采购流程管理与审批规范模板

采购流程管理与审批规范模板一、适用范围与典型应用场景本规范适用于各类企业、事业单位及其他组织的日常采购活动管理，涵盖办公物资、生产物料、服务外包（如咨询、维护）、低值易耗品等各类采购需求。典型场景包括：新员工入职采购办公设备、生产部门补充原材料、行政部门采购日常耗材、项目外包服务采购等。通过标准化流程，保证采购活动合规、高效、透明，降低运营风险，控制采购成本。二、采购流程全环节操作指引（一）需求提出与初步审批需求发起：各部门根据实际工作需要，由需求人填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等信息，并附相关技术参数或需求说明（如设备配置要求、服务内容描述等）。部门审核：需求部门负责人（如*部门经理）对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字批准。预算复核：对于超出部门月度/季度预算的采购需求，需提交财务部门（*财务主管）进行预算额度复核，确认是否可动用预留预算或需调整预算计划。（二）采购方式确定与供应商选择采购方式匹配：采购部门（*采购专员）根据采购金额、物品/服务特性及组织内控制度，确定采购方式：公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化程度高的采购项目，需通过公开招标平台发布采购公告，接受3家及以上供应商投标。询价比价：适用于金额中等（如1万-10万元）的采购项目，向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后选择最优供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务）或紧急采购（如突发故障需立即更换的设备），需经分管领导（*分管副总）审批。供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如3C认证、行业许可证）、经营状况、过往合作业绩等进行核查，保证供应商具备合法供货能力。供应商确定：采购部门编制《供应商评估表》，结合价格、资质、服务等因素综合评分，确定最终供应商，报采购部门负责人（*采购经理）审批。（三）采购订单与合同签订订单编制：审批通过后，采购专员向供应商下达《采购订单》，明确物品/服务名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准及违约责任等条款。合同签订：对于金额较大（如≥5万元）或长期合作项目，需签订正式采购合同。合同由采购部门起草，法务部门（*法务专员，如设）审核条款合规性，经双方签字盖章后生效；小额采购可凭采购订单执行，无需签订正式合同。（四）交付验收与入库货物/服务交付：供应商按约定时间交付采购物品/服务，采购专员核对送货单信息与采购订单是否一致（品名、数量、规格等），确认无误后签收。质量与数量验收：实物验收：需求部门联合仓储部门（仓库管理员）对物品数量、外观、功能等进行检验，必要时可邀请技术部门（技术工程师）参与专业测试，保证符合需求说明。服务验收：对于服务类采购，由需求部门根据服务标准（如响应时间、完成效果）验收，填写《服务验收确认单》。入库登记：验收合格的物品，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；不合格物品需及时与供应商沟通，办理退换货或索赔事宜。（五）付款结算与财务归档发票核对：供应商开具合规票据（如增值税发票），采购专员核对发票信息与采购订单、入库单是否一致（金额、项目名称等），提交财务部门审核。付款申请：财务部门审核无误后，由采购专员填写《付款申请单》，附采购订单、验收单、发票等单据，按审批流程报批（如：采购经理→财务主管→分管领导→总经理）。款项支付：审批通过后，财务部门通过银行转账或支票方式支付款项，并保留支付凭证。资料归档：采购专员将采购全流程资料（申请单、审批记录、采购订单、合同、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年（按组织内档案管理规定执行）。三、核心流程配套表单模板表1：采购申请单申请部门申请日期申请人联系方式采购物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预算金额（元）资金来源□部门预算□专项预算□其他用途说明（附技术参数或需求文档）需求部门负责人意见：签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务部门意见（预算复核）：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：总经理意见（如需）：签字：日期：表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式地址采购项目名称评估日期评估方式□招标□询价□单一来源评估维度评分标准（总分100分）得分备注资质合规（20分）营业执照、行业资质齐全且有效，得20分；缺一项扣5分价格（30分）以最低报价为基准，每高于1%扣2分，最低得30分质量保障（25分）过往合作无质量投诉，提供质保承诺，得25分；每项不符扣5分交付能力（15分）承诺交期≤需求时间，物流方案合理，得15分；延迟1天扣3分服务能力（10分）售后响应及时（如24小时内响应），得10分；不符酌情扣分综合得分评估结论：□推荐采用□不推荐采用理由：评估人：采购部门负责人：日期：表3：入库单入库日期入库单号供应商名称采购订单号物品名称规格型号单位数量验收数量验收结果□合格□不合格（不合格说明：）仓库管理员签字：需求部门验收人：日期：备注：表4：付款申请单申请部门申请日期申请人采购订单号供应商名称付款金额（元）付款方式□银行转账□支票□其他付款事由（附采购订单号、验收单号）附单据：□采购订单□验收单□发票□合同□其他采购部门意见：签字：日期：财务部门审核：签字：日期：分管领导审批：签字：日期：总经理审批（如需）：签字：日期：四、执行关键要点与风险提示需求真实性把控：需求部门需对采购需求的必要性负责，严禁虚假采购或超实际需求申领；采购部门定期核查各部门采购频次与库存，避免重复采购或积压浪费。采购方式合规性：严格按照金额和类型匹配采购方式，严禁化整为零规避招标；询价比价过程需留存供应商报价记录，保证价格公允。供应商动态管理：建立合格供应商名录，每年对供应商合作表现（质量、交期、服务）进行复评，淘汰不合格供应商，引入优质新供应商。验收环节责任到人：验收需由需求部门、仓库部门（或使用部门）共同参与，签字确认后视为验收完成；严禁未验收先入