规范员工进出通知制度

PAGE规范员工进出通知制度一、总则（一）目的为了加强公司内部管理，维护正常的工作秩序，确保公司安全，特制定本员工进出通知制度。本制度旨在规范员工进出公司的流程，明确相关责任，保障公司运营的顺畅进行，同时保障员工的合法权益，符合国家法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、临时工作人员以及外包服务人员等在公司工作期间进出公司办公区域、生产区域及其他相关区域的行为。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保制度的制定和执行合法合规。2.安全性原则：保障公司人员、财产及信息安全，防止未经授权的人员进入公司区域，避免安全事故的发生。3.便利性原则：在确保安全和合规的前提下，尽量简化流程，提高员工进出公司的效率，减少不必要的时间浪费。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在员工进出管理中的职责，做到责任到人，确保制度执行到位。二、员工进出流程规范（一）正常工作日进出1.上班时间员工应在规定的上班时间前到达公司，通过公司指定的入口进入办公区域。上班时间开始后，迟到的员工需按照公司考勤制度进行登记。进入公司时，员工应主动配合公司安保人员或门禁系统进行身份验证。验证方式包括但不限于刷卡、人脸识别等，确保身份信息准确无误。2.下班时间员工在完成当日工作任务后，可在规定的下班时间离开公司。离开公司时，同样需通过指定出口，配合安保人员或门禁系统进行身份验证。对于加班的员工，需提前向所在部门负责人报备，并在加班结束后，按照正常下班流程离开公司。加班时间较长的员工，公司将提供相应的便利措施，如加班餐补等。（二）非工作时间进出1.因公外出员工因工作需要在非工作时间外出，应提前填写《员工外出申请表》，详细说明外出事由、预计返回时间等信息，并提交给所在部门负责人审批。部门负责人根据工作实际情况进行审批，对于紧急且必要的外出申请应予以优先批准。审批通过后，员工将申请表交至公司前台或相关管理部门备案。员工外出期间，应保持手机畅通，以便公司在必要时能够及时联系到本人。如有特殊情况导致无法按时返回，应提前向部门负责人和相关管理部门说明情况，并申请延长外出时间。2.因私外出员工在非工作时间因私外出，原则上应尽量避免影响正常工作。如需短暂外出，应告知同部门同事或直属上级，说明外出事由及预计返回时间，确保工作不受影响。若因私外出时间较长，可能影响工作任务完成的，员工应提前请假，按照公司请假制度办理相关手续。请假获批后，方可在规定时间内离开公司，并在返回后及时销假。（三）访客进出1.预约流程公司员工因工作需要接待访客时，应提前至少[X]小时填写《访客预约申请表》，注明访客姓名、单位、来访事由、预计来访时间、陪同人员等信息，并提交给所在部门负责人审批。部门负责人审核通过后，将申请表转发至公司前台或安保部门。前台或安保部门根据申请表信息，提前做好访客登记准备工作，包括发放临时访客证件、安排接待人员等。2.接待流程访客到达公司时，应在公司前台进行登记。接待人员需核对访客身份信息与预约申请表一致后，为访客发放临时访客证件，并告知访客相关注意事项，如公司安全规定、活动范围等。访客在公司内期间，应由接待人员全程陪同，不得擅自行动。接待人员应确保访客遵守公司各项规章制度，维护公司正常秩序。3.离开流程访客离开公司时，应将临时访客证件交回公司前台。前台工作人员核对证件无误后，在访客登记记录上注明离开时间，并对访客的来访情况进行总结记录。三、特殊情况处理（一）门禁卡丢失或损坏员工发现门禁卡丢失或损坏后，应立即向所在部门负责人报告，并同时通知公司人力资源部门或行政部门。部门负责人应及时了解情况，并要求员工填写《门禁卡挂失申请表》，注明挂失原因、丢失或损坏时间等信息。人力资源部门或行政部门在收到挂失申请后，核实情况属实后，将为员工重新办理门禁卡。办理过程中，员工可能需要缴纳一定的工本费，具体金额按照公司相关规定执行。（二）忘记携带门禁卡员工忘记携带门禁卡时，可在公司入口处向安保人员说明情况。安保人员通过与员工所在部门负责人或其他相关人员核实身份信息后，为员工开启门禁通道。为避免此类情况频繁发生，公司鼓励员工妥善保管门禁卡，并可考虑为员工提供多渠道的身份验证方式，如手机APP扫码等，以方便员工进出公司。（三）紧急情况在遇到火灾、地震等紧急情况时，公司全体员工应按照应急预案迅速疏散。此时，安保人员应开启所有通道，确保员工能够安全、快速地撤离公司区域。在紧急情况解除后，公司应及时组织人员对公司区域进行检查和清理，确保安全隐患得到消除。同时，对紧急情况进行总结分析，完善应急预案，提高应对突发事件的能力。四、部门职责（一）人力资源部门1.负责审核员工进出相关的请假、外出申请等手续，确保员工手续完备、符合公司规定。2.协助其他部门处理员工进出管理中的相关问题，如与考勤制度的衔接等。3.定期对员工进出管理情况进行统计分析，为公司管理决策提供数据支持。（二）行政部门1.负责公司门禁系统、办公区域门锁等设施设备的日常维护和管理，确保其正常运行。2.制定并执行公司办公区域的安全保卫制度，安排安保人员负责员工进出的验证、登记等工作。3.负责访客预约、接待及离开的全程管理，包括临时访客证件的制作与发放等。4.负责公司员工进出通知制度的宣传与培训工作，提高员工对制度的知晓度和遵守意识。（三）各业务部门1.负责本部门员工进出相关申请的初审工作，确保申请事由合理、真实，符合工作实际需要。2.对本部门员工进行日常管理和监督，教育员工遵守公司进出通知制度，及时纠正员工的违规行为。3.配合人力资源部门、行政部门做好员工进出管理的相关工作，如提供必要的信息、协助处理特殊情况等。五、监督与考核（一）监督机制1.公司成立专门的监督小组，由人力资源部门、行政部门及各业务部门代表组成，负责对员工进出通知制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.安保人员在日常工作中应严格履行职责，对员工进出情况进行认真核实和记录。发现违规行为应及时制止，并向上级报告。3.鼓励员工相互监督，对违反公司进出通知制度的行为进行举报。公司将对举报属实的员工给予一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）考核办法1.将员工遵守进出通知制度的情况纳入绩效考核体系，作为员工绩效评定的重要依据之一。2.对于违反制度的员工，根据情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。3.对多次违反制度或情节严重的员工，公司将按照相关规定进行进一步处理，如辞退等。4.对于在员工进出管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予奖金等，以激励全体员工共同遵守制度，维护公司正常秩序。六、培训与宣传（一）培训计划1.公司行政部门应制定年度员工进出通知制度培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间及培训方式等。2.培训内容应包括制度的详细解读、进出流程演示、特殊情况处理方法等，确保员工全面了解制度要求。3.培训对象涵盖公司全体员工，新入职员工应在入职培训中重点学习本制度，老员工也应定期参加复习培训，以加深对制度的理解和记忆。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请制度制定人员或相关专家进行授课，通过讲解、案例分析、互动问答等方式，使员工深入理解制度内容。2.制作培训手册、宣传海报等资料，放置在公司办公区域显眼位置，方便员工随时查阅学习。3.利用公司内部网络平台、微信公众号等渠道发布制度解读文章、视频等资料，供员工自主学习。4.在公司内部会议、部门例会等场合，适时强调员工进出通知制度的重要性，提醒员工遵守制度规定。（三）宣传活动1.行政部门应通过多种渠道宣传员工进出通知制度，如在公司公告栏张贴制度文件、在内部刊物上刊登制度解读文章等。2.开展制度宣传周活动，集中宣传制度的主要内容和重要意义，提高员工的关注度和重视程度。3.利用公司内部通讯工具，定期向员工推送制度执行情况通报、违规案例警示等信息，强化员工的制度意识。七、附则（一）制度解释权本制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中出现争议，行政部门应根据实际情况进行研究和判断，并做出相应解释。解释结果应以正式文件形式发布，并及时通知公司全体员工。（二）制度修订随着公司业务发展、法律法规变化以及实际执行过程中发现的问题，本制度将适时进行修订。制度修订程序如下：1.由行政部门或相关部门提出修订建议，详细说明修订的原因、依据及具体内容