采购订单审核及供应商评估表

采购订单审核及供应商评估表工具模板一、工具应用背景与适用范围本工具适用于企业采购管理全流程中，对采购订单的合规性、合理性进行审核，同时系统化评估供应商的合作表现，旨在规范采购行为、控制采购风险、优化供应商结构。具体应用场景包括：新供应商首次合作前的订单审核与准入评估；常规采购订单的执行前合规性检查；定期（如季度/年度）供应商合作绩效复盘与分级管理；战略供应商合作过程中的动态跟踪与风险预警。二、详细操作流程与步骤说明（一）审核前：资料准备与需求确认收集基础资料采购订单（含品名、规格、数量、单价、交货期、付款条款等核心信息）；供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等，首次合作必备）；采购需求申请单（由需求部门提交，明确采购必要性、预算依据）；历史合作记录（如为续签供应商，需提供过往订单交付、质量反馈数据）。明确审核要点根据采购品类（如生产物料、办公用品、服务类项目）确认审核侧重点（例：生产物料需重点关注质量检测标准，服务类需关注交付能力）。（二）采购订单审核流程初审：需求与订单匹配性检查审核人：需求部门负责人/采购专员；审核内容：订单品名、数量、规格是否与需求申请单一致；预算是否超支（对比采购预算台账）；交货期是否满足生产/运营计划需求；供应商是否在《合格供应商名录》内（首次合作需同步启动供应商准入评估）。输出：《采购订单初审表》，标注“通过”“需修改”或“不通过”意见。复审：合规性与风险把控审核人：采购部经理/财务部专员；审核内容：价格合理性（对比历史采购价、市场均价，或提供三家比价记录）；付款条款是否符合公司财务制度（如预付款比例、账期）；合同条款（如质量异议处理、违约责任、知识产权归属）是否完备；供应商资质文件是否在有效期内。输出：《采购订单复审表》，对初审未通过项确认整改结果，评估潜在风险（如供应商产能不足、价格波动风险）。终审：跨部门协同决策审核人：分管副总/总经理（根据订单金额分级授权）；审核内容：重大订单（如金额超万元/战略物料）的采购必要性、成本效益综合评估；跨部门意见汇总（如法务部审核合同条款、质量部确认技术标准）。输出：最终审批意见，签署《采购订单审批单》，订单生效。（三）供应商评估流程评估周期与维度确定周期：常规供应商每季度评估一次，战略供应商每月跟踪，新供应商试用期满1个月评估；评估维度（可根据行业调整权重）：质量表现（40%）：来料合格率、质量问题响应速度、质量改进措施有效性；交付能力（25%）：准时交货率、订单满足率、紧急订单响应能力；服务水平（15%）：沟通效率、售后问题解决及时性、配合度（如提供技术支持）；价格与成本（10%）：价格稳定性、成本优化主动性、付款配合度；合作稳定性（10%）：财务健康状况（如有无拖欠货款）、合同履约率、合作意愿。数据收集与评分数据来源：仓库收货记录、质量部检验报告、采购部沟通记录、财务部付款数据；评分方式：采用百分制，每个维度细化评分标准（例：“准时交货率≥98%得25分，95%-97%得20分，＜95%得10分”）。评估结果输出与应用《供应商评估报告》，计算综合得分并划分等级：优秀（≥90分）：优先合作，可增加订单份额，纳入“战略供应商候选池”；合格（70-89分）：维持现有合作，针对扣分项制定改进计划；待改进（60-69分）：发出《供应商整改通知书》，1个月后复评，仍不达标则降级；不合格（＜60分）：暂停合作，启动淘汰流程。结果同步至采购、质量、财务等部门，更新《合格供应商名录》。三、配套表格模板（含填写说明）表1：采购订单审核表订单基本信息订单编号PO2024-X订单日期供应商名称科技有限公司供应商联系人采购品目A型电子元器件数量单价（元）50总金额（元）审核项目审核标准审核结果（√/×）问题描述与整改要求审核人需求匹配性与采购申请单一致，无超预算√-*（）价格合理性近三月均价48元，本次报价略高（需说明原因）×提供供应商成本分析报告*（）交货期可行性满足生产计划节点√-*（）供应商资质营业执照、ISO9001证书在有效期内√-*（）合同条款质量异议期15天，违约责任明确√-*（赵六）审批意见初审：通过，需补充价格说明材料*（）复审：通过，整改后生效*（）终审：同意执行*（孙七）表2：供应商评估表（季度）供应商基本信息供应商名称科技有限公司合作年限负责人*（）联系电话评估周期2024年Q1评估人评估维度细项指标权重（%）评分标准得分加权得分质量表现来料合格率20≥99%20分，98%-99%15分，＜98%10分183.6质量问题响应速度（24小时内回复）10及时10分，延迟5分，未回应0分101.0质量改进措施有效性10有效10分，部分有效5分，无效0分80.8交付能力准时交货率15≥98%15分，95%-97%10分，＜95%5分152.25订单满足率（需求满足量/订单量）10100%10分，90%-99%7分，＜90%3分70.7服务水平沟通效率（对接人响应及时性）8高效8分，一般5分，低效2分50.4售后问题解决及时性73天内解决7分，5天内5分，＞5天2分50.35价格与成本价格稳定性（与市场均价偏差）5≤3%5分，3%-5%3分，＞5%1分30.15成本优化主动性5主动提出3分，配合2分，不主动0分20.1合作稳定性财务健康状况（无拖欠货款记录）5无问题5分，1次拖欠2分，多次0分50.25合同履约率5100%5分，90%-99%3分，＜90%0分50.25综合评估总得分85.05分等级合格主要优势交付准时率高，质量响应及时待改进项价格稳定性不足，需加强成本沟通改进计划2024年Q2前提交价格波动说明，每季度提供成本分析报告审核人意见同意评估结果，按计划跟踪改进*（）四、使用过程中的关键注意事项审核客观性原则审核需基于数据和事实，避免主观臆断，对价格、质量等可量化指标需有明确依据（如历史数据、第三方检测报告）；供应商评估需多方参与（采购、质量、使用部门），单一部门评分占比不超过50%。动态更新机制《合格供应商名录》每季度更新，新增供应商需通过“资质审核-小批量试产-订单审核-试用期评估”全流程；评估指标需根据企业战略调整（如初期侧重交付量，成熟期侧重成本与创新），每年优化一次评分标准。风险防控要点对单一供应商依赖度超过50%的品目，需启动备选供应商开发；供应商出现重大质量问题（如批量不合格）或交付延迟（影响生产）时，启动紧急评估，24小