部队档案室制度规范

PAGE部队档案室制度规范一、总则（一）目的为加强部队档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在部队建设中的作用，依据国家有关法律法规和军队档案管理的相关规定，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于部队各级档案室及档案管理人员，涵盖各类军事、政治、后勤、装备等档案资料的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则部队档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享，避免分散保存导致的管理混乱和信息流失。2.真实性与完整性原则档案应如实反映部队各项活动的真实情况，确保档案内容完整无缺，维护档案的原始性和准确性。3.保密性原则严格遵守国家和军队的保密规定，对涉及军事秘密、敏感信息等档案进行严格保密，防止档案信息泄露。4.服务利用原则档案管理工作应围绕部队建设需求，积极提供档案利用服务，为部队决策、训练、作战等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规、方针政策及本制度规范，制定并组织实施档案工作计划。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用部队各类档案资料，确保档案的安全与完整。3.对所属部队的档案工作进行业务指导和监督检查，组织开展档案业务培训和学术交流活动。4.推进档案信息化建设，运用现代信息技术手段，提高档案管理效率和服务水平。5.参与部队重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务支持和保障。（二）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和保密制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.熟练掌握档案管理业务知识和信息技术，积极为部队提供档案查阅、借阅等利用服务，及时准确地提供所需档案资料。5.协助做好档案鉴定、销毁等工作，按照规定程序办理相关手续。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.军事档案：包括作战、训练、战备、军事科研等方面的文件材料。2.政治档案：涵盖党组织建设、思想政治教育、干部人事、纪检监察等内容的档案。3.后勤档案：涉及军需、卫生、营房、运输等后勤保障工作的各类档案。4.装备档案：有关武器装备的研制、采购、使用、维修等方面的档案资料。5.其他档案：如部队历史沿革、荣誉表彰、对外交往等方面的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对办理完毕的文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，不得积压或擅自销毁。3.收集的档案材料应字迹清晰、图像完整、载体合格，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将档案分为军事、政治、后勤、装备等大类，再根据具体内容进行二级、三级分类。2.编号为每一份档案或档案盒编制唯一的编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等内容，确保目录清晰准确，便于检索利用。4.装订对纸张破损、规格不一的档案材料进行修复和裱糊，按照一定顺序进行装订，确保档案整齐美观。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.选用符合标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对磁性载体档案，应采用防磁柜等装具进行保管，防止磁性介质受损。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.严格控制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案室负责人批准，并进行登记。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家和军队有关档案保管期限的规定，结合部队实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干及相关部门人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的形成背景、保管期限、密级等因素，综合判定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、档号等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、档案室负责人批准后，报上级主管部门备案。3.按照规定程序组织档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，在档案销毁清册上注明销毁日期和方式，并由监销人员签字确认。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总卷数、件数等。2.档案利用情况统计：如查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案保管状况统计：如档案的完好率、破损率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，实现档案统计数据的自动化处理和分析。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。七、档案利用（一）利用范围1.为部队作战、训练、工作等提供档案资料支持。2.满足部队人员对个人档案信息查询、证明开具等需求。3.配合上级检查、审计、调研等工作，提供相关档案资料。（二）利用方式1.查阅部队内部人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.借阅确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案室负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，按照规定程序进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案室印章。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.未经档案室负责人批准，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。3.档案利用完毕后，应及时归还档案室，确保档案的安全与完整。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量。（二）信息化管理流程1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.数据录入与挂接将档案的题名、年度、保管期限、档号等信息录入档案信息化管理系统，并与数字化档案进行挂接。3.档案检索与利用利用档案信息化管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息，并提供在线查阅、借阅、复制等服务。4.数据备份与安全管理定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，确保数据安全。加强系统安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统正常运行。2.严格遵守信息