部门公用饭卡规范制度

PAGE部门公用饭卡规范制度一、总则（一）目的为了加强公司部门公用饭卡的管理，规范使用流程，确保饭卡使用的合理性、安全性和透明度，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门公用饭卡的管理与使用。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保饭卡管理合法合规。2.公平公正原则：保障各部门在饭卡使用上的公平权益，杜绝不合理的特殊待遇。3.节约高效原则：鼓励合理使用饭卡资源，避免浪费，提高使用效率。4.透明公开原则：饭卡使用情况应保持透明，接受公司内部监督。二、饭卡管理职责（一）行政部门职责1.负责部门公用饭卡的统一申请、办理、发放与回收工作。2.建立饭卡管理台账，详细记录饭卡的领取、使用、挂失、补办等信息。3.定期与饭卡供应商进行核对，确保饭卡数据的准确性。4.对饭卡使用情况进行监督检查，及时发现和处理违规行为。（二）财务部门职责1.负责审核饭卡充值费用的预算与支出，确保资金使用合理合规。2.定期对饭卡充值费用进行核算，与行政部门核对账目。3.监督饭卡充值资金的安全，防止资金流失。（三）使用部门职责1.负责本部门饭卡的日常管理，指定专人负责饭卡的领取、保管和发放。2.监督本部门员工饭卡的正确使用，教育员工遵守饭卡使用规定。3.配合行政部门做好饭卡的挂失、补办等工作，及时反馈相关信息。三、饭卡申请与办理（一）申请流程1.各部门根据实际工作需要，提前向行政部门提交饭卡申请。申请应注明申请饭卡的数量、使用目的等信息。2.行政部门对申请进行审核，核实申请的合理性与必要性。对于符合条件的申请，予以批准；对于不符合条件的申请，及时反馈并说明原因。（二）办理手续1.行政部门根据批准的申请，统一到饭卡供应商处办理饭卡。办理时需提供准确的人员信息，包括姓名、身份证号码等。2.饭卡办理完成后，行政部门负责将饭卡发放至各使用部门。发放时需填写饭卡发放登记表，由使用部门指定人员签字确认。四、饭卡充值（一）充值方式1.公司采用[具体充值方式，如预充值、定期充值等]的方式为部门公用饭卡充值。2.充值金额根据各部门的实际使用情况和预算安排确定。（二）充值流程1.行政部门定期统计各部门饭卡的使用情况，根据使用情况预估下一期的充值金额，并向财务部门提交充值申请。2.财务部门审核充值申请，确认金额无误后，将充值资金划拨至行政部门指定的饭卡账户。3.行政部门收到充值资金后，及时为各部门公用饭卡进行充值操作，并更新饭卡管理台账。五、饭卡使用规范（一）使用范围部门公用饭卡仅用于公司内部食堂的用餐消费，不得用于其他非食堂消费用途。（二）使用规定1.员工在食堂用餐时，应主动出示饭卡，配合食堂工作人员进行刷卡消费。2.饭卡仅限本人使用，不得转借他人。如有发现转借饭卡的行为，将对转借人和借用人进行相应处罚。3.员工应按照食堂规定的菜品和价格进行消费，不得故意浪费食物。对于浪费行为严重的员工，食堂有权拒绝其使用饭卡消费。4.食堂工作人员应认真核对饭卡信息，确保刷卡消费的准确性。如发现饭卡异常情况，应及时与行政部门联系核实。六、饭卡挂失与补办（一）挂失1.员工发现饭卡丢失或被盗后，应立即向本部门指定的饭卡管理人员报告。2.饭卡管理人员接到挂失报告后，应及时在饭卡管理台账上进行挂失登记，并通知行政部门。3.行政部门在接到挂失通知后，应立即对挂失的饭卡进行冻结处理，防止他人冒用。（二）补办1.挂失后的饭卡如需补办，员工应填写饭卡补办申请表，并提交给本部门负责人签字确认。2.部门负责人审核通过后，将申请表交至行政部门。行政部门核实情况后，为员工办理饭卡补办手续。3.补办饭卡需缴纳一定的补办费用，费用标准按照饭卡供应商的规定执行。补办费用由员工个人承担。七、饭卡监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对各部门公用饭卡的使用情况进行检查，检查内容包括饭卡的使用记录、充值情况、挂失补办情况等。2.各部门应积极配合行政部门的监督检查工作，如实提供饭卡使用相关信息。对于拒绝配合或提供虚假信息的部门，将视情节轻重进行相应处罚。（二）违规处理1.对于发现的饭卡违规使用行为，如转借他人、故意浪费、冒用他人饭卡等，行政部门将根据情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、暂停饭卡使用等。2.对于因饭卡违规使用给公司或他人造成损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。八、饭卡信息管理（一）数据记录行政部门应建立完善的饭卡信息管理系统，详细记录饭卡的申请、办理、充值、使用、挂失、补办等全过程信息。信息记录应准确、完整、及时，以便于查询和统计分析。（二）数据安全1.加强饭卡信息数据的安全管理，采取必要的安全防护措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.饭卡信息管理人员应严格遵守数据保密制度，不得将饭卡信息泄露给无关人员。九、附则（一）解