跟单员管理制度规范

PAGE跟单员管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司跟单员队伍建设，规范跟单员工作流程，提高跟单工作效率和质量，确保公司业务顺利开展，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有从事跟单工作的人员。（三）基本原则1.准确性原则：跟单员需确保订单信息准确无误，包括产品规格、数量、交货期、价格等，避免因信息错误导致的业务纠纷。2.及时性原则：及时跟进订单执行情况，与客户、供应商、生产部门等各方保持密切沟通，确保订单按时完成。3.协调性原则：协调公司内部各部门之间的工作，确保订单执行过程中各环节紧密配合，顺畅进行。4.保密性原则：跟单员应对涉及公司商业机密、客户信息等严格保密，不得泄露给任何无关人员。二、跟单员职责（一）订单接收与确认1.负责接收客户订单，仔细核对订单内容，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等，确保订单信息完整、准确。2.将订单信息及时录入公司业务系统，并与客户进行确认，如有疑问或不清楚的地方，及时与客户沟通澄清。3.根据订单要求，初步评估公司的生产能力和资源状况，判断订单是否能够按时、按质、按量完成。如存在问题，及时向上级汇报，并与相关部门协商解决方案。（二）生产安排与跟进1.根据订单要求，与生产部门协调安排生产计划，明确产品生产工艺、质量标准、生产进度等要求。2.跟踪生产进度，定期与生产部门沟通，了解订单执行情况，及时掌握生产过程中的问题和困难。3.对于生产过程中出现的异常情况，如原材料短缺、设备故障、人员变动等，及时协调相关部门采取措施解决，确保生产顺利进行。4.协助生产部门进行产品质量控制，参与产品检验和测试工作，确保产品质量符合订单要求。（三）供应商管理与协调1.根据订单需求，选择合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确保原材料和零部件的采购成本合理、质量可靠。2.与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款，并跟踪合同执行情况。3.协调供应商与生产部门之间的沟通与衔接，确保原材料和零部件按时、按量供应，避免因供应问题影响生产进度。4.定期对供应商进行评估，根据评估结果调整合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行改进或更换。（四）物流与运输安排1.根据订单交货期和客户要求，安排合适的物流方式和运输工具，确保产品按时、安全送达客户手中。2.与物流公司签订运输合同，明确运输服务内容、费用标准及双方责任义务等条款，并跟踪运输过程。3.负责货物的包装、标识、装箱等工作，确保货物包装符合运输要求，避免在运输过程中受损。4.及时掌握货物运输状态，如出现运输延误、货物丢失等情况，及时与物流公司协商解决，并向客户通报相关情况。（五）客户沟通与协调1.保持与客户的密切沟通，及时向客户反馈订单执行情况，解答客户疑问，处理客户投诉。2.定期回访客户，了解客户对产品和服务的满意度，收集客户意见和建议，为公司改进产品和服务提供参考。3.对于客户提出的特殊要求或变更订单，及时与相关部门沟通协调，确保能够满足客户需求，并及时向客户反馈处理结果。（六）文件与资料管理1.负责收集、整理、归档与订单相关的各类文件和资料，包括订单合同、采购合同、生产计划、质量检验报告、运输单据等，确保文件资料的完整性和准确性。2.按照公司档案管理规定，妥善保管文件资料，便于查询和追溯订单执行过程。3.在订单完成后，及时将相关文件资料进行整理归档，以备后续审计和查询。三、工作流程（一）订单接收流程1.客户下达订单后，由跟单员负责接收订单，并进行初步审核。2.审核订单内容无误后，将订单信息录入公司业务系统，并生成订单编号。3.与客户确认订单信息，如有需要，要求客户提供详细的产品规格、技术要求等资料。4.将订单信息发送给相关部门，包括生产部门、采购部门、物流部门等，同时召开订单评审会议，对订单执行情况进行初步评估和协调。（二）生产安排流程1.跟单员根据订单要求，与生产部门沟通确定生产计划，明确产品生产工艺、质量标准、生产进度等要求。2.生产部门根据订单需求，制定详细的生产作业计划，并将计划反馈给跟单员。3.跟单员跟踪生产进度，定期与生产部门核对生产数据，及时掌握生产过程中的问题和困难。4.对于生产过程中出现的异常情况，如原材料短缺、设备故障、人员变动等，跟单员及时协调相关部门采取措施解决，并向上级汇报。（三）采购流程1.根据生产计划和订单要求，跟单员确定所需采购的原材料和零部件清单，并选择合适的供应商。2.向供应商发送询价单，要求供应商提供产品规格、价格、交货期等信息。3.收集供应商报价，进行比价、议价，选择最优供应商，并签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，确保原材料和零部件按时、按量供应。对于采购过程中出现的问题，及时与供应商沟通解决。（四）物流与运输流程1.根据订单交货期和客户要求，跟单员选择合适的物流方式和运输工具，并与物流公司签订运输合同。2.安排货物的包装、标识、装箱等工作，确保货物包装符合运输要求。3.通知物流公司提货时间和地点，并跟踪货物运输状态。4.货物到达目的地后，及时与客户沟通，协助客户办理收货手续。如出现运输延误、货物丢失等情况，及时与物流公司协商解决，并向客户通报相关情况。（五）客户沟通流程1.定期与客户沟通订单执行情况，及时向客户反馈生产进度、质量检验结果、发货时间等信息。2.解答客户疑问，处理客户投诉，对于客户提出的问题，及时协调相关部门解决，并将处理结果反馈给客户。3.定期回访客户，了解客户对产品和服务的满意度，收集客户意见和建议。4.对于客户提出的特殊要求或变更订单，及时与相关部门沟通协调，确保能够满足客户需求，并及时向客户反馈处理结果。四、工作纪律（一）遵守公司规章制度跟单员应严格遵守公司的各项规章制度，包括考勤制度、财务制度、保密制度等，不得违反公司规定。（二）保守公司机密跟单员在工作中接触到的公司商业机密、客户信息等，应严格保密，不得泄露给任何无关人员。如有违反保密规定，将依法追究其法律责任。（三）廉洁自律跟单员在与供应商、客户等业务往来中，应保持廉洁自律，不得接受供应商或客户的贿赂、回扣等不正当利益，不得从事任何损害公司利益的行为。（四）按时完成工作任务跟单员应按照公司规定的工作流程和时间要求，按时完成各项工作任务，不得拖延或推诿。对于因个人原因导致的工作延误，应承担相应的责任。（五）积极沟通协作跟单员应积极与公司内部各部门之间沟通协作，保持良好的工作关系，共同推动订单顺利执行。不得因个人原因影响部门之间的协作和工作效率。五、绩效考核（一）考核指标1.订单完成率：考核跟单员按时、按质、按量完成订单的情况。2.客户满意度：通过客户反馈和回访，考核跟单员与客户沟通协调的效果，以及客户对产品和服务的满意度。3.问题解决率：考核跟单员在订单执行过程中，解决生产、采购、物流等方面问题的能力和效率。4.工作失误率：考核跟单员在工作中出现的信息错误、沟通不畅等失误情况。5.团队协作能力：考核跟单员与公司内部各部门之间协作配合的情况。（二）考核周期绩效考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核于每月末进行，年度考核于每年末进行，年度考核结果以月度考核结果为基础。（三）考核方式1.自我评估：跟单员每月末对自己当月的工作表现进行自我评价，填写绩效考核自评表。2.上级评估：上级主管根据跟单员的工作表现，对其进行评价，填写绩效考核评估表。3.客户评价：通过客户反馈和回访，收集客户对跟单员的评价意见，作为绩效考核的参考依据。4.综合评价：人力资源部门根据自我评估、上级评估和客户评价结果，对跟单员进行综合评价，确定绩效考核结果。（四）考核结果应用1.绩效奖金：根据绩效考核结果，发放绩效奖金。绩效奖金与考核得分挂钩，考核得分越高，绩效奖金越高。2.晋升与调薪：绩效考核结果作为员工晋升、调薪的重要依据。连续多个月绩效考核优秀的员工，将优先获得晋升机会；绩效考核结果良好的员工，将根据公司薪酬政策进行调薪。3.培训与发展：根据绩效考核结果，发现员工存在的不足之处，为员工提供针对性的培训和发展机会，帮助员工提升工作能力和绩效水平。六、培训与发展（一）培训计划1.根据公司业务发展需求和跟单员岗位要求，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括订单管理、生产管理、采购管理、物流管理、客户沟通技巧、质量管理等方面的知识和技能。3.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习、实践操作等多种形式，以满足不同员工的学习需求。（二）培训实施1.按照培训计划组织实施培训活动，确保培训质量和效果。2.内部培训由公司内部经验丰富的管理人员或专业技术人员担任培训讲师；外部培训根据培训内容邀请相关领域的专家或培训机构进行授课；在线学习通过公司内部学习平台提供相关课程资源，供员工自主学习；实践操作通过实际工作项目或案例分析，让员工在实践中提高工作能力。3.在培训过程中，鼓励员工积极参与互动，提出问题和建议，提高培训的针对性和实用性。（三）培训效果评估1.培训结束后，通过考试、实际操作、工作表现等方式对培训效果进行评估。2.考试成绩作为培训效果评估的重要指标之一，考核员工对培训内容的掌握程度；实际操作通过模拟订单执行过程，考核员工运用所学知识和技能解决实际问题的能力；工作表现通过观察员工在工作中的行为和业绩变化，评估培训对员工工作能力提升的实际效果。3.根据培训效果评估结果，总结培训经验教训，为后续培训计划的调整和优化提供参考依据。（四）职业发展规划1.为跟单员提供明确的职业发展路径，根据员工的个人能力和职业兴趣，制定个性化的职业发展规划。2.职