酒店人事部内务管理规定（范本）

酒店人事部内务管理规定（范本）为规范酒店人事部（以下简称“人事部”）内务管理工作，明确岗位职责、优化工作流程、强化合规管控，保障人事部各项工作高效、有序开展，为酒店运营提供坚实的人力资源支撑，结合酒店行业特点及人事工作实际，制定本规定。本规定适用于人事部全体工作人员，涵盖日常办公、档案管理、招聘配置、薪酬福利、员工关系、培训开发等核心内务，坚持“合规高效、权责明晰、保密严谨、服务优质”原则，推动人事内务工作标准化、规范化、制度化。一、总则（一）核心目标规范人事部日常办公秩序，明确各岗位工作权责，提升工作效率与服务质量，确保人事工作与酒店运营同频共振。强化人事档案、薪酬数据、员工信息等核心资料的保密与合规管理，防范信息泄露、档案丢失等风险，保障酒店与员工双方合法权益。优化人事工作流程，规范招聘、入职、考勤、薪酬、离职等全流程操作，杜绝违规操作与工作疏漏。营造严谨务实、协作高效的部门工作氛围，打造专业、合规、尽责的人事团队，助力酒店人才梯队建设与企业文化落地。（二）适用范围本规定适用于酒店人事部全体在岗人员（含人事经理、招聘专员、薪酬福利专员、员工关系专员、培训专员及行政助理等），涵盖人事部各项内务工作的策划、执行、监督、归档等全流程，同时对人事部与其他部门的协作工作作出明确规范。（三）基本原则合规守法原则：严格遵守《中华人民共和国劳动法》《劳动合同法》等相关法律法规，确保人事工作全流程合法合规，规避法律风险。保密严谨原则：对员工档案、薪酬数据、涉密文件等核心信息严格保密，严禁私自泄露、传播、篡改，规范信息查阅与流转流程。权责对等原则：明确各岗位工作内容与责任边界，做到事事有人管、件件有落实，确保工作衔接顺畅、无推诿扯皮。服务优先原则：立足人事服务职能，主动对接各部门及全体员工，高效响应需求，提升服务满意度，树立人事部专业形象。动态优化原则：结合酒店经营发展、政策更新及工作实际，定期修订完善本规定，确保内容适配实际工作需求。二、岗位职责规范（一）人事经理岗位职责统筹人事部全面工作，制定部门年度工作计划、工作目标及预算，组织推进并监督落实，定期向酒店管理层汇报工作进展。负责部门团队建设与管理，明确各岗位权责，组织开展业务培训与绩效考核，提升团队专业能力与工作效率。审核人事核心工作流程与文件，包括招聘方案、薪酬福利调整、劳动合同签订/解除、员工奖惩等，确保合规性与合理性。统筹酒店人才梯队建设、企业文化落地及员工关系管理，协调处理重大劳动纠纷、员工投诉等疑难问题。对接酒店各部门，协调人事工作与业务工作的衔接，优化人力资源配置，为各部门提供专业人事支持。负责部门内务监督与管控，确保办公秩序、档案管理、保密工作等符合本规定要求，及时纠正违规行为。（二）招聘配置专员岗位职责对接各部门招聘需求，制定招聘计划，通过线上线下渠道发布招聘信息，筛选简历、组织面试、背景调查等工作。负责新员工入职引导，办理入职手续（信息登记、档案建立、劳动合同签订、岗位适配对接等），跟踪新员工试用期表现，协助办理转正手续。维护招聘渠道，建立酒店人才储备库，优化招聘流程，提升招聘效率与招聘质量。负责招聘相关资料的整理、归档，包括简历、面试评估表、入职登记表等，确保资料完整可追溯。配合人事经理开展人才梯队建设相关工作，参与酒店内部岗位调配、晋升选拔等工作。（三）薪酬福利专员岗位职责负责酒店员工考勤数据的汇总、审核，核对考勤异常情况，确保考勤数据准确无误，作为薪酬核算依据。严格按照薪酬制度及劳动合同约定，核算员工工资、奖金、津贴、加班费等，编制薪酬报表，经审核后对接财务部门发放。负责员工社会保险、住房公积金的参保、停保、补缴及基数调整等工作，对接社保、公积金部门处理相关事务。管理员工薪酬福利相关档案，包括薪酬核算表、社保缴费凭证、福利发放记录等，确保数据保密与档案完整。解答员工关于薪酬福利、社保公积金的咨询，协助处理薪酬福利相关异议与问题。（四）员工关系与培训专员岗位职责负责员工劳动合同的签订、续签、解除、终止等工作，规范合同管理流程，及时更新劳动合同台账。负责员工离职手续办理，包括离职面谈、工作交接监督、薪酬结算、社保停保等，整理离职原因分析报告。协调处理员工投诉、劳动纠纷，建立员工沟通机制，维护和谐稳定的员工关系，定期组织员工关怀活动。制定酒店年度培训计划，组织开展新员工培训、岗位技能培训、企业文化培训等各类培训活动，跟踪培训效果，建立培训档案。负责员工绩效考核数据的收集、汇总，协助人事经理开展绩效考核工作，反馈考核结果并督促整改。负责员工奖惩、评优评先等工作的组织实施，整理相关资料并归档。（五）人事行政助理岗位职责负责人事部日常办公事务，包括文件收发、整理、归档，会议通知、纪要撰写，办公用品申领、发放与管理。负责员工档案的统一管理，包括档案的收集、整理、保管、借阅、归档等，确保档案合规存放与安全。协助各岗位开展工作，负责部门数据统计、报表编制、信息录入等事务性工作，保障部门高效运转。负责人事部办公区域的环境卫生、物品摆放、安全管控等工作，维护良好办公秩序。完成人事部经理交办的其他内务工作。三、日常办公管理（一）办公秩序管理严格遵守酒店考勤制度，按时上下班，不迟到、早退、旷工，请假、调休需按规定流程办理手续，严禁代打卡。办公时间专注工作，严禁从事与工作无关的事项（如玩手机、闲聊、浏览无关网页、处理私人事务等），提升工作效率。保持办公区域整洁有序，桌面文件、办公用品摆放规范，下班前整理桌面，关闭电脑、电灯、空调等设备，锁好抽屉、门窗，做好安全防范。遵守酒店着装规范，佩戴工牌，保持仪容仪表整洁得体，展现人事团队专业形象。办公区域保持安静，沟通工作轻声交流，避免喧哗，不影响他人办公；接待来访人员（应聘者、员工等）热情礼貌，引导至指定区域沟通，做好接待记录。（二）文件与办公用品管理文件管理需遵循“分类归档、专人保管、便于检索”原则，纸质文件按类别（招聘、薪酬、合同、培训等）整理归档，电子文件建立规范文件夹目录，定期备份，防止数据丢失。涉密文件（薪酬数据、核心档案、涉密会议纪要等）需单独存放于加密文件柜，标注“涉密”标识，严格控制查阅权限，借阅需按流程登记，使用后及时归还。办公用品实行按需申领、定额发放制度，由人事行政助理统一管理，建立领用台账，杜绝浪费；废旧文件、办公用品需分类处理，涉密文件需粉碎销毁，不随意丢弃。对外发放、上报的人事文件（通知、报表、合同等），需经部门负责人审核签字后方可发出，确保内容准确、合规。（三）沟通协作管理部门内部建立常态化沟通机制，每日召开简短晨会明确当日工作，每周开展工作复盘，协调解决工作衔接中的问题。跨岗位协作工作需明确责任人、完成时限及工作标准，主动对接、密切配合，确保工作顺利推进；遇到问题及时沟通，不拖延、不推诿。对接其他部门开展工作时，主动说明工作需求与时间节点，耐心解答疑问，积极协调配合，提升跨部门协作效率。工作信息传递需及时、准确，重要事项（如人事政策调整、通知公告等）需以书面形式确认，避免信息偏差。四、人事档案管理（一）档案建立与收集新员工入职当日，需收集其身份证复印件、学历证书、职业资格证书、离职证明、体检报告等相关资料，填写《员工入职登记表》，建立个人人事档案，确保资料真实、完整。员工人事档案需涵盖入职、考勤、薪酬、社保、劳动合同、培训、考核、奖惩、晋升、离职等全周期资料，及时补充更新，确保档案与员工实际情况一致。档案资料需经核实无误后归档，严禁接收虚假资料；对存在疑问的资料，及时与员工本人或相关部门核实，确保档案真实性。（二）档案保管与存放员工人事档案实行集中保管，由人事行政助理专人负责，存放于专用档案柜，档案柜需加锁，存放环境保持干燥、通风、避光，防止档案受潮、霉变、损坏。建立档案管理台账，详细记录档案编号、员工姓名、档案内容、归档日期、保管人等信息，便于检索与管理；电子档案需加密存储，设置访问权限，定期备份。档案保管期限需符合相关规定，在职员工档案长期保管，离职员工档案自离职之日起保管至少2年，期满后按规定流程销毁，做好销毁记录。严禁私自涂改、抽取、损毁档案资料，若需补充、更正档案内容，需经部门负责人批准，由专人操作，注明修改原因、修改人及修改日期。（三）档案查阅与借阅内部查阅档案需履行审批手续，部门内部岗位因工作需要查阅的，经人事经理批准；其他部门查阅的，需出具书面申请，经人事部及相关部门负责人批准后方可查阅。查阅档案需在人事部指定区域进行，严禁带出办公区域，查阅时不得涂改、勾画、抽取档案资料，查阅后及时归还，由档案保管人核对无误后登记归档。档案借阅需履行严格登记手续，注明借阅人、借阅事由、借阅期限、归还日期等，借阅期限一般不超过3个工作日，逾期需办理续借手续；借阅档案需妥善保管，防止丢失、损毁。外部单位（如社保部门、公安部门、司法机关等）查阅档案，需出示有效执法证件及相关文书，经酒店管理层批准后，由人事部专人陪同查阅，严格控制查阅范围，做好查阅记录。严禁私自复制档案资料，因工作需要复制的，需经部门负责人批准，复制后妥善保管，不得传播、泄露。五、核心工作流程规范（一）招聘入职流程需求对接：各部门提交《招聘需求申请表》，注明岗位名称、任职要求、招聘人数、到岗时间等，经人事部审核、酒店管理层批准后，启动招聘工作。招聘实施：招聘专员发布招聘信息，筛选简历，组织初试，初试合格后推荐给用人部门复试，复试合格后开展背景调查（关键岗位），确定拟录用人员。入职办理：拟录用人员到岗后，填写《员工入职登记表》，提交相关资料，签订劳动合同及保密协议，办理工牌、考勤登记、宿舍入住（如有）等手续，引导熟悉酒店环境及岗位职责。入职跟踪：新员工试用期内，招聘专员定期跟踪其工作表现，协调解决适配问题，试用期届满前，督促用人部门开展转正考核，办理转正或辞退手续。（二）薪酬核算流程考勤汇总：每月结束后3个工作日内，薪酬福利专员汇总各部门考勤数据，核对考勤异常情况，形成《月度考勤报表》，经各部门负责人及人事经理审核签字。薪酬核算：根据考勤数据、薪酬制度及劳动合同约定，核算员工当月工资、奖金、津贴、加班费等，扣除社保、公积金个人部分及个税，编制《月度薪酬报表》。薪酬审批：《月度薪酬报表》经人事经理审核、酒店财务负责人及管理层审批后，提交财务部门发放工资。薪酬发放：财务部门发放工资后，薪酬福利专员及时将工资条发放给员工，解答员工薪酬相关疑问，处理薪酬核算误差。（三）劳动合同管理流程合同签订：新员工入职后1个月内，员工关系专员与员工签订劳动合同，明确劳动合同期限、试用期、工作内容、薪酬福利、双方权利义务等内容，一式两份，员工签字、酒店盖章后，双方各执一份。合同续签：劳动合同期满前30天，员工关系专员核对员工表现，与用人部门沟通后，确定是否续签，续签的及时签订《劳动合同续签协议》，不续签的提前通知员工，办理离职手续。合同解除/终止：员工主动离职、酒店辞退、合同到期不续签等情况，员工关系专员按规定办理劳动合同解除/终止手续，出具离职证明，明确双方权利义务终止事宜，整理相关资料归档。合同台账：建立劳动合同管理台账，详细记录员工姓名、合同期限、签订日期、续签情况、解除/终止日期等信息，定期更新，确保台账与实际一致。（四）离职管理流程离职申请：员工主动离职需提前30天（试用期提前3天）提交书面《离职申请书》，经部门负责人、人事经理审核批准后，启动离职流程。工作交接：员工凭批准后的《离职申请书》办理工作交接，填写《工作交接清单》，交接工作内容、物品、资料等，经接手人、部门负责人签字确认。离职面谈：员工关系专员与离职员工开展离职面谈，了解离职原因、工作反馈等，填写《离职面谈记录表》，为酒店优化管理提供参考。手续办理：员工关系专员办理离职后续手续，包括薪酬结算、社保停保、工牌回收、宿舍退住（如有）等，出具离职证明。档案归档：整理离职员工档案，包括离职申请书、工作交接清单、离职面谈记录表、离职证明存根等，按规定保管。六、保密管理（一）保密范围员工核心信息：包括员工身份证号、联系方式、家庭住址、学历、薪酬数据、社保信息、健康状况等个人隐私信息。酒店人事涉密文件：包括薪酬制度、绩效考核方案、招聘计划、员工档案、劳动合同、劳动纠纷处理记录、涉密会议纪要等。酒店经营涉密信息：包括组织架构、人才战略、培训计划、员工奖惩情况等与酒店经营管理相关的敏感信息。其他需保密的信息：包括酒店交办的涉密任务、与第三方合作涉及的敏感信息等。（二）保密要求人事部工作人员需严格遵守保密规定，严禁私自泄露、传播、出售、非法提供保密信息，不得在公共场合谈论涉密内容。涉密文件、资料需单独保管，电子涉密信息需加密存储，设置访问权限，离职时需全部移交，不得私自留存、复制。查阅、借阅涉密资料需履行审批手续，使用后及时归还，不得带出办公区域，严禁私自复制、摘抄。电脑、手机、U盘等存储设备需设置密码，妥善保管，不得转借他人使用，防止涉密信息泄露；废旧存储设备需彻底销毁数据后再处理。严禁将涉密信息告知无关人员，包括亲友、非相关同事等，若因工作需要传递，需通过加密渠道，确保信息安全。七、监督考核与违规处理（一）监督考核人事经理作为部门内务管理第一责任人，每日对部门办公秩序、工作流程、档案管理、保密工作等进行监督检查，及时发现并纠正问题，做好检查记录。每月将内务管理执行情况纳入员工绩效考核，考核结果与薪酬、奖金、评优评先挂钩，激励员工严格遵守本规定。定期开展内务管理自查工作，每季度至少1次，针对存在的问题制定整改方案，限期整改，不断优化内务管理水平。（二）违规处理工作人员存在轻微违规行为（如办公秩序混乱、文件摆放不规范、工作推诿等）的，给予批评教育、绩效扣分处理，责令限期整改。存在中度违规行为（如档案保管不