数字档案馆建设服务合同

数字档案馆建设服务合同鉴于甲方希望建设一个现代化的数字档案馆，以实现档案的数字化管理、长期保存和高效利用，而乙方具备数字档案馆建设所需的专业技术、经验和服务能力，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方建设数字档案馆服务事宜，达成如下协议：

**第一条项目概况**

1.1项目名称：数字档案馆建设项目

1.2项目内容：乙方为甲方提供数字档案馆建设的整体解决方案，包括但不限于档案数字化采集、数据存储与管理、档案信息检索、系统开发与集成、网络安全保障、用户培训等服务。

1.3项目地点：甲方指定的档案存放地点

1.4项目周期：自合同签订之日起至项目竣工验收之日止，预计为____个月。

**第二条双方责任**

2.1甲方责任：

（1）提供项目所需的档案资料，并保证资料的真实性、完整性和合法性。

（2）指定专门的项目负责人和联络人，负责与乙方沟通协调，并提供必要的工作条件。

（3）按照合同约定支付项目款项。

（4）配合乙方进行项目验收，并对验收结果签字确认。

2.2乙方责任：

（1）根据甲方的需求，制定数字档案馆建设方案，并报甲方审核。

（2）按照经甲方审核通过的方案，组织项目团队进行项目建设，确保项目质量符合国家相关标准和规范。

（3）负责档案数字化采集、数据存储与管理、档案信息检索、系统开发与集成、网络安全保障、用户培训等工作的实施。

（4）按时完成项目建设，并确保项目成果能够稳定运行。

（5）提供项目相关的技术支持和售后服务，并按照合同约定进行系统维护。

**第三条项目费用及支付方式**

3.1项目总费用：本项目的总费用为人民币____元整（大写：____元整）。

3.2费用构成：项目总费用包括但不限于以下内容：

（1）档案数字化采集费用

（2）数据存储与管理费用

（3）系统开发与集成费用

（4）网络安全保障费用

（5）用户培训费用

（6）项目管理费用

（7）其他费用

3.3支付方式：甲方按照以下方式向乙方支付项目款项：

（1）合同签订之日起____日内，支付项目总费用的____%，即人民币____元整（大写：____元整）。

（2）项目中期验收合格后____日内，支付项目总费用的____%，即人民币____元整（大写：____元整）。

（3）项目竣工验收合格后____日内，支付项目总费用的____%，即人民币____元整（大写：____元整）。

**第四条项目验收**

4.1验收标准：项目验收以本合同及附件约定的方案、技术指标和双方确认的测试报告为依据。

4.2验收程序：

（1）乙方完成项目建设后，应向甲方提交项目验收申请。

（2）甲方应在收到验收申请后____日内组织验收。

（3）验收合格后，双方应签署项目验收报告。

（4）验收不合格的，乙方应根据甲方提出的意见进行整改，并重新组织验收。

**第五条知识产权**

5.1乙方在项目实施过程中所开发的软件、系统等知识产权归乙方所有。

5.2甲方拥有本项目所产生的数据的所有权和使用权，但不得违反国家法律法规和本合同约定进行使用。

**第六条保密条款**

6.1甲乙双方应对在本合同履行过程中知悉的对方商业秘密进行保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。

6.2本保密义务在本合同终止后仍然有效。

**第七条违约责任**

7.1甲方逾期支付项目款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的____%向乙方支付违约金。

7.2乙方逾期完成项目建设的，每逾期一日，应按合同总金额的____%向甲方支付违约金。

7.3任何一方违反本合同约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。

**第八条不可抗力**

8.1因不可抗力导致本合同无法履行的，双方应及时通知对方，并采取措施减少损失。

8.2因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。

**第九条争议解决**

9.1本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决。

9.2协商不成的，任何一方均可向项目所在地人民法院提起诉讼。

**第十条合同生效**

10.1本合同自双方签字盖章之日起生效。

10.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

**第十一条其他约定**

11.1本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

11.2本合同附件是本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

甲方（盖章）：____________________

代表人（签字）：__________________

日期：____________________

乙方（盖章）：____________________

代表人（签字）：__________________

日期：____________________

**一、附件列表**

该合同可能需要以下附件来详细说明合同条款：

1.**数字档案馆建设方案：**详细描述建设目标、建设内容、技术路线、实施计划、项目组织结构等。

2.**项目需求规格说明书：**详细描述甲方对数字档案馆的功能需求、性能需求、安全需求等。

3.**项目进度计划表：**详细列出项目各阶段的起止时间、关键里程碑节点等。

4.**项目验收标准及测试报告：**明确项目验收的具体标准，并附上项目测试的报告。

5.**报价清单：**详细列出项目各部分的价格明细。

6.**保密协议：**明确双方在项目执行过程中的保密义务和责任。

7.**知识产权归属说明：**明确项目成果的知识产权归属和使用方式。

8.**双方资质证明文件：**证明甲乙双方具备履行合同的能力。

**二、违约行为及认定**

**违约行为：**

1.**甲方违约行为：**

*未能按时提供所需档案资料，或提供资料不符合要求，影响项目进度。

*未能按时支付项目款项。

*未能配合乙方进行项目验收。

*未经乙方同意，泄露项目相关的商业秘密。

2.**乙方违约行为：**

*未能按时完成项目建设，或项目质量不符合合同约定。

*未能按时提交项目成果，或项目成果存在严重缺陷。

*未经甲方同意，泄露项目相关的商业秘密。

*提供虚假的资质证明文件或项目方案。

**违约认定：**

***实际违约：**一方当事人违反合同约定，并造成对方合同目的不能实现。

***预期违约：**一方当事人有明确证据证明另一方当事人在合同履行期限到来之前，将不可能履行合同义务。

*违约行为的认定依据合同条款、相关法律法规以及项目实际情况。

**三、法律名词解释**

1.**不可抗力：**指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

2.**知识产权：**指权利人对其智力劳动所创作的成果依法享有的专有权利，包括著作权、专利权、商标权等。

3.**商业秘密：**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。

4.**合同目的：**指当事人订立合同所希望实现的目标。

5.**合同解除：**指合同当事人依法或依约定终止合同效力的行为。

6.**赔偿损失：**指违约方对违约行为造成的损失承担赔偿责任。

**四、实际执行中可能遇到的问题及解决办法**

**可能遇到的问题：**

1.**项目需求不明确或不稳定：**甲方在项目初期可能无法清晰地表达其对数字档案馆的需求，或需求在项目过程中发生变化。

***解决办法：**加强沟通，建立需求变更管理机制，及时记录和确认需求变更。

2.**项目进度延误：**由于各种原因，项目进度可能无法按计划进行。

***解决办法：**制定合理的项目计划，加强项目监控，及时识别和解决项目风险，并建立进度延误的应对措施。

3.**项目质量不达标：**项目成果可能存在缺陷，无法满足甲方的预期。

***解决办法：**建立严格的质量管理体系，加强项目测试，并建立质量问题整改机制。

4.**数据安全风险：**数字档案馆存储大量重要数据，存在数据泄露、丢失等风险。

***解决办法：**建立完善的数据安全管理制度，采取必要的技术措施，并定期进行安全评估和演练。

5.**知识产权纠纷：**项目成果的知识产权归属可能存在争议。

***解决办法：**在合同中明确约定知识产权归属，并建立知识产权保护机制。

6.**沟通协调问题：**甲乙双方在项目执行过程中可能存在沟通不畅、协调不力的问题。

***解决办法：**建立有效的沟通机制，指定专门的项目负责人和联络人，定期召开项目会议，及时解决项目问题。

**五、适用场景**

该合同适用于以下场景：

1.**政府机构：**政府部门需要建设数字档案馆来管理政务档案，提高政务服务效率。

2.**企事业单位：**企事业单位需要建设数字档案馆来管理企业档案，保护企业信息资产。

3.**档案馆、博物馆、图书馆等文化机构：**这些机构需要建设数字档案馆来保存和管理珍贵的历史文化遗产。

4.**其他需要进行档案数字化的组织：**例如，律师事务所、会计师事务所等需要建设数字档案馆来管理客户的档案资料。

**总结：**

数字档案馆建设服务合同是甲乙双方就数字档案馆建设项目达成的协议，明确了双方的权利和义务。在合同执行过程中，需要双方密切配合，加强沟通，及时解决项目问题，以确保项目顺利进行并取得预期成果。同时，双方也需要注意合同中约定的违约责任和争议解决方式，以维护自身的合法权益。

**一、特殊应用场合及应增加的条款**

数字档案馆建设服务合同在应用于特殊场合时，可能需要针对特定需求调整合同条款。以下是五个特殊应用场合及应增加的条款：

1.**场合：涉密档案数字化**

***应增加条款：**

***《保密协议》专项条款**

***内容说明：**在原保密条款基础上，进一步细化涉密等级划分、涉密人员管理要求、涉密设备使用规范、数据传输加密标准、存储介质物理安全措施、密级变更流程、违规处理机制等。明确甲方需提供必要的保密设施和技术支持，并对涉密数据的最终销毁负最终责任。

***系统安全等级保护要求条款**

***内容说明：**增加条款明确数字档案馆系统需满足国家相应的信息安全等级保护标准（如三级等保），乙方需提供等保测评报告，并承担等保要求相关的建设和整改工作。

***审计追踪条款**

***内容说明：**增加条款要求系统必须具备完善的事务日志记录功能，能够记录所有用户操作、数据访问、系统变更等关键事件，日志需不可篡改，并满足特定保存期限要求，以备审计。

2.**场合：具有高度文化价值和长期保存需求的档案数字化（如古籍、音视频）**

***应增加条款：**

***特殊载体数字化规范条款**

***内容说明：**针对古籍、音视频等特殊载体，增加专门的技术规范条款，明确其扫描/采集、色彩/音质还原、格式转换、修复性保护等特殊要求和质量标准。

***元数据著录详细标准条款**

***内容说明：**增加条款细化针对特殊档案的元数据著录标准，可能需要包含更多描述性字段，如版本信息、修复历史、创作背景等。

***长期保存技术保障条款**

***内容说明：**增加条款明确数据长期保存的策略，如采用耐久性格式、定期进行数据迁移和格式转换、建立离线备份机制等，并要求乙方提供相应的技术方案和保障措施。

3.**场合：与现有大型信息系统集成**

***应增加条款：**

***接口规范与数据交换标准条款**

***内容说明：**增加条款详细约定数字档案馆系统与甲方现有系统（如OA、ERP、业务系统）之间的接口标准、数据交换格式、接口调用方式、数据同步频率等，明确双方接口开发的责任分工。

***集成测试与验收条款**

***内容说明：**增加条款明确接口开发完成后需进行全面的集成测试，并将集成测试通过作为项目验收的重要条件之一，需提供详细的集成测试报告。

4.**场合：政府公开信息数字档案馆建设**

***应增加条款：**

***信息公开目录与检索规范条款**

***内容说明：**增加条款明确需要公开的档案范围、信息公开目录编制要求、信息公开检索方式的便捷性要求，以及满足政府信息公开条例的相关规定。

***数据开放接口条款（可选）**

***内容说明：**如需对接政府数据开放平台，可增加条款约定开放数据的范围、格式、接口规范、更新频率等。

5.**场合：使用云平台进行数字档案馆建设**

***应增加条款：**

***云服务提供商责任条款**

***内容说明：**增加条款明确云平台服务提供商（如AWS,Azure,阿里云等）的责任范围，包括但不限于基础设施的维护、安全防护、服务可用性承诺（SLA），并明确在SLA未达标时的处理机制。

***数据驻留与合规条款**

***内容说明：**增加条款明确数据存储的地理位置要求（如需存储在国内），并约定需符合相关法律法规（如数据安全法、个人信息保护法）的合规要求，乙方需提供相关合规证明。

***云资源计费与结算条款**

***内容说明：**增加条款详细约定云资源的计费方式（按量付费、预留实例等）、计量周期、账单结算周期和方式，以及资源退订和费用结算的规则。

**二、第三方介入时的款项（责权利）及具体内容**

当第三方（如档案评估机构、设备供应商、系统集成商、监理单位等）介入项目时，合同需明确其责权利及费用承担方式：

***增加附件条款：《第三方服务管理条款》**

***第三方角色与职责：**明确引入的第三方承担的具体工作内容（如档案价值评估、特定设备集成、项目监理等）及其在项目中的角色。

***费用承担：**

***明确费用来源：**约定第三方服务的费用是由甲方直接支付，还是由乙方负责支付后向甲方收回（即乙方转付）。

***费用标准：**如果由乙方支付，需明确具体的费用标准（固定费用、按工作量计费等）或第三方报价。

***支付流程：**明确费用支付的条件（如第三方提交合格报告）、审批流程和支付时间。

***协调机制：**约定甲方与第三方之间的沟通协调由谁负责（通常是乙方），以及乙方如何向甲方汇报第三方的工作进展和问题。

***成果归属与知识产权：**明确第三方工作成果的归属（通常与其服务范围相关），以及相关的知识产权问题。

***违约责任：**约定第三方未能按约定履行职责时的违约责任及处理方式。

***保密义务：**约定第三方对项目相关信息的保密义务，其标准不得低于甲乙双方之间的保密协议。

**三、甲方为主导时的主动性（责权利）合同条款及具体内容**

如果合同是以甲方为主导，甲方需要承担更多主动推动项目的责任：

***增加条款：《甲方主导责任条款》**

***项目需求明确与确认责任：**

***内容：**甲方负责提供详细、清晰、可行的项目需求文档，并按时确认乙方提交的需求澄清或变更请求。明确甲方未及时提供需求或未确认变更导致项目延误的责任。

***内部决策与审批责任：**

***内容：**明确甲方内部相关决策流程和审批权限，特别是涉及预算调整、重大方案变更、采购决策等事项，约定甲方需在约定的时限内完成决策和审批，否则承担相应后果（如项目延期）。

***资源协调与配合责任：**

***内容：**明确甲方需负责协调项目所需的其他内部部门或外部资源（如提供办公场所、网络环境、特定人员配合等），并配合乙方进行必要的现场勘查、测试和培训。

***关键节点确认责任：**

***内容：**约定项目关键里程碑（如需求确认完成、系统上线前等）需要甲方代表进行现场或远程确认，甲方需按时履行确认义务。

***项目验收主导责任：**

***内容：**明确甲方在项目验收中的主导地位，负责组织验收委员会（如需要），并最终决定是否验收通过。同时，也明确甲方需基于合同约定和验收标准进行验收，不得无理拒绝验收。

**四、乙方为主导时的主动性（责权利）合同条款及具体内容**

如果合同是以乙方为主导，乙方需要承担更多主动规划和管理项目的责任：

***增加条款：《乙方主导责任条款》**

***总体方案主动制定与优化责任：**

***内容：**乙方不仅需根据甲方需求制定方案，还需主动进行技术预研，提出优化建议，并在项目过程中根据实际情况主动调整和优化方案，以提升项目效果和效率。

***项目进度主动管理与报告责任：**

***内容：**乙方需制定详细、可行的项目计划，并主动、定期地向甲方汇报项目进度、风险和问题，提出解决方案建议。对于潜在的进度延误风险，乙方需提前预警并采取mitigatingactions。

***技术风险主动识别与管控责任：**

***内容：**乙方需主动识别项目实施过程中可能遇到的技术风险，并制定相应的应对措施，进行风险管控。如遇重大技术难题，需及时向甲方汇报并共同商议解决方案。

***质量主动保障与自检责任：**

***内容：**乙方需建立完善的质量管理体系，主动进行过程质量控制和自检、自测，确保交付成果符合合同约定的质量标准。可约定乙方需通过内部多级审核流程。

***问题主动沟通与解决责任：**

***内容：**乙方作为项目实施主体，需主动与甲方及其他相关方沟通，及时发现问题并积极寻求解决，避免问题积压。

**五、特殊应用场景下需要额外增加的特殊条款及注意事项**

除了上述已列出的特殊场合条款外，以下场景还需注意：

***场景：国际合作项目（涉及跨境数据传输）**

***特殊条款：**

***跨境数据传输合规条款：**明确数据跨境传输的方式（如通过安全传输通道、获得数据接收方国家/地区的同意等），并约定需遵守《个人信息保护法》等相关法律法规关于国际传输的规定，可能需要获得认证或通过安全评估。

***注意事项：**数据跨境传输涉及严格的法律法规限制，需提前进行合规性评估，并可能需要较长的准备时间。需明确数据存储地的法律风险。

***场景：项目涉及大量人员培训**

***特殊条款：**

***培训计划与考核条款：**增加条款明确培训的目标、内容、形式、时间表、讲师资质、受训人员范围及考核方式。约定考核不合格的处理机制。

***培训资料归属条款：**明确培训资料（讲义、操作手册等）的知识产权归属和使用权。

***注意事项：**人员培训的质量直接影响系统使用效果，需确保培训内容实用、培训方式有效。需预留充足的培训时间和预算。

**六、原始合同所需要的所有的详细的附件列表**

根据原始合同内容，可能需要的详细附件列表：

1.**数字档案馆建设方案**

2.**项目需求规格说明书**(可能需要细分，如功能需求、性能需求、安全需求、档案类型需求等)

3.**项目进度计划表**(详细到周或天，包含关键里程碑)

4.**项目验收标准及测试报告**(包含功能测试、性能测试、安全测试、用户验收测试等报告)

5.**报价清单**(详细列出各分项工作内容和对应价格)

6.**保密协议**(针对双方及可能涉及的第三方)

7.**知识产权归属说明**(详细说明各类成果的知识产权归属)

8.**双方资质证明文件**(营业执照、相关行业资质证书、类似项目案例等)

9.**《保密协议》专项条款**(针对涉密场景的补充)

10.**系统安全等级保护要求条款**相关的证明文件或计划(如适用)

11.**审计追踪条款**相关的技术说明或配置清单(如适用)

12.**特殊载体数字化规范条款**相关的技术标准或要求文档(如适用)

13.**元数据著录详细标准条款**相关的著录规则说明

14.**长期保存技术保障条款**相关的技术方案和设备清单(如适用)

15.**接口规范与数据交换标准条款**约定的接口文档、数据格式规范

16.**集成测试与验收条款**集成测试方案和测试报告模板

17.**信息公开目录与检索规范条款**相关的规范文档或模板

18.**数据开放接口条款（可选）**接口文档和开放数据清单(如适用)

19.**云服务提供商责任条款**云服务商的SLA协议关键内容摘录或同意函

20.**数据驻留与合规条款**相关的合规证明文件要求清单

21.**云资源计费与结算条款**计费详情和结算对账模板

22.**第三方服务管理条款**第三方服务合同模板（如需乙方代签）、第三方费用支付流程图

23.**甲方主导责任条款**内部决策流程图、资源协调责任清单

24.**乙方主导责任条款**项目管理方法论说明、风险应对预案模板

25.**项目管理制度**(可能需要附件形式列出，如沟通机制、变更管理流程、问题升级流程等)

**七、原始合同所涉及到的法律名词及名词解释**

1.**合同(Contract):**指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。受法律保护，具有法律约束力。

2.**不可抗力(ForceMajeure):**指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等，导致合同无法履行或难以履行。

3.**知识产权(IntellectualProperty):**指权利人对其智力劳动所创作的成果依法享有的专有权利，包括著作权、专利权、商标权、商业秘密等。

4.**商业秘密(TradeSecret):**指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。

5.**合同目的(PurposeoftheContract):**指当事人订立合同所希望实现的目标。如果合同目的不能实现，可能构成根本违约。

6.**合同解除(Rescission/TerminationofContract):**指合同当事人依法或依约定终止合同效力的行为。可以是协商解除或法定解除。

7.**赔偿损失(Damages):**指违约方对因其违约行为给守约方造成的损失承担赔偿责任，目的是弥补守约方的损失。

8.**等保(CybersecurityLevelProtection):**指中国对信息系统安全保护等级划分和管理的要求，分为五个等级，等级越高，保护要求越严格。

9.**元数据(Metadata):**指描述数据的数据，用于理解和管理原始数据。在档案数字化中，元数据是描述档案内容和特征的关键信息。

10.**SLA(ServiceLevelAgreement):**服务水平协议，是服务提供方与客户之间关于服务质量的约定，通常包含服务可用性、响应时间等指标。

**八、本合同在实际操作过程中，会遇到的相关问题及注意事项进行罗列，并给出具体的解决办法**

1.**问题：项目需求不明确或不稳定**

***注意事项：**需求模糊是项目失败的常见原因。需求变更频繁会增加项目成本和风险。

***解决办法：**项目初期投入足够时间进行需求调研和分析，与甲方充分沟通确认。建立正式的需求变更管理流程，所有变更需书面记录、评估影响、协商确认、并调整合同和预算。

2.**问题：项目进度延误**

***注意事项：**进度延误会影响项目整体效益和后续规划。

***解决办法：**制定现实可行的项目计划，使用项目管理工具进行跟踪。识别关键路径和潜在风险，制定应对预案。建立有效的沟通机制，及时暴露和解决问题。明确延误的责任和后果。

3.**问题：项目质量不达标**

***注意事项：**低质量成果无法满足甲方需求，甚至可能导致项目失败。

***解决办法：**建立严格的质量管理体系和测试流程。明确验收标准和测试方法。鼓励甲方早期介入进行测试和反馈。对于不合格的部分，要求乙方限期整改。

4.**问题：数据安全风险**

***注意事项：**档案数据通常具有重要价值，安全风险不容忽视。

***解决办法：**在合同中明确数据安全责任。乙方需采取必要的安全措施（加密、访问控制、备份等）。定期进行安全审计和漏洞扫描。制定数据泄露应急预案。对于涉密项目，需严格遵守国家保密规定。

5.**问题：知识产权归属不清**

***注意事项：**知识产权纠纷可能导致项目停滞或法律诉讼。

***解决办法：**合同中必须清晰、无歧义地约定所有项目成果的知识产权归属。明确源代码、文档、数据等的所有权和使用权。如有必要，可签署单独的知识产权协议。

6.**问题：沟通协调不畅**

***注意事项：**沟通障碍会导致误解、决策延迟和问题积累。

***解决办法：**建立明确的沟通机制，包括定期会议（