会堂使用制度规范

PAGE会堂使用制度规范一、总则1.目的为了规范会堂的使用管理，确保会堂设施的正常运行，保障各类会议、活动的顺利开展，提高会堂的使用效率和服务质量，特制定本制度规范。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内部及经许可使用本会堂的外部单位和个人。3.基本原则会堂使用应遵循安全、有序、高效、节约的原则，严格遵守相关法律法规和行业标准，确保使用过程中的人员安全和设施完好。二、会堂使用申请与审批1.申请流程内部使用：各部门如需使用会堂，应提前[X]个工作日填写《会堂使用申请表》，详细说明使用时间、活动内容、参与人数等信息，并提交部门负责人审批。外部使用：外部单位或个人申请使用会堂，需提前[X]个工作日向公司/组织办公室提交书面申请，内容包括使用目的、时间、人数、活动安排等，并附上相关证明材料。办公室对申请进行初步审核后，报分管领导审批。2.审批权限内部小型会议（参与人数不超过[X]人）由部门负责人审批；中型会议（参与人数在[X][X]人之间）由分管领导审批；大型会议或重要活动（参与人数超过[X]人）由公司/组织主要领导审批。外部使用申请，根据活动规模和性质，分别由办公室负责人、分管领导或主要领导审批。3.申请变更与取消如需变更会堂使用时间、内容或参与人数等信息，申请人应提前[X]个工作日提交变更申请，经原审批领导同意后方可变更。若取消会堂使用申请，申请人应提前[X]个工作日通知办公室，说明取消原因。因特殊情况未能提前通知的，应承担相应责任。三、会堂使用安排与协调1.使用安排办公室根据审批通过的申请，统筹安排会堂的使用时间和场地。如遇多个申请时间冲突，应按照活动的重要性、紧急程度等因素进行合理协调。2.场地布置申请人应根据活动内容和要求，提前[X]个工作日将会堂场地布置方案提交办公室审核。布置方案应包括场地布局、设备使用、装饰布置等详细内容，确保符合安全、美观、实用的原则。未经办公室同意，申请人不得擅自改变会堂原有布局和设施设备。如需对会堂进行特殊装饰或使用额外设备，应提前说明并承担相应费用。3.设备设施准备办公室负责会堂基本设备设施的日常维护和管理，确保设备设施正常运行。在每次使用前，应对会堂的音响、灯光、投影仪、空调等设备进行检查调试。申请人如需使用特殊设备设施，应提前向办公室提出申请，办公室根据实际情况进行安排，并告知使用注意事项。四、会堂使用期间管理1.人员管理所有进入会堂的人员应遵守会堂管理规定，爱护会堂设施设备，保持会堂整洁卫生。严禁在会堂内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等行为。会堂内严禁携带易燃易爆、危险化学品等违禁物品。如有特殊需要，应提前向办公室报备并采取相应安全措施。使用人员应按照规定的座位区域就座，不得随意更换或占用其他区域座位。如需调整座位，应提前与办公室沟通。2.设备设施管理使用人员应正确操作会堂内的设备设施，如发现设备设施出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知办公室维修人员。严禁私自拆卸、维修设备设施。使用结束后，使用人员应按照操作规范关闭设备设施电源，并协助办公室工作人员进行设备设施的检查和清理。3.安全管理会堂内应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查维护，确保其处于良好状态。使用期间，应安排专人负责安全管理，维持会堂秩序，确保人员安全。如遇突发事件，应立即启动应急预案，及时疏散人员，并向相关部门报告。4.环境卫生管理使用人员应保持会堂内环境卫生整洁，活动结束后应清理现场，将垃圾带走。如需使用清洁服务，应提前与办公室联系并承担相应费用。严禁在会堂内张贴、涂写、刻画等破坏环境卫生的行为。五、会堂使用费用管理1.收费标准内部使用：根据实际使用情况，按照公司/组织相关规定收取一定的场地使用成本费用，具体标准为[X]元/小时（不足[X]小时按[X]小时计算）。外部使用：根据活动规模、使用时间等因素制定收费标准，具体收费如下：小型活动（参与人数不超过[X]人）：[X]元/天；中型活动（参与人数在[X][X]人之间）：[X]元/天；大型活动（参与人数超过[X]人）：[X]元/天；特殊活动或长期合作单位，可根据实际情况协商确定收费金额。2.费用结算内部使用费用由办公室每月统计汇总，报财务部门审核后，从各部门经费中扣除。外部使用费用在活动结束后[X]个工作日内，由使用单位或个人向公司/组织财务部门缴纳。财务部门开具正式发票。3.费用使用范围会堂使用费用主要用于会堂设施设备的维护保养、水电费、清洁费、管理人员薪酬等方面的支出。六、会堂维护与保养1.日常维护办公室安排专人负责会堂的日常巡查和维护，及时发现并处理设施设备的故障和问题。定期对会堂的地面、墙面、天花板等进行清洁和保养，保持会堂环境整洁美观。对会堂内的音响、灯光、投影仪等设备设施进行定期检查、调试和维护，确保其性能良好。2.定期保养每年定期对会堂进行全面的保养和维修，包括设施设备的检修、更换零部件、墙面地面的翻新等。根据会堂设施设备的使用年限和状况，制定合理的更新计划，及时更新老化或损坏严重的设备设施。3.维修管理会堂设施设备出现故障时，使用人员应及时通知办公室维修人员。维修人员接到通知后，应在[X]个小时内到达现场进行维修。对于一般性故障，维修人员应在[X]个工作日内修复；对于较为复杂的故障，应尽快制定维修方案，并在最短时间内完成修复，确保不影响会堂的正常使用。维修完成后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障原因、维修过程和更换的零部件等信息。