采购合同规范管理制度

PAGE采购合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，防范采购合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在采购商品、服务、工程等活动中签订的各类采购合同。（三）基本原则1.依法合规原则采购合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈对方。二、采购合同的签订（一）采购申请与审批1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购商品、服务、工程的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交货时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对采购申请表进行汇总、分析，根据公司采购预算和实际情况进行审批。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司领导审批。（二）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。3.供应商应在规定时间内回复询价函或投标文件，采购部门对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。4.对于重要采购项目，采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产能力、管理水平、信誉状况等。5.根据评估结果，确定合格供应商名单，并与其签订合作协议。（三）合同起草与审核1.采购部门根据与供应商协商的结果，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、商品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本起草完成后，提交至公司法务部门进行审核。法务部门应对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。3.采购部门根据法务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，确保合同条款符合法律法规和公司要求。（四）合同签订1.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订合同前，双方应对合同文本进行仔细核对，确保合同内容准确无误。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。盖章后的合同文本应留存一份原件归档，同时将合同副本分发给相关部门。三、采购合同的履行（一）合同交底1.采购合同签订后，采购部门应及时组织相关人员进行合同交底，明确合同双方的权利义务、工作流程、时间节点等内容。2.合同交底的内容应包括合同背景、合同主要条款、双方的工作责任、合同履行计划、风险防范措施等。3.参与合同交底的人员应包括采购部门、法务部门、财务部门、使用部门等相关人员，确保各部门对合同内容有充分的了解。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、合作历史、产品质量、交货期、售后服务等情况进行记录。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.加强与供应商的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（三）合同执行跟踪1.采购部门应建立合同执行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪，及时掌握合同执行进度。2.定期对合同执行情况进行检查，发现问题及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保合同顺利履行。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向上级领导汇报，并采取相应的应对措施。（四）验收管理1.使用部门负责对采购商品或服务进行验收，验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行。2.验收合格后，使用部门应出具验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购商品或服务的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购商品或服务，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。四、采购合同的变更与终止（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更后应及时通知相关部门，并对合同执行跟踪台账进行更新。（二）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如因以下原因导致合同无法继续履行的，合同可以提前终止：双方协商一致；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；因不可抗力导致合同目的无法实现；法律法规规定的其他情形。3.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，如涉及退款、退货等事项，应及时办理相关手续。4.合同终止后，采购部门应将合同执行情况进行总结分析，评估合同履行效果，为今后的采购合同管理提供经验教训。五、采购合同的风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、交货延迟、价格波动、法律法规变化等。2.根据风险识别与评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。3.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，确保风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.对于低风险的采购合同，可采取常规的管理措施，如加强合同执行跟踪、定期与供应商沟通等。2.对于中等风险的采购合同，应采取重点监控措施，如增加合同审核环节、要求供应商提供担保等。3.对于高风险的采购合同，应采取特殊的风险应对措施，如签订补充协议、购买保险、寻求第三方担保等。4.建立风险预警机制，及时发现和预警合同履行过程中的风险，以便采取相应的应对措施。六、采购合同的档案管理（一）档案收集与整理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关附件收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、往来函件等资料。3.对合同档案进行分类编号，建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管与借阅1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅合同档案时，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、复印、转借或丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。（三）档案销毁1.对于超过保管期限或已无保存价值的合同档案，应按照档案销毁程序进行