企业采购规范制度

PAGE企业采购规范制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应平等对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购程序和结果的公平公正。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行合同约定。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和实际生产需求，提前向采购部门提交原材料、零部件等采购申请，详细说明规格、数量、交货时间等要求。2.其他部门：如行政部门、研发部门等根据工作需要，向采购部门提交办公用品、设备、服务等采购申请，明确采购项目的用途、预算、质量标准等信息。（二）采购申请审批1.采购申请单：采购申请人应填写规范的采购申请单，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.预算审核：采购申请涉及预算的，财务部门应对预算进行审核，确保采购项目在预算范围内。3.最终审批：采购申请单经采购部门负责人、分管领导审批后，方可进入采购流程。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门应通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商评估：对潜在供应商进行评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平等方面，评估合格的供应商纳入合格供应商名录。3.供应商选择：根据采购需求，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商。4.供应商管理：建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价，如质量、交货期、服务等方面的表现。对于表现优秀的供应商给予奖励；对于不符合要求的供应商，应及时进行整改或淘汰。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利义务、采购产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.合同审核：采购合同应提交至法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（五）采购订单下达与执行1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购产品的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.订单跟踪：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。3.到货验收：采购产品到货后，采购部门应组织相关部门进行验收，如质量部门检验产品质量、仓库部门核对数量等。验收合格的产品办理入库手续；验收不合格的产品，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，经相关部门审核签字后，提交至财务部门。2.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，确保付款金额准确无误、符合合同约定。付款申请经财务部门负责人、分管领导审批后，办理付款手续。3.付款方式：公司应根据实际情况选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于金额较大的采购项目，应尽量采用银行承兑汇票等方式付款，以降低资金风险。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任。同时，定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险管理：建立严格的质量检验制度，加强对采购产品的质量控制。在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。对于重要的采购项目，可委托第三方检测机构进行检验。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制，定期对采购产品价格进行比较和评估。在采购谈判中，争取有利的价格条款，如价格调整机制、价格优惠政策等。同时，合理安排采购时间，避免因价格波动导致采购成本增加。4.法律风险管理：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购行为合法合规。在采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，防范法律风险。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供专业法律意见。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购工作进行自查，检查采购流程是否规范、采购行为是否合规、采购档案是否完整等。2.内部审计：公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.政府监管：采购活动应接受政府相关部门的监管，如财政部门、审计部门、工商行政管理部门等。公司应积极配合政府监管部门的工作，及时提供相关资料和信息。2.社会监督：采购活动应接受社会公众的监督，如供应商、客户、媒体等。公司应建立健全投诉举报机制，及时处理社会公众的投诉举报，维护公司的良好形象。五、采购人员行为规范（一）职业道德1.诚实守信：采购人员应诚实守信，不得隐瞒或虚报采购信息，不得收受供应商贿赂或其他不正当利益。2.廉洁奉公：采购人员应廉洁奉公，严格遵守公司的廉洁制度，不得利用职务之便谋取私利。3.敬业尽责：采购人员应敬业尽责，认真履行工作职责，积极完成采购任务，确保采购工作的顺利进行。（二）业务能力1.专业知识：采购人员应具备扎实的采购专业知识，熟悉采购流程、采购法律法规、市场行情等方面的知识。2.沟通能力：采购人员应具备良好的沟通能力，能够与供应商、内部部门等进行有效的沟通协调，确保采购工作顺利开展。3.谈判能力：采购人员应具备较强的谈判能力，可以在采购谈判中争取有利的采购条件，降低采购成本。（三）工作纪律1.遵守公司制度：采购人员应严格遵守公司的各项规章制度，服从工作安排，不得擅自离岗、脱岗。2.保守公司机密：采购人员应保守公司的商业机密，不得泄露采购信息、供