企业采购合同审批标准化流程卡

企业采购合同审批标准化流程卡一、适用场景与价值本流程卡适用于企业各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备购置、服务外包等）的全流程审批管理，旨在规范合同审批节点、明确责任分工、提升审批效率，同时保证合同内容合法合规、风险可控。通过标准化流程，可避免审批遗漏、权责不清等问题，为企业采购活动提供清晰指引，保障采购业务有序开展。二、标准化操作流程详解步骤1：采购需求提出与确认责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）操作内容：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、交付时间、技术参数及供应商推荐意见（如有）。需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）步骤2：供应商选择与合同拟定责任部门：采购部操作内容：采购部根据《采购需求申请表》，通过询价、比价、招标或单一来源采购等方式选定供应商，保证采购过程公开、公平、合规。采购部与供应商就合同条款（如价格、交付、质量、违约责任等）进行沟通协商，拟定《采购合同（草案）》，合同内容需完整包含双方基本信息、采购标的、金额、履行期限、验收标准、争议解决方式等核心要素。输出成果：《供应商选择过程记录表》（如询价记录、招标结果等）、《采购合同（草案）》步骤3：部门初审（需求部门与采购部交叉审核）责任部门：需求部门、采购部操作内容：需求部门审核：重点审核合同内容是否与采购需求一致（规格、数量、交付时间等），技术参数是否满足业务要求，签字确认。采购部审核：重点审核合同条款的合规性（如供应商资质、价格条款、付款方式是否与公司制度一致）、供应商履约能力，以及合同文本的完整性，签字确认。输出成果：《采购合同（草案）》（需求部门、采购部负责人签字版）步骤4：法务合规审核责任部门：法务部（或指定法务专员）操作内容：法务部对合同条款的合法性、合规性进行全面审核，包括但不限于：主体资格（供应商是否为合法注册主体，经营范围是否涵盖采购内容）；权利义务条款（双方权责是否对等，违约责任是否明确）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否有效）；免责条款、知识产权条款等特殊条款的合规性。法务部出具《法务审核意见书》，对合同修改提出明确建议，审核通过后签字确认。输出成果：《法务审核意见书》（法务部盖章/签字版）步骤5：财务资金审核责任部门：财务部操作内容：财务部审核合同金额是否符合年度预算及采购审批权限，付款方式、进度是否与公司财务制度一致（如预付款比例、质保金约定等）。核对供应商收款账户信息是否准确，发票类型（如增值税专用发票）是否符合要求，审核通过后签字确认。输出成果：《财务审核意见书》（财务部负责人签字版）步骤6：领导审批（按金额分级审批）责任部门：分管领导、总经理（或按公司规定的审批权限分级）操作内容：分级审批标准：金额≤5万元：由分管业务领导审批；5万元＜金额≤20万元：由分管业务领导+总经理审批；金额＞20万元：提交总经理办公会集体审议。审批领导重点审核采购的必要性、预算合理性、合同条款的完整性及对公司整体运营的影响，审批通过后在合同上签字确认。输出成果：《采购合同》（各级领导签字版，根据权限确定签字人）步骤7：合同用印与备案责任部门：行政部（或指定印章管理部门）、采购部操作内容：行政部根据审批通过的《采购合同》，核对审批手续是否齐全，确认无误后加盖公司合同专用章（或公章），严禁未经审批擅自用印。采购部将用印后的合同原件、审批过程中形成的所有文件（如需求申请表、审核意见书、供应商资料等）整理归档，并录入合同管理系统（如有）。输出成果：《采购合同》（用印原件）、《合同归档清单》步骤8：合同执行与跟踪责任部门：采购部、需求部门、财务部操作内容：采购部负责跟踪合同履行进度，保证供应商按时交付；需求部门负责验收采购标的，填写《验收报告》，确认数量、质量是否符合合同约定。财务部根据合同约定及验收报告，办理付款手续，并留存相关凭证。输出成果：《验收报告》（需求部门签字确认）、《付款凭证》（财务部留存）三、审批流程表单模板表单名称：采购合同审批单基本信息内容合同编号（由采购部按规则编制，如“CGHT-年份-序号”）合同名称（如“XX原材料采购合同”“XX设备采购合同”）采购方公司全称供应商供应商全称（统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式）采购标的物品/服务名称、规格型号、数量、单位合同金额大写：____________________小写：____________________履行期限交付时间：______年______月______日质保期：______个月付款方式□一次性付款□分期付款（注明比例/节点）□其他：____________________审批流程需求部门审核意见：_________________________________________负责人签字：______日期：______采购部审核意见：_________________________________________负责人签字：______日期：______法务部审核意见：_________________________________________负责人签字：______日期：______财务部审核意见：_________________________________________负责人签字：______日期：______分管领导审批（如需）意见：_________________________________________签字：______日期：______总经理审批（如需）意见：_________________________________________签字：______日期：______附件清单1.《采购需求申请表》□是□否2.供应商资质文件（营业执照等）□是□否3.询价/比价/招标记录□是□否4.技术规格书/图纸□是□否5.其他：__________________四、关键注意事项与风险提示合规性优先：合同条款必须符合《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规，禁止签订“阴阳合同”或违反公司制度的条款。预算控制：采购金额不得超过年度预算，超预算需提前履行预算调整审批流程，严禁“先采购后补批”。供应商资质：审核供应商的营业执照、生产经营许可证、相关资质证书（如ISO认证、3C认证等），保证其具备履约能力，避免与无资质供应商合作。审批时效：各部门需在收到审批文件后2个工作日内完成审核，紧急采购可启动“绿色通道”，但事后需补齐手续。合同变更：履行过程中如需变更合同内容（如数量、价格、交付时间），需重新履行审批流程，口头约定无效。档案管理