规范科室档案管理制度

PAGE规范科室档案管理制度一、总则（一）目的为加强科室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科室内部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是科室在医疗、教学、科研、行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：科室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映科室工作实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及科室机密的档案进行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为科室工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）科室负责人1.负责领导和监督科室档案管理工作，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等资源。（二）档案管理人员1.负责科室档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等具体工作。2.制定档案管理制度和工作计划，定期对档案管理工作进行总结和汇报。3.对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。（三）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理人员。2.协助档案管理人员开展档案查阅、利用等工作，提供相关档案信息。3.对本部门员工进行档案管理知识宣传和培训，提高员工的档案意识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教案、教学课件、学生成绩等。3.科研档案：科研项目申请书、研究报告、论文发表等。4.行政管理档案：科室文件、会议记录、工作计划与总结、人员考核等。5.其他档案：如设备采购档案、合同协议档案等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案应内容真实、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并定期进行备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法及步骤1.分类按照档案的类别分为医疗业务档案、教学档案、科研档案、行政管理档案等。医疗业务档案可进一步细分为门诊病历、住院病历、检查检验档案等；教学档案可分为教学计划档案、教学实施档案、教学评估档案等；科研档案可分为科研项目申报档案、研究过程档案、成果档案等；行政管理档案可分为科室文件档案、会议档案、人事档案等。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于记忆和查询。例如，医疗业务档案的编号可采用“YL+年份+流水号”的形式，教学档案编号可采用“JX+年份+流水号”等。3.排列按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类档案应排列在一起。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。对电子档案，应建立电子目录，注明文件的存储位置和相关元数据信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理人员归档。2.对于重大项目、突发事件等形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的档案进行核对、检查，确保档案的质量符合要求。2.对符合归档要求的档案进行分类、编号、排列、编目等整理工作，并装入档案盒或档案袋。3.在档案盒或档案袋上注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并将档案存放在档案库房的指定位置。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映科室主要职能活动和历史面貌的，对科室工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在较长时间内对科室工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对科室工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和科室实际情况进行，由档案管理人员提出初步意见，报科室负责人审核批准。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.采用先进的档案保护技术和设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保存。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.科室内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅科室档案的，须持有单位介绍信，经科室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅重要档案的，还需经上级主管部门批准。3.涉及科室机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自摘抄、复制或传播。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或科室负责人对申请表进行审核签字，批准查阅范围和查阅方式。3.档案管理人员根据批准的申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需摘抄、复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害科室利益和他人合法权益。2.利用档案开展教学、科研、医疗服务等工作的，应按照相关规定办理审批手续，并确保档案的安全和保密。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，为科室档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科室负责人担任组长，档案管理人员和相关部门负责人为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。2.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在利用价值，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对档案进行清查核对，对拟销毁的档案进行初步筛选，并列出清单。2.档案鉴定小组对档案管理人员提交的清单进行审核，根据鉴定标准，确定需要销毁的档案。3.对确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经科室负责人审核签字后，报上级主管部门备案。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.档案销毁工作应在档案鉴定小组的监督下进行，销毁过程应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应与《档案销毁清册》一同保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立科室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件，并进行分类、编号、标注等处理，建立电子档案数据库。对电子档案进行元数据采集和整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.档案信息系统建设选用适合科室档案管理需求的信息化管理软件，建立档案信息管理平台。在档案信息管理平台上实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能，方便档案管理人员和利用人员操作。3.安全管理建立档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。定期对档案信息化系统进行维护和更新，及时处理系统故障和安全漏洞。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案数字化工作质量和系统运行稳定