规范财务档案管理制度

PAGE规范财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务相关的其他资料，如财务预算、财务分析报告、税务申报资料、审计报告等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理公司财务档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理工作，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。财务档案的整理、保管和利用应便于公司内部各部门及外部相关单位查阅和使用。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、税务审计报告、内部审计报告、财务预算、财务分析报告等与财务相关的资料。（二）编号财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号方法如下：1.会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月记字第X号”。2.会计账簿类：总账编号为“总字第X号”，明细账编号为“明字第X号”，日记账编号为“日字第X号”，固定资产卡片按照资产编号顺序编号。3.财务报告类：按照年份和报告期编号，如“20XX年度第X期”。4.其他类：按照资料类别和年份顺序编号，如“银行存款余额调节表20XX年第X号”。三、财务档案的整理与装订（一）整理要求1.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序，连同所附原始凭证一并整理。原始凭证应折叠整齐，大小一致，不得超过记账凭证的范围，并在粘贴单上注明原始凭证的张数和金额。2.会计账簿应按照科目顺序排列，账页应连续编号，不得跳页、缺号。3.财务报告应按照规定的格式和内容进行编制，确保数据准确、内容完整。4.其他类财务资料应按照类别和时间顺序进行整理，确保资料的系统性和完整性。（二）装订要求1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压角、掉页等现象。装订线应在凭证的左上角，装订厚度一般以1.52厘米为宜。2.会计账簿应使用线绳或装订机进行装订，装订应牢固、整齐，封面应加盖单位公章和会计主管人员印章。3.财务报告应按照规定的格式和顺序进行装订，封面应加盖单位公章和法定代表人印章。4.其他类财务资料应根据资料的性质和数量，采用适当的装订方式，确保资料的安全和整齐。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表、税务审计报告、内部审计报告等保管期限根据相关规定执行，财务预算、财务分析报告等保管期限为5年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.财务档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.财务档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、销毁财务档案。如需查阅、复制财务档案，应按照规定的程序办理审批手续。3.财务档案管理人员应定期对财务档案进行整理和归档，确保档案的有序存放。对超过保管期限的财务档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部各部门因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅财务档案的，应出具单位介绍信，并填写《财务档案查阅申请表》，经公司财务部门负责人审批后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅财务档案时，查阅人员应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务档案管理人员同意，并在复印件或摘录件上加盖财务档案专用章。2.查阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还财务档案室，并办理归还手续。（三）借阅范围1.公司内部各部门因工作需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外部单位因特殊情况需要借阅财务档案的，应出具单位介绍信，并填写《财务档案借阅申请表》，经公司财务总监审批后，方可借阅。（四）借阅要求1.借阅财务档案时，借阅人员应填写《财务档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员归还财务档案时，应确保档案的完整性和准确性。财务档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对保管期满的财务档案进行鉴定，由财务部门会同档案管理部门组成鉴定小组，对档案的保管价值进行评估。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对保管期满的财务档案进行逐一审查，确定哪些档案可以销毁，哪些档案仍需继续保管。3.对仍需继续保管的财务档案，应重新确定保管期限，并在档案上注明。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的财务档案，应编制《财务档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《财务档案销毁清册》应经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人和公司法定代表人签字同意后，方可进行销毁。3.财务档案的销毁应指定专人负责，并在销毁现场进行监督。销毁完毕后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认。4.对于涉及未了事项的财务档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。七、财务档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司财务部门负责对各分公司、子公司的财务档案管理工作进行监督检查，档案管理部门负责对财务档案的整理、保管、查阅、借阅等工作进行指导和监督。（二）监督检查内容1.财务档案管理制度的执行情况，包括档案的分类、编号、整理、装订、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.财务档案的真实性、完整性和准确性，是否存在伪造、篡改、隐匿、销毁财务档案等违法行为。3.财务档案管理人员的工作情况，是否具备相应的专业知识和技能，是否严格遵守档案管理规定。（三）监督检查方式1.定期检查：公司财务部门和档案管理部门应定期对各分公司、子公司的财务档案管理工作进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：公司财务部门和档案管理部门可根据工作需要，不定期对各分公司、子公司的财务档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对财务档案管理中的突出问题或重要事项，公司财务部门和档案管理部门可组织专项检查。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求被检查单位限期整改。2.被检查单位应认真落实整改措施，及时