规范单位公章管理制度

PAGE规范单位公章管理制度一、总则（一）目的为加强单位公章管理，维护单位合法权益，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在公务活动中涉及公章使用的相关行为。（三）定义本制度所称公章，是指单位法定名称章、冠以法定名称的合同专用章、财务专用章、业务专用章等具有法律效力的印章。（四）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保使用行为合法有效。2.专人负责原则：指定专人负责公章的保管和使用，明确其职责和权限。3.审批登记原则：公章使用前必须经过严格的审批程序，并进行详细登记。4.安全保密原则：加强公章保管的安全措施，防止公章被盗用、冒用或遗失，确保公章信息安全。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.单位公章的刻制必须严格按照国家有关规定办理，由法定代表人或其授权人提出申请，经上级主管部门批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.刻制公章时，应向刻章单位提供单位法定名称、法定代表人身份证明等相关资料，并确保所提供资料的真实性和合法性。3.刻章单位应按照规定的规格、样式和材质刻制公章，并在公章上刻制防伪标识。（二）启用1.公章刻制完成后，由专人负责领取，并及时进行登记。登记内容包括公章名称、刻制日期、启用日期、领取人等。2.公章启用前，应在单位内部进行公告，明确公章的使用范围、审批程序和保管要求，并将公告内容存档备案。3.启用后的公章应严格按照本制度规定进行管理和使用，不得擅自更改公章的样式、规格或启用时间。三、公章的保管（一）保管人员1.单位应指定专人负责公章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。2.保管人员应与公章使用审批人员相互分离，不得兼任公章使用审批工作；不得将公章交由他人代管。（二）保管场所1.公章应存放在安全可靠的场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.保管场所应设置专门的保险柜或印章箱，并安装监控设备，确保公章存放安全。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管公章，不得随意放置或携带公章外出。如因工作需要确需携带公章外出，必须经单位负责人批准，并采取必要的安全措施。2.保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告单位负责人，并按照规定进行处理。3.保管人员应严格遵守公章使用登记制度，对公章的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用部门、使用事由、批准人等。四、公章的使用（一）使用范围1.单位公章主要用于以下公务活动：以单位名义对外签订的合同、协议、承诺书等法律文件；单位出具的各类证明、介绍信、函件等；单位内部的重要文件、报表、报告等；其他需要加盖公章的公务活动。2.严禁将公章用于任何违法违规或与单位业务无关的活动。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用范围等内容，并经部门负责人签字确认。2.审批：《公章使用申请表》应提交至单位负责人或其授权的审批人进行审批。审批人应根据公章使用规定，对申请事项进行严格审查，确保使用事由合法合规、真实有效。3.登记：经审批同意后，保管人员应在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录使用时间、使用部门、使用事由、批准人、领取人等信息，并要求领取人签字确认。4.使用：领取人应在保管人员的监督下，在规定的文件或材料上加盖公章，并确保盖章位置准确、清晰。盖章完成后，保管人员应及时收回公章，并妥善保管。5.归还：使用完毕后，领取人应及时将使用过的公章及相关文件材料归还保管人员，并在《公章使用登记簿》上签字确认。保管人员应对归还的公章进行检查，确保公章完好无损。（三）特殊情况使用1.如遇紧急情况，无法事先办理审批手续的，使用部门或个人应电话请示单位负责人或其授权的审批人，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，必须经单位法律顾问审核后，方可加盖公章。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因单位名称变更、机构撤销、公章损坏等原因，需要停用公章的，由单位负责人或其授权人提出申请，并经上级主管部门批准后，方可办理停用手续。2.公章停用后，保管人员应及时将停用的公章登记造册，并报单位负责人或其授权人批准后，妥善保管。（二）销毁1.对于停用的公章，应按照国家有关规定进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁时间、销毁方式等内容，并经单位负责人或其授权人批准。2.公章销毁应在单位负责人或其授权人的监督下，由保管人员会同单位纪检监察部门或其他相关部门共同进行。销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保公章无法恢复使用。3.公章销毁后，应填写《公章销毁登记表》，记录销毁时间、销毁方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。销毁登记表应存档备案，保存期限不少于[X]年。六、监督与检查（一）内部监督1.单位纪检监察部门应定期对公章管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查公章的保管、使用、审批等环节是否符合规定要求。2.对于违反公章管理制度的行为，纪检监察部门应及时进行调查处理，并视情节轻重给予相应的纪律处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。（二）外部监督1.单位应主动接受上级主管部门、审计机关、税务机关等相关部门的监督检查，积极配合做好有关工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，单位应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。七、责任追究（一）责任界定1.因保管人员保管不善，导致公章被盗用、冒用或遗失的，保管人员应承担相应的责任。2.因使用部门或个人违规使用公章，造成单位经济损失或其他不良后果的，使用部门或个人应承担主要责任；审批人未严格履行审批职责的，应承担相应的领导责任。3.因单位负责人或其授权人决策失误，导致公章使用不当的，单位负责人或其授权人应承担主要责任。（二）追究方式1.对于违反公章管理制度的责任人员，单位将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过