规范加强合同管理制度

PAGE规范加强合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同，避免合同风险。3.全程管理原则对合同从签订到履行完毕的全过程进行跟踪管理，及时掌握合同履行情况，发现问题及时处理，确保合同目的实现。4.职责明确原则明确各部门在合同管理中的职责分工，做到各司其职、各负其责，确保合同管理工作有序开展。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构，负责审议重大合同及合同管理中的重大事项。合同管理委员会主任由公司法定代表人担任，成员包括公司领导班子成员、各相关部门负责人等。公司设立合同管理办公室，作为合同管理的日常工作机构，挂靠在公司[具体部门名称]，负责合同管理的具体工作。合同管理办公室主任由[具体人员姓名]担任，成员包括合同管理员及相关工作人员。（二）各部门职责1.业务部门负责合同的前期洽谈、起草、报审等工作，确保合同条款符合业务需求和公司利益。负责合同的履行，及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责收集、整理合同履行过程中的相关资料，并按要求归档。2.法务部门负责对合同进行法律审查，提出法律意见和建议，防范合同法律风险。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。3.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同财务条款合法合规。负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况，确保资金安全。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。参与重大合同的审计工作，对合同的经济效益进行评价。5.合同管理办公室负责制定和完善合同管理制度，建立合同管理台账，对合同进行统一编号、登记、归档。负责组织合同评审会议，协调各部门对合同进行评审，汇总评审意见。负责对合同履行情况进行监督检查，定期向合同管理委员会汇报合同管理工作情况。负责合同纠纷的协调处理，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等活动。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门在选择合同相对方时，应进行充分的市场调研和考察，对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面评估。2.合同相对方应具备合法的经营资格，具有良好的商业信誉和履约能力，无不良信用记录。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应要求合同相对方提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，合同内容应符合法律法规及行业标准的要求，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同条款应具体、明确、清晰，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的语言。对于重要条款，应进行详细阐述和说明，确保双方理解一致。3.合同中应明确约定违约责任，违约责任应具有可操作性和可衡量性，以保障合同的顺利履行。（三）合同评审1.合同起草完成后应提交合同管理办公室进行编号、登记，并组织相关部门进行评审。2.合同评审的主要内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性、风险防范措施等。评审部门应根据各自职责对合同进行审查，并提出评审意见。3.合同管理办公室应汇总各部门的评审意见，形成合同评审报告，提交合同管理委员会审议。合同管理委员会应根据评审报告对合同进行决策，决定是否签订合同。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同管理委员会应组织相关专家进行论证，确保合同的科学性和合理性。（四）合同签订1.经合同管理委员会审议通过的合同，由业务部门负责与合同相对方签订。签订合同前，业务部门应确保合同相对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理办公室进行编号、登记、归档，并将合同原件交财务部门作为付款依据。3.合同签订过程中，应严格遵守公司的印章管理制度，确保合同印章的使用安全。合同专用章应由专人保管，使用时应履行审批手续。四、合同履行管理(一)合同执行计划制定1.业务部门在合同签订后应及时制定合同执行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，并将合同执行计划提交合同管理办公室备案。2.合同执行计划应具有可操作性和可衡量性，确保合同能够按照约定顺利履行。业务部门应根据合同执行计划组织实施合同履行工作，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决。（二）合同履行跟踪1.合同管理办公室应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时通知业务部门采取措施解决。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括合同签订时间及编号、对方名称、合同标的、履行期限、实际履行情况、付款情况、收款情况、变更情况、纠纷处理情况等。合同履行台账应定期更新，并报送合同管理办公室备案。3.在合同履行过程中，如发现合同相对方出现违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，要求合同相对方承担违约责任或采取补救措施，并及时向合同管理办公室报告。（三）合同款项收付管理1.财务部门应根据合同约定及业务部门提交的付款申请，对合同款项的收付进行审核和管理。付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关资料。2.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间节点支付款项，确保资金安全。对于不符合合同约定或未经审批的付款申请，财务部门有权拒绝支付。3.在合同款项收付过程中，财务部门应及时与业务部门沟通协调，确保款项收付的准确性和及时性。同时，财务部门应做好合同款项收付的记录和核算工作，定期向合同管理办公室报送合同款项收付情况。（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按合同签订程序进行评审和签订。2.合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议副本提交合同管理办公室进行编号、登记、归档，并通知相关部门按照变更后的合同履行。3.合同变更涉及合同款项收付的，财务部门应根据合同变更协议调整付款计划和收款记录，并做好相关账务处理。（五）合同解除管理1.在合同履行过程中，如因法定或约定原因需要解除合同的，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等条款，并按合同签订程序进行评审和签订。2.合同解除协议签订后，业务部门应及时将合同解除协议副本提交合同管理办公室进行编号、登记、归档，并通知相关部门停止履行合同。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，并与合同相对方办理结算手续。对于因合同解除给公司造成损失的，业务部门应及时采取措施追究合同相对方的责任，并向合同管理办公室报告。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料交合同管理办公室进行归档。合同相关资料包括合同评审报告、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、发票、验收报告、付款凭证等。2.合同管理办公室应定期对合同档案进行收集和整理，确保合同档案的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.合同管理办公室应按照合同类别、签订时间、合同编号等对合同档案进行分类整理，并建立合同档案目录。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编号、存放；电子档案应进行备份，并按照电子文件管理规定进行存储和保管。（三）合同档案的保管1.合同管理办公室应设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案的安全。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照档案销毁程序进行销毁。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交合同管理办公室。2.合同管理办公室应根据《合同档案查阅申请表》对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅合同档案时，查阅人应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、拍照、损毁合同档案。如需复印合同档案，应经合同管理办公室负责人批准，并按照规定办理复印手续。4.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可查阅。查阅程序按照公司内部人员查阅合同档案的规定执行。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的隐患，并向合同管理办公室报告。合同管理办公室应根据业务部门报告的情况，及时进行分析和评估，发出纠纷预警。2.纠纷预警发出后，业务部门应及时采取措施，与合同相对方进行沟通协调，争取妥善解决问题，避免纠纷升级。同时，业务部门应将纠纷预警处理情况及时向合同管理办公室报告。（二）纠纷处理1.如合同纠纷无法通过协商解决，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。合同管理办公室应组织法务部门、业务部门等相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据合同纠纷的具体情况，明确处理方式、处理责任人、处理时间节点等内容。纠纷处理方式包括协商、调解、仲裁、诉讼等。3.在合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门等相关人员开展工作，提供必要的协助和支持。法务部门应充分发挥专业优势，为合同纠纷处理提供法律支持和服务，维护公司合法权益。4.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向合同管理办公室报告。合同管理办公室应将合同纠纷处理情况进行整理归档，总结经验教训，完善合同管理制度。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行[X]次，不定期抽查根据工作需要随时进行。3.监督检查结束后，合同管理办公室应及时撰写监督检查报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理工作考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理制度执行情况、合同签订