档案存储变更登记表》。2.登记表应注明变更日期、变更前存储信息（包括位置、方式等）以及变更后存储信息，同时说明变更原因。3.变更登记完成后，档案管理部门应确保涉密档案按照新的存储要求进行妥善存放，并相应调整档案管理系统中的存储信息。（四）档案密级变更与解除登记1.密级变更登记当涉密档案的密级发生变更时，文件产生部门或档案管理部门应填写《涉密档案密级变更申请表》，详细说明变更理由、依据以及变更后的密级。申请提交后，按照公司/组织规定的密级变更审批程序进行审核。审核通过后，档案管理部门在登记台账上记录密级变更信息，包括变更日期、原密级、变更后密级、审批人签名等，并及时通知相关部门按照新密级进行管理。2.密级解除登记涉密档案密级解除时，由文件产生部门或档案管理部门填写《涉密档案密级解除申请表》，说明解除密级的原因和依据。经公司/组织保密委员会或相关审批机构批准后，档案管理部门在登记台账上记录密级解除信息，包括解除日期、档案名称及编号、原密级、审批人签名等。同时，对该涉密档案的保密标识和存储方式等进行相应调整，转为非涉密档案进行管理。（五）档案销毁登记1.涉密档案达到存储期限或因其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请，并填写《涉密档案销毁申请表》。申请表应注明销毁档案的名称、数量、销毁原因、销毁方式（如粉碎、焚烧、电子数据擦除等）、预计销毁时间等信息。2.申请提交后，按照公司/组织规定的销毁审批程序进行审核。审核通过后，档案管理部门组织实施销毁工作，并填写《涉密档案销毁登记表》。登记表记录销毁日期、销毁地点、销毁执行人签名、监销人签名等信息。3.销毁工作完成后，监销人应在销毁登记表上签字确认销毁情况，并将销毁登记表与销毁申请等相关材料一并归档保存，作为涉密档案销毁的凭证。五、登记信息管理与查询（一）信息管理1.档案管理部门应指定专人负责涉密档案登记信息的管理，确保登记信息的安全和完整。2.定期对登记信息进行整理和归档，按照年度、类别等进行分类存放，便于查找和统计。3.对登记信息进行备份，采用电子存储和纸质备份相结合的方式，防止数据丢失。电子备份应存储在安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.严格限制对登记信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查询和修改登记信息。查询和修改操作应进行详细记录，包括查询人或修改人姓名、操作时间、操作内容及原因等。（二）信息查询1.公司/组织内部因工作需要查询涉密档案登记信息的部门或人员，应填写《涉密档案登记信息查询申请表》，注明查询目的、查询范围、查询内容等。2.档案管理部门对查询申请进行审核，审核通过后，按照申请要求提供相应登记信息。查询人应在查询登记表上签字确认查询信息的使用情况，不得擅自复制、传播或泄露查询到的登记信息。3.涉及对外提供涉密档案登记信息的，应按照国家有关保密规定和公司/组织对外合作协议的要求，履行严格的审批程序，并采取必要的保密措施，确保信息安全。六、监督与检查及责任追究（一）监督与检查1.公司/组织应建立健全涉密档案登记制度的监督检查机制，定期对涉密档案登记工作进行检查和评估。2.档案管理部门应每月对登记台账进行自查，核对登记信息的准确性和完整性，及时发现和纠正存在的问题。3.公司/组织内部审计、纪检等部门应不定期对涉密档案登记制度的执行情况进行监督检查，重点检查登记流程是否规范、登记信息是否真实准确、保密措施是否落实到位等。4.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反涉密档案登记制度规定的行为，公司/组织将视情节轻重，给予相应的责任追究。2.有下列情形之一的，对直接责任人给予警告、批评教育，并责令其立即改正；造成轻微后果的，给予记过处分；造成严重后果的，给予记大过、降级、撤职直至开除处分：未按规定进行涉密档案登记或登记信息不准确、不完整的；擅自修改、删除登记信息的；未履行档案流转登记手续或