项目印章规范管理制度

PAGE项目印章规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目印章的管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目印章的管理，包括但不限于项目公章、合同专用章、法人章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须符合国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.谨慎使用原则：严格控制印章使用范围和审批程序，避免印章滥用带来的风险。3.专人负责原则：明确印章保管人和使用审批人，确保责任落实到人。4.登记备案原则：对印章使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据项目需要，由项目负责人提出刻制印章申请，经公司相关部门审核后，报公司领导审批。2.审批通过后，由公司指定专人负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，需对印章进行留样，并将留样印章交由公司档案室妥善保管。（二）印章启用1.印章启用前，由公司行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章名称、启用时间、使用范围及保管人等信息。2.印章启用时，需在公司档案室进行登记备案，记录印章启用时间、启用人、使用范围等信息。3.印章启用后，保管人需将印章妥善保管在安全可靠的地方，确保印章安全。三、印章的保管（一）保管人员1.项目印章由专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管人应与印章使用审批人分离，确保印章使用的审批与保管相互独立。（二）保管地点1.印章应保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管地点应保持清洁、干燥，避免印章受到损坏或污染。（三）保管要求1.保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。2.印章使用完毕后，保管人应及时将印章放回保管地点，并确保印章存放安全。3.保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.项目印章仅用于与项目相关的业务活动，包括但不限于项目文件签署、合同签订、协议达成等。2.严禁将项目印章用于与项目无关的业务活动，如个人借款、担保等。（二）使用流程1.用印申请：使用人需填写《项目印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经项目负责人签字确认。2.审批流程：一般事项用印：由项目负责人审批后，即可使用印章。重要事项用印：需经公司相关部门审核后，报公司领导审批。涉及金额较大或风险较高的事项用印：需经公司法律合规部门审核后，报公司领导审批。3.印章使用：审批通过后，保管人根据《项目印章使用申请表》的内容，在用印文件上加盖印章，并确保印章加盖清晰、端正。4.用印登记：保管人需对印章使用情况进行详细登记，记录用印时间、用印人、用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并由用印人签字确认。（三）使用要求1.用印文件必须是经公司审核通过的正式文件，严禁在空白纸张、合同文本等上加盖印章。2.用印文件的内容必须真实、合法、有效，不得擅自修改或伪造用印文件。3.用印人应在规定时间内将用印文件返还保管人，并确保用印文件的安全。4.如发现用印文件存在问题或风险，保管人应及时报告公司领导，并采取相应措施进行处理。五、印章的停用与销毁（一）停用1.项目结束或印章不再使用时，由项目负责人提出印章停用申请，经公司相关部门审核后，报公司领导审批。2.审批通过后，由公司行政部门负责在公司内部发布印章停用通知，明确印章停用时间、停用原因等信息。3.印章停用后，保管人应将印章妥善保管，并停止使用。（二）销毁1.印章停用后，由公司行政部门负责组织对印章进行销毁。2.销毁印章时，需有专人负责监督，并确保销毁过程符合相关法律法规和行业标准。3.印章销毁后，需填写《项目印章销毁登记表》，记录印章销毁时间、销毁方式、监督人等信息，并由监督人签字确认。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对项目印章的管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合本制度的要求。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章保管地点是否安全可靠，保管人是否严格履行保管职责。2.印章使用情况：检查印章使用流程是否规范，用印文件是否真实、合法、有效，用印登记是否完整。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用与销毁流程是否符合规定，印章销毁是否彻底。（三）检查频率公司行政部门定期对项目印章的管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据需要进行不定期抽查。（四）问题处理1.如发现印章管理存在问题，公司行政部门应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改。2.对违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。3.如因印章管理问题给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解