规范资金收款制度

PAGE规范资金收款制度一、总则（一）目的为加强公司资金收款管理，确保资金及时、足额、安全收回，规范收款行为，防范收款风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的各类资金收款业务。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保收款活动合法合规。2.及时足额原则：及时催收各类款项，确保公司资金及时、足额收回，避免资金损失。3.风险控制原则：对收款过程中的风险进行有效识别、评估和控制，确保资金安全。4.职责明确原则：明确各部门、各岗位在资金收款中的职责，确保收款工作有序进行。二、收款职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确收款方式、收款期限等条款。2.跟踪客户付款情况，及时向客户催收款项，并将收款进展情况反馈给财务部门。3.协助财务部门处理收款过程中的相关问题，如客户对账单有异议时，配合财务部门进行解释和沟通。（二）财务部门1.负责制定资金收款计划，并根据销售合同等相关文件，及时准确记录应收款项。2.定期与销售部门核对应收款项，监控收款进度，对逾期未收款项进行预警。3.负责办理各类收款业务，包括现金收款、银行转账收款等，确保款项及时足额入账。4.对收款凭证进行审核、整理和归档，确保收款记录真实、完整、准确。5.分析收款数据，为公司管理层提供决策支持，如客户付款习惯分析、收款风险评估等。（三）法务部门1.审核销售合同等相关文件中的收款条款，确保其合法合规，保护公司利益。2.协助处理收款过程中的法律纠纷，如通过法律途径追讨逾期款项等，为公司提供法律支持。（四）其他部门根据公司业务流程和职责分工，配合销售部门和财务部门做好相关收款工作，如提供客户信息、协助催收等。三、收款流程（一）合同签订与审核1.销售部门在与客户签订销售合同前，应将合同草本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同中的收款条款，包括收款方式、收款期限、逾期付款责任等，确保条款合法合规，避免潜在的收款风险。2.销售部门根据法务部门的审核意见，与客户协商确定最终的合同条款，并签订正式销售合同。合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门，以便财务部门进行收款跟踪和管理。（二）收款通知与提醒1.财务部门根据销售合同约定的收款期限，提前向客户发送收款通知。收款通知应明确收款金额、收款期限、收款方式等信息，提醒客户按时付款。2.在收款期限临近时，财务部门应再次向客户发送提醒通知，强调逾期付款的后果，如可能产生的滞纳金、影响信用记录等。3.销售部门应积极配合财务部门，通过电话、邮件、拜访等方式与客户沟通，提醒客户按时付款，并及时了解客户的付款计划和困难，反馈给财务部门。（三）款项收取与确认1.客户按照销售合同约定的收款方式付款后，财务部门应及时办理收款手续。现金收款：客户交付现金时，财务部门应开具收款收据，并在收据上加盖公司财务专用章。收款人员应在收款收据上签字确认，并及时将现金缴存银行。银行转账收款：财务部门应根据客户提供的付款信息，及时核对收款账户、金额等信息。收到银行到账通知后，财务部门应及时确认收款，并在系统中记录收款明细。2.财务部门在确认款项到账后，应及时与销售部门核对收款信息，确保应收款项与实际收款金额一致。如发现收款差异，应及时查明原因，并进行相应的处理。（四）逾期款项催收1.对于逾期未付款项，财务部门应及时将逾期客户名单及逾期金额反馈给销售部门。销售部门应制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和催收时间节点，加大催收力度，尽快收回逾期款项。2.催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门拜访、发送催款函等。在催收过程中，应注意保留相关催收记录，如电话录音、邮件截图、催款函回执等，以备后续可能的法律纠纷使用。3.对于逾期时间较长、金额较大的款项，销售部门应及时与法务部门沟通，必要时通过法律途径追讨款项。法务部门应根据具体情况，制定法律解决方案，如发送律师函、提起诉讼等，并协助销售部门做好相关法律程序的推进工作。（五）收款记录与归档1.财务部门应按照财务管理制度的要求，及时、准确地记录每一笔收款业务。收款记录应包括收款日期、收款金额、收款方式、付款单位、收款凭证号码等详细信息，确保收款记录真实、完整、可追溯。2.收款凭证是证明收款业务发生的重要依据，财务部门应妥善保管收款凭证。收款凭证包括收款收据、银行进账单、发票等，应按照编号顺序进行整理、装订，并归档保存。收款凭证的保存期限应符合国家法律法规和公司财务档案管理规定。四、收款方式管理（一）现金收款1.公司原则上应尽量减少现金收款方式，对于确实需要收取现金的业务，应严格按照现金管理规定进行操作。2.现金收款必须由专人负责，收款人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉现金收款流程和相关规定。3.收款人员在收取现金时，应认真核对现金的真伪和金额，确保收款金额准确无误。收取现金后，应立即开具收款收据，并在收据上加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联，收款人员应将客户联交给客户，存根联和记账联妥善保管，定期交财务部门核对。4.收款人员应及时将收取的现金缴存银行，不得坐支现金。缴存现金时，应填写现金缴款单，注明缴款日期、缴款单位、缴款金额等信息，并将现金缴款单和现金一并交银行柜台办理缴存手续。银行受理后，应取得银行加盖印章的现金缴款单回执，作为现金缴存的证明。（二）银行转账收款1.公司应鼓励客户采用银行转账方式付款，以提高收款效率和资金安全性。财务部门应向客户提供准确的银行收款账户信息，包括开户银行名称、账号、户名等。2.客户通过银行转账付款时，财务部门应及时关注银行账户到账情况。收到银行到账通知后，应核对收款账户、金额、付款单位等信息是否与销售合同一致。如发现收款差异，应及时与银行联系，查明原因，并通知销售部门与客户沟通解决。3.对于银行转账收款业务，财务部门应根据银行到账通知及时确认收款，并在财务系统中记录收款明细。同时，应打印银行进账单作为收款凭证，与其他收款凭证一并整理归档。（三）票据收款1.公司在经营活动中涉及的票据收款主要包括支票、汇票、本票等。对于票据收款业务，财务部门应严格按照票据管理规定进行操作。2.收到客户交付的票据后，财务部门应认真审核票据的真实性、有效性和完整性。审核内容包括票据的出票日期、到期日、金额、付款人、收款人等信息是否清晰、准确，票据是否加盖出票人印章等。3.对于审核无误的票据，财务部门应及时办理票据入账手续。支票一般应在收到后及时存入银行，待银行确认款项到账后进行账务处理；汇票、本票等票据应按照票据到期日及时办理托收手续，确保款项按时收回。4.在票据托收过程中，如发现票据存在问题或托收失败，财务部门应及时与销售部门沟通，通知客户更换票据或采取其他付款方式，并跟踪处理情况，确保款项顺利收回。五、收款风险控制（一）风险识别与评估1.公司应建立收款风险识别与评估机制,定期对收款业务进行风险排查。风险识别应涵盖客户信用风险、市场风险、法律风险等方面。2.财务部门应结合客户的信用状况、经营情况、付款记录等因素，对客户进行信用评级。根据信用评级结果，制定相应的收款策略和风险防范措施。对于信用等级较低的客户，应加强收款监控，采取更为严格的收款措施。3.销售部门在与客户签订销售合同前，应对客户的信用状况进行调查了解，并将调查结果反馈给财务部门。财务部门应根据销售部门提供的客户信用信息，评估收款风险，并提出相应的风险控制建议。（二）风险应对措施1.针对客户信用风险，公司可采取以下措施：要求客户提供担保或预付款，以降低收款风险。与客户签订信用协议，明确信用额度、付款期限、逾期付款责任等条款，约束客户按时付款。加强对客户信用状况的动态监控，及时调整信用额度和收款策略。2.对于市场风险，如市场波动导致客户付款能力下降等情况，公司应加强市场调研和分析，及时调整销售策略和收款政策。与客户协商调整付款方式或付款期限，以确保公司资金安全。3.在法律风险方面，公司应加强合同管理，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务。对于可能出现的法律纠纷，应及时咨询法务部门，采取有效的法律措施维护公司权益。如在收款过程中发现客户存在欺诈行为或恶意拖欠款项等情况，应及时向公安机关报案，并通过法律途径追讨款项。（三）内部监督与审计1.公司应建立健全内部监督机制，加强对资金收款业务的日常监督和检查。财务部门应定期对收款记录进行核对，检查收款凭证的真实性、完整性和准确性。审计部门应定期对收款业务进行审计，重点审查收款流程的合规性、风险控制措施的有效性等。2.对于监督检查和审计过程中发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。同时，应总结经验教训，完善收款制度和流程，不断提高资金收款管理水平。六、信息沟通与协调（一）内部沟通1.销售部门、财务部门、法务部门等相关部门应建立定期的沟通协调机制，及时交流收款业务进展情况、存在的问题及解决方案。2.每月召开收款工作会议，由财务部门汇报当月收款情况，分析收款过程中存在的问题，各部门共同商讨解决方案。销售部门应汇报客户付款情况及催收工作进展，法务部门应提供法律支持和风险提示。3.在日常工作中，各部门之间应保持密切沟通，及时传递收款相关信息。如销售部门发现客户可能存在付款困难时，应及时通知财务部门，共同研究应对措施；财务部门在收款过程中遇到问题需要销售部门协助时，应及时向销售部门反馈，确保收款工作顺利进行。（二）与客户沟通1.销售部门和财务部门应加强与客户的沟通，及时了解客户的付款计划和需求，解答客户关于收款的疑问。2.在与客户沟通时，应保持礼貌、专业，维护公司良好形象。对于客户提出的合理