严格采购制度规范

PAGE严格采购制度规范一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，保障公司利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争的正常秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，建立良好的合作关系。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保需求真实合理，并报相关领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到经审批的采购申请表后，进行汇总整理，结合库存情况和市场供应状况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购预算等，确保采购活动有序进行。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并进行初步评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商考察对于重要采购项目，采购部门应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况，确保供应商具备实际供应能力。3.供应商确定根据供应商筛选和考察结果，采购部门确定最终供应商，并签订《采购合同》。采购合同应明确双方的权利义务、采购物品或服务的规格数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保合同合法有效。4.供应商评估与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估与考核。根据评估考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购实施1.采购部门根据采购合同要求，向供应商发送采购订单，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间。2.供应商应按照采购订单要求及时组织生产或提供服务，并在规定时间内将货物送达指定地点或完成服务交付。3.采购部门在采购过程中应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决出现的问题。（五）验收与付款1.验收采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面，确保采购物品或服务符合合同约定。验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。2.付款采购部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款手续。付款申请需经相关领导审批后，按照公司财务制度进行支付。对于不符合合同要求的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，待问题解决后再办理付款手续。三、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.价格风险应对关注市场价格动态，通过市场调研、价格谈判、签订价格调整条款等方式，降低价格波动对采购成本的影响。建立价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时采取应对措施。2.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力，及时发现并解决潜在问题。建立供应商违约应急预案，当供应商出现违约行为时，能够迅速采取措施，减少损失。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的质量管理体系进行评估。对于质量不合格的采购项目，按照合同约定及时处理，如退货、换货、索赔等。4.法律风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，对合同条款进行法律审核，避免出现法律漏洞。建立法律风险预警机制，及时关注法律法规变化，调整采购策略，防范法律风险。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.审计部门有权调阅采购相关文件资料，询问采购人员及相关人员，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，确保采购活动符合法律法规要求。2.主动接受社会公众的监督，及时处理和回应社会公众的投诉举报，维护公司良好形象。五、采购人员管理（一）人员资质要求1.采购人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。2.采购人员应具备良好的职业道德和职业素养，诚实守信，廉洁奉公，保守公司商业秘密。（二）培训与发展1.定期组织采购人员参加业务培训，包括采购技巧、法律法规、市场分析等方面的培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.为采购人员提供广阔的职业发展空间，鼓励采购人员不断提升自身能力，为公司采购管理工作做出更大贡献。（三）考核与奖惩1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、业务能力等方面进行全面考核。2.根据考核结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，对不符合要求的采购人员进行批评教育、调整