合同审批及管理全流程标准手册

合同审批及管理全流程标准手册一、手册概述编制目的为规范企业合同全生命周期管理，明确各环节职责分工，防范合同风险，提高合同管理效率，保障企业合法权益，特制定本手册。本手册旨在为合同发起、审批、签署、履行、变更及归档等各阶段提供标准化操作指引，保证合同管理流程合规、高效、可控。适用范围与业务场景本手册适用于企业所有对外合同的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。涵盖合同从需求提出至归档完毕的全流程管理，适用于企业各部门、各分支机构的合同经办人员、审批人员及管理人员。具体业务场景包括：业务部门因业务开展需对外签订合同时；法务部门需对合同条款进行合规性审查时；财务部门需对合同金额、付款方式等进行财务审核时；管理层需对重大合同进行决策审批时；合同履行过程中需变更、解除或终止合同时；合同履行完毕需归档保存时。二、合同全流程管理阶段划分与操作指引（一）合同发起与起草阶段操作步骤需求提报与资料收集业务部门根据业务需求，明确合同签订目的、合作方基本信息（如名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、核心条款（如金额、履行期限、付款方式等），填写《合同立项申请表》（见模板1），经部门负责人*审批后，发起合同流程。收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明书、授权委托书等），保证合作方合法存续且具备履约能力。合同文本起草业务部门根据合作需求，参考企业标准合同模板（如无模板，可参考行业示范文本）起草合同文本。合同内容应包括但不限于：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心条款。涉及专业技术条款的，需附技术附件（如技术规格、服务标准等），由技术部门*审核确认。内部会签（如需）合同内容涉及跨部门协作的（如采购合同需仓储部门确认收货标准，服务合同需使用部门确认服务需求），应组织相关部门进行内部会签，保证条款无遗漏或冲突。注意事项合作方主体资格审查：需核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证）等文件的真实性及有效性，避免与无资质或存续异常的主体签订合同。合同条款完整性：核心条款不得缺失，尤其是违约责任、争议解决方式等条款，需明确具体，避免模糊表述（如“违约方承担相应责任”应明确违约金计算方式或损失赔偿范围）。法律风险规避：禁止在合同中约定“霸王条款”，避免违反法律强制性规定（如“争议解决方式”不得约定与合同无关的法院或仲裁机构）。（二）合同审批阶段操作步骤发起审批流程合同起草完成后，通过企业OA系统或合同管理平台发起审批流程，依次提交至部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导及总经理（根据合同金额或重要性确定审批层级）。部门审核部门负责人：审核合同的业务必要性、合作方匹配度、条款是否符合部门预算及业务目标，签署审核意见。法务部门：重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性，排查法律风险（如格式条款效力、知识产权归属、保密义务等），提出修改建议并跟踪落实。财务部门：审核合同金额准确性、付款方式合理性、资金安排是否符合企业财务制度，涉及大额资金支付的，需评估企业现金流状况。领导审批分管领导：审核合同是否符合企业战略规划及部门年度目标，审批权限内的合同签署；超出权限的，提交总经理审批。总经理：对重大合同（如金额超过[具体金额]或涉及核心业务的合同）进行最终决策，签署审批意见。审批意见处理审批过程中如提出修改意见，起草部门需根据意见调整合同文本，重新发起审批直至所有审批节点通过。审批通过后，系统《合同审批流程表》（见模板2），作为合同签署依据。注意事项审批权限：严格按照企业《合同管理办法》规定的审批权限执行，不得越级审批或简化审批流程。审批时限：各部门应在收到审批任务后[具体时限，如2个工作日]内完成审核，紧急合同可加急处理，但需保证审核质量。意见反馈：审批人需明确、具体地提出修改意见，避免使用“同意”“再看”等模糊表述；起草部门需对未采纳的修改意见进行说明，保证审批留痕。（三）合同签署与用印阶段操作步骤用印申请审批通过后，起草部门填写《合同用印申请表》（见模板3），附《合同审批流程表》、合同文本正本（一式[具体份数，如四份]，双方各执[份数]，企业存档[份数]）及合作方主体资格证明材料，提交至行政部（或用印管理部门）。用印审核与登记行政部核对用印申请材料是否齐全、审批流程是否完整、合同文本与审批版本是否一致，确认无误后安排用印。用印时需在合同指定位置（如法定代表人签字处、骑缝章处）加盖企业公章或合同专用章，保证清晰、完整。用印完成后，行政部在《合同用印登记簿》中记录合同名称、编号、用印日期、份数、经办人等信息。合同分发与送达合同签署完毕后，起草部门按约定份数分发合同文本，其中正本[份数]交合作方，副本[份数]留存企业（原件由行政部或档案管理部门统一保管，副本交业务部门、财务部门等使用）。采用电子签署的，需通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签名/印章的合法性和有效性，同时保存电子合同及签署过程日志。注意事项用印规范：严禁在空白合同、空白协议或审批未通过的文本上用印；公章与合同专用章不得混用，合同专用章仅限于签订合同使用。签署主体：合同应由法定代表人或其授权的代理人签署，授权代理人需提供授权委托书（见模板4），并在授权范围内行使权利。合同份数：保证合同正副本份数满足业务及归档需求，关键合同（如不动产买卖、重大采购）建议办理公证或见证，增强法律效力。（四）合同履行与变更阶段操作步骤履行跟踪与记录业务部门为合同履行第一责任人，需指定专人跟踪合同履行进度，包括对方履行情况（如交付时间、质量标准）及己方履行义务（如付款、验收），填写《合同履行跟踪表》（见模板5），记录关键节点（如发货日期、验收日期、付款日期）及履行异常情况（如延迟交付、质量瑕疵）。验收与确认合同涉及货物交付的，业务部门需会同仓储、质检部门进行验收，出具《验收报告》（需注明验收结果、数量、质量等）；涉及服务提供的，由使用部门出具《服务确认函》，确认服务内容、质量及完成时间。验收报告或确认函需经双方签字盖章（或电子签署）后存档。付款申请财务部门根据合同约定的付款条件（如“验收合格后10个工作日内支付”）及验收报告/服务确认函，审核付款申请材料，安排资金支付。付款时需备注合同编号，便于后续对账。合同变更与解除履行过程中如需变更合同内容（如金额、履行期限、标的物等），双方应协商一致并签订《合同变更协议》（见模板6），履行原审批流程及用印程序；需解除合同的，应依据合同约定或法律规定，由提出方提交《合同解除申请表》，说明解除原因，经双方协商一致并签署《合同解除协议》，明确责任划分（如已履行部分的处理、违约赔偿等）。注意事项履行监控：业务部门需定期向部门负责人及法务部门汇报合同履行情况，出现履行异常（如对方违约、不可抗力事件）时，应在[具体时限，如1个工作日]内上报，及时采取应对措施（如发函催告、协商变更、主张违约责任等）。变更约束：任何口头或非书面形式的合同变更均无效，必须签订书面变更协议并履行审批程序；证据留存：履行过程中形成的所有书面材料（如验收报告、沟通函件、付款凭证等）需妥善保存，作为解决争议或主张权利的依据。（五）合同归档与后续管理阶段操作步骤合同整理与编号合同履行完毕或终止后，业务部门负责收集合同正本、审批流程表、用印申请表、履行跟踪表、验收报告、付款凭证等所有相关材料，整理成套，填写《合同归档清单》（见模板7）。档案管理部门（或行政部）对归档合同进行统一编号（编号规则：[年份]-[部门代码]-[合同类型代码]-[流水号]），录入企业档案管理系统。档案保管与查阅合同档案原件由档案管理部门存放于专用档案柜，采取防火、防潮、防虫等措施，保证档案安全；电子档案需存储于企业指定的服务器或云端，定期备份，防止丢失。因业务需要查阅合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅，严禁擅自复制、带出档案室。档案借阅与销毁合同档案保管期限根据合同类型及法律规定确定（如采购合同保管期限不少于[具体年限，如5年]，重要合同如不动产买卖合同保管期限不少于[具体年限，如长期]）；保管期限届满需销毁的，由档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，经法务部门、财务部门及分管领导审批后，由两人以上共同监销，销毁过程记录存档。注意事项归档时限：合同履行完毕或终止后[具体时限，如15个工作日]内完成归档，保证材料完整、有序；电子档案：电子合同需与纸质档案同步归档，电子签名/印章需通过第三方平台进行时间戳认证，保证其不可篡改性；档案保密：涉及企业商业秘密的合同档案，需严格控制查阅权限，查阅人员需签订《保密承诺书》，不得泄露档案内容。三、常用模板与表单规范模板1：合同立项申请表申请部门申请日期年月日合同名称合作方名称业务背景与目的（简要说明签订合同的业务需求、预期目标等）合同主要内容□采购□销售□服务□租赁□其他：________标的：________；金额：________元；履行期限：________部门负责人意见签字：________日期：________备注模板2：合同审批流程表合同名称编号合作方签订日期年月日审批环节审批人审批意见审批日期部门负责人年月日法务部门年月日财务部门年月日分管领导年月日总经理年月日备注模板3：合同用印申请表申请部门申请日期年月日合同名称合同编号用印份数□正本_份□副本_份用印类型□公章□合同专用章用印事由附件清单□合同审批流程表□合作方资质文件□其他：________部门负责人意见签字：________日期：________行政部意见签字：________日期：________模板4：授权委托书授权人（企业名称）统一社会信用代码受托人姓名证件号码号授权事项（具体授权范围，如“代表我方与XX公司签订XX合同，处理合同履行、变更、解除等相关事宜”）授权期限自_年_月_日起至_年__月__日止授权人声明我方保证本授权委托书内容真实有效，受托人在上述授权范围内所签署的文件及行为，我方均予以承认。授权人（盖章）法定代表人（签字）：________日期：____年__月__日模板5：合同履行跟踪表合同名称合同编号合作方履行期限跟踪节点计划日期实际日期履行情况交付/服务启动验收/确认付款其他关键节点跟踪人记录日期年月日模板6：合同变更协议原合同名称原合同编号变更内容□金额调整：原________元变更为________元□履行期限：原_年_月_日至_年__月日变更为年_月日至年_月日□其他：变更原因双方约定本变更协议为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力，原合同其他条款不变。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人（签字）：________法定代表人（签字）：________日期：____年__月日日期：__年__月__日模板7：合同归档清单合同名称合同编号归档部门归档日期年月日序号材料名称份数备注（如正/副本）1合同正本2合同审批流程表3合同用印申请表4履行跟踪表5验收报告/服务确认函6付款凭证7其他：________整理人档案管理员四、关键注意事项汇总主体资格审查：合作方必须是依法注册并有效存续的企业，需核实其营业执照、资质证书等文件，避免与“三无”主体合作。条款严谨性