合同管理与审核流程规范手册

合同管理与审核流程规范手册一、适用范围与业务场景本规范手册适用于企业各类经济合同的起草、审核、签署、履行及归档全流程管理，涵盖但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。业务场景包括但不限于：企业日常生产经营中与供应商、客户、合作伙伴签订的商业合作类合同；涉及资产转让、技术许可、知识产权等专项事务的合同；内部部门间资源调配、服务委托等协作类协议。参与部门包括业务发起部门、法务部、财务部、分管领导及管理层，保证合同管理全流程合规、高效。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同发起与需求提报发起主体：业务部门根据业务需求（如采购、销售、合作等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、金额、履行期限、核心需求等关键内容。材料准备：业务部门需提供合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等）、前期沟通记录（如谈判纪要、邮件往来）、技术规格书（如涉及）等支撑材料，保证需求真实、可行。内部审批：《合同需求申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至法务部及财务部预审，重点确认合同主体合法性、需求合规性及预算匹配性。（二）合同起草与内容填充起草主体：法务部牵头，业务部门配合，根据已审批的《合同需求申请表》及合作方协商结果，使用企业标准合同模板起草合同文本。核心内容要求：合同双方主体信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人姓名、联系方式等需准确无误；合同标的：明确产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准等；权利义务：双方的权利、义务、履行期限、地点、方式需清晰界定；付款条款：明确金额、币种、支付方式（如电汇、承兑汇票）、付款节点（如预付款、到货款、质保金）、发票要求（如类型、开具时间）；违约责任：约定违约情形、违约金计算方式及争议解决方式（如仲裁、诉讼）；其他特殊条款：根据业务性质补充保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。文本核对：业务部门对合同中的技术参数、商务条款进行核对，保证与需求一致；法务部对法律条款、风险点进行审核，形成《合同起草说明》。（三）合同审核与风险控制合同审核实行“分级分类、多部门协同”原则，审核流程及要点审核环节责任部门审核要点时限要求业务初审业务部门核对合同内容与需求一致性，确认合作方履约能力（如历史合作记录、资质状态）1个工作日法务审核法务部审查合同主体合法性、条款完备性、法律风险（如免责条款、管辖约定）、合规性2-3个工作日财务审核财务部审核金额准确性、付款方式合理性、发票合规性、税务处理及财务风险控制1-2个工作日分管领导审批分管业务/法务领导综合审核业务必要性、部门意见及整体风险，签署审批意见1个工作日管理层终审总经理/董事会涉及重大金额（如超过XX万元）、战略合作的合同，需管理层最终决策2-3个工作日审核反馈机制：审核部门需在《合同审核表》中明确标注修改意见，反馈至起草部门；起草部门根据意见修订后，重新提交审核，直至所有部门审核通过。（四）合同签署与用印管理签署准备：审核通过的合同文本，由法务部统一编号（格式：XX合字〔年份〕第XX号），填写《合同签署用印申请表》，附审核通过的《合同审核表》及最终版合同文本。用印审批：《合同签署用印申请表》经法务部负责人、分管领导审批后，提交至行政部（或指定用印管理部门）。签署规范：企业法定代表人签署的合同，需提供法定代表人证件号码明；授权代表人签署的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、权限及期限）；合同签署需采用书面形式，双方签字/盖章处需清晰、完整，企业公章需为合同专用章或公章（禁止使用财务章、部门章）；涉及多页合同的，需加盖骑缝章。签署后交付：合同签署完成后，原件由行政部（或法务部）统一收取，业务部门可根据需要领取复印件，合作方提供的合同原件需归入合同档案。（五）合同履行与过程跟踪履行责任：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收、付款节点），及时向法务部、财务部反馈履行情况。风险预警：若发觉合作方可能存在违约风险（如延迟交付、质量不达标），业务部门需在1个工作日内提交《合同履行风险报告》，说明风险情况及应对建议，报分管领导审批。变更与解除：合同履行过程中需变更或解除的，由双方协商一致并签订《合同变更/补充协议》或《合同解除协议》，协议签署流程参照原合同审核流程；若因合作方原因导致合同无法履行，业务部门需收集相关证据（如催告函、验收不合格报告），通过法律途径维护企业权益。（六）合同归档与资料管理归档责任：合同履行完毕或终止后，由业务部门在10个工作日内收集合同正本、签署附件（如授权委托书、补充协议）、履行凭证（如验收单、付款凭证）、沟通记录等资料，填写《合同归档清单》，移交至法务部（或档案管理部门）。归档要求：合同资料需按“一合同一档”原则整理，使用档案盒统一存放，标注合同编号、名称、签署日期；电子版合同需存储于企业指定服务器，与纸质版档案同步管理，保证可追溯；合同保管期限：一般合同不少于10年，重大战略合同、知识产权合同不少于20年，保管期限届满后按规定销毁。三、常用模板与表单（一）合同需求申请表申请部门申请日期合同名称（暂定）业务需求简述（说明合作背景、目的、需达成的目标）合作方信息名称：统一社会信用代码：联系人：联系方式：合同核心要素标的：数量/规格：金额（大写/小写）：履行期限：附件清单□合作方资质证明□技术规格书□谈判纪要□其他：部门负责人意见签字：日期：（二）合同审核表合同编号审核环节审核部门审核人审核日期业务初审意见（对需求一致性、合作方履约能力的审核意见）法务审核意见（对合法性、条款完备性、法律风险的审核意见及修改建议）财务审核意见（对金额、付款方式、税务合规性的审核意见）分管领导审批（综合审核意见及决策）管理层终审（重大合同最终决策）（三）合同归档清单合同编号合同名称签署日期合作方名称归档日期档案盒编号附件清单□合同正本□补充协议□验收单□付款凭证□沟通记录归档人审核人四、关键风险控制与操作要点主体资格风险：合作方需为合法存续的企业或组织，业务部门需核验其营业执照、相关资质证书（如行业许可证），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款完整性风险：合同中需明确双方权利义务、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款，避免使用“按惯例”“另行约定”等模糊表述，防止条款歧义引发纠纷。审核时效风险：各部门需在规定时限内完成审核，紧急合同可启动“加急审核流程”，但需经分管领导审批，保证审核质量不受影响。用印管理风险：合同用印前需完成所有审核流程，严禁在空白合同或未审核合同上盖章；用印后由行政部登记用印台账，记录用印日期、合同编号、用印人等信息。保密与合规风险：合同涉及商业秘密的，需明保证密条款及违约责任；合同内容需符合法律法规及行业监管要求，禁止签订违法违规合