行政工作处理流程手册办公室工作管理指南

行政事务处理流程手册办公室日常事务管理指南为规范办公室日常行政事务处理，提升工作效率，保证各项工作有序开展，特制定本手册。本手册梳理了行政事务的核心分类、操作流程及管理要求，为办公室工作人员提供标准化指引，助力实现行政工作的规范化、精细化管理。手册适用范围与核心目标适用范围本手册适用于公司/机构内部所有日常行政事务处理，涵盖文件与档案管理、会议组织与服务、办公物资与设备管理、访客接待与沟通协调、印章与证照管理等核心场景，涉及行政专员、部门助理及相关岗位人员的工作指引。核心目标统一行政事务处理标准，减少操作差异；优化工作流程，提升事务处理效率；保证行政工作合规有序，降低管理风险；为各部门提供高效、规范的行政服务支撑。一、文件与档案管理（一）文件收发处理流程流程步骤签收登记收到文件（纸质/电子）后，第一时间检查文件完整性，确认是否破损、缺页；在《文件收发登记表》（见表1）中详细记录：收文日期、来文单位/部门、文件标题、密级（普通/秘密/机密）、份数、收文人（*经办人）。分类编号按文件类型（如通知、报告、函件、制度等）和部门归属进行分类；依据公司《文件编码规则》赋予文件唯一编号，编号格式为“部门代码-年份-序号”（如“XZ-2024-001”）。拟办流转对需领导批阅的文件，填写《文件拟办单》（见表2），注明文件摘要、拟办意见（如“建议由负责人审阅”“请部门牵头办理”），附文件原件呈报分管领导批示；领导批示后，按批示意见流转至相关部门或经办人，同步在《文件传阅记录表》（见表3）中登记传阅人、传阅时限及签收情况。催办反馈对需限期办理的文件，在截止日前1个工作日通过电话/系统提醒经办人；收到办理结果后，将文件原件及处理意见整理归档，并在《文件催办记录表》中记录反馈情况。归档保存办理完毕的文件，按“年度-类别-部门”分类整理，电子文件至公司档案管理系统，纸质文件装入档案盒并标注档案号；涉密文件需单独存放，加锁保管，查阅需经*负责人审批并登记。表1：文件收发登记表序号收文日期来文单位/部门文件标题密级份数收文人备注12024-03-01总经理办公室关于2024年清明节放假的通知普通1张三全公司下发22024-03-02财务部2023年度财务决算报告秘密3李四需领导批示表2：文件拟办单文件编号文件标题来文单位收文日期摘要拟办意见领导批示XZ-2024-002关于举办年度团建活动的函行政部2024-03-03建议于4月中旬组织户外团建，预算约2万元请*负责人审核活动方案，按权限审批同意，由行政部细化方案后执行表3：文件传阅记录表文件编号文件标题传阅范围传阅日期传阅人签收日期签字备注XZ-2024-0012024年清明节放假通知各部门负责人2024-03-01王五2024-03-01王五已传阅完毕（二）文件与档案管理注意事项文件流转需全程留痕，避免口头传递，保证责任可追溯；涉密文件严禁通过普通邮箱、等非加密渠道传递，纸质文件复印需经*负责人批准；电子文件定期备份（每月1次），防止数据丢失；档案保存期限参照公司《档案管理制度》，到期档案需经鉴定后统一销毁（销毁时需两人监销并记录）。二、会议组织与服务（一）会议筹备与组织流程流程步骤会议申请需召开会议的部门提前填写《会议申请表》（见表4），注明会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、议程、所需设备及物料（如投影仪、麦克风、茶水等）；会议涉及跨部门协调或超出部门预算的，需报请*分管领导审批。会前准备场地安排：根据参会人数预订会议室，调试设备（投影、音响、灯光），保证设备正常运行；通知发布：提前1-2个工作日通过OA系统/邮件发送会议通知，附会议议程及需准备的资料；物料准备：根据需求准备会议资料、签到表、笔、纸、茶水等，摆放于会议室指定位置。会中服务提前15分钟开放会议室，引导参会人员签到（签到表见表5）；会议期间全程在场，负责设备保障、茶水添加及突发情况处理（如设备故障及时联系IT支持）；重要会议需安排专人记录会议内容，形成《会议纪要》（模板见表6），会后1个工作日内经主持人审核后分发。会后整理收回会议室物品，关闭设备电源，整理桌面，保持环境整洁；将会议资料、签到表、纪要等整理归档，电子版存入会议文件夹，纸质版交行政部留存；对需跟进的事项，在《会议事项跟踪表》（见表7）中登记责任部门、完成时限及进展，定期催办。表4：会议申请表会议名称2024年第一季度工作总结会会议时间2024-03-1514:00-16:00会议地点3楼第一会议室参会人员各部门负责人、分管领导主持人*总经理议程1.各部门汇报Q1工作；2.分管领导总结；3.Q2工作部署所需设备投影仪、麦克风、激光笔物料需求会议资料15份、矿泉水24瓶、签到表1份申请部门行政部申请人赵六表5：会议签到表会议名称2024年第一季度工作总结会日期2024-03-15序号部门姓名职务1销售部周七经理2技术部吴八主管3财务部郑九经理表6：会议纪要模板会议纪要会议名称：2024年第一季度工作总结会时间：2024年3月15日14:00-16:00地点：3楼第一会议室主持人：*总经理参会人员：各部门负责人、分管领导记录人：赵六一、会议议程销售部、技术部、财务部依次汇报Q1工作完成情况；分管领导总结Q1整体工作成效与不足；*总经理部署Q2重点工作。二、主要内容各部门汇报：销售部：Q1销售额完成目标的85%，新客户拓展未达预期，需加强市场推广；技术部：完成3个项目交付，研发进度滞后2周，需优化资源配置；财务部：成本控制良好，Q1利润同比增长5%。分管领导总结：肯定各部门努力，指出跨部门协作需加强，建议建立周例会沟通机制。*总经理部署：Q2重点推进新客户开发计划，销售部需在4月底前制定详细方案；技术部需在3月25日前完成研发项目赶工计划，保证按期交付；各部门于3月20日前提交Q2工作计划至行政部。三、待办事项序号事项内容责任部门完成时限责任人1制定新客户开发方案销售部2024-03-31周七2提交研发项目赶工计划技术部2024-03-25吴八3提交Q2工作计划各部门2024-03-20各部门负责人表7：会议事项跟踪表序号事项内容责任部门责任人计划完成时间实际完成时间进展说明备注1新客户开发方案销售部周七2024-03-312024-03-30已提交方案，待领导审核2研发项目赶工计划技术部吴八2024-03-252024-03-25已按计划提交（二）会议组织注意事项会议通知需明确“禁止无故缺席”，如有特殊情况无法参会，需提前1个工作日向主持人请假并报行政部备案；重要会议（如董事会、年度总结会）需提前预演设备流程，保证万无一失；会议纪要需客观准确记录决议事项，避免模糊表述（如“尽快”“尽量”等）；会议室使用遵循“先申请先使用”原则，部门间冲突时由行政部协调安排。三、办公物资与设备管理（一）物资申领与发放流程流程步骤需求提报部门根据实际需求填写《办公物资申领表》（见表8），注明物资名称、规格型号、数量、用途、申领人；日常消耗品（如笔、纸、文件夹）按月度申领，固定资产（如电脑、打印机）需填写《固定资产申购单》并经*负责人审批。审核采购行政部收到申领表后，核对库存情况：库存充足：直接发放，更新库存台账；库存不足：汇总需求，制定采购计划，报*分管领导审批后实施采购。验收入库物资到货后，行政部与采购人共同验收，核对物资名称、数量、质量是否与订单一致，验收合格后填写《物资入库单》（见表9），录入库存台账。发放登记申领人到行政部领取物资，在《物资发放登记表》（见表10）中签字确认，注明领取日期、数量；固定资产发放时，需粘贴资产标签（编号、使用部门、责任人），并在《固定资产台账》中登记。表8：办公物资申领表申领部门市场部申领日期2024-03-05申领人孙十用途日常办公使用序号物资名称规格型号单位1A4复印纸80g包2签字笔0.5mm黑色支3文件夹A4蓝色个表9：物资入库单入库日期2024-03-08供应商XX办公用品公司序号物资名称规格型号单位1A4复印纸80g包2签字笔0.5mm黑色支表10：物资发放登记表发放日期物资名称规格型号单位发放数量领取部门领取人签字2024-03-10A4复印纸80g包10市场部孙十孙十2024-03-10签字笔0.5mm黑色支20市场部孙十孙十（二）办公物资与设备管理注意事项物资申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁虚报冒领；库存物资定期盘点（每月1次），保证账实相符，盘盈盘亏需查明原因并报*负责人审批；办公设备（如打印机、碎纸机）使用前需阅读操作说明，人为损坏需照价赔偿；固定资产报废需填写《固定资产报废申请表》，经技术部门鉴定、*负责人审批后，由行政部统一处置。四、访客接待与沟通协调（一）访客接待流程流程步骤访客预约提前与访客确认到访时间、事由、人数、身份（客户、合作伙伴、上级单位等），并记录访客联系人及联系方式；如需安排领导接待，需提前与领导秘书确认时间。接待准备根据访客身份和事由，准备接待方案：普通访客：引导至会议室，提供茶水；重要访客：准备公司宣传资料、名片，必要时安排*负责人或分管领导出面接待；确认会议室整洁，设备正常，摆放茶水、纸巾等。迎客接待访客到达时，前台人员主动起身问候：“您好，请问找哪位？”确认身份后，通知被访人；被访人亲自或安排行政专员到前台迎接，引导访客至会议室，途中可简单介绍公司环境。接待服务会议期间，根据需求续添茶水，避免随意打断谈话；如需陪同参观公司，提前规划路线，保证安全有序。送客与记录访客离开时，被访人或接待人员送至公司门口，礼貌道别；当日填写《访客接待记录表》（见表11），记录访客信息、接待过程及反馈意见，存档备查。表11：访客接待记录表接待日期2024-03-12接待时间10:00-11:30访客姓名钱十一单位XX科技有限公司职务总经理接待部门市场部接待人周七（市场部经理）接待事由商谈2024年合作方案接待过程1.前台引导至会议室；2.周七介绍公司业务及合作优势；3.双方就合作细节进行沟通访客反馈对公司实力认可，愿意进一步推进合作，下周提供具体方案备注已赠送公司宣传册及产品样品（二）访客接待与沟通协调注意事项接待人员需着装整洁、态度热情，展现公司良好形象；未经允许，禁止泄露公司商业机密或敏感信息；对于未预约访客，需确认身份及事由，如无紧急事项可建议提前预约；跨部门沟通事项需明确责任主体，避免推诿，必要时由行政部协调推进。五、印章与证照管理（一）印章使用流程流程步骤用印申请使用印章（公章、合同章、财务章等）需填写《印章使用申请表》（见表12），注明用印单位/部门、用印事由、文件名称、份数、申请人；合同类文件用印需附经审批的合同文本，非合同类文件（如证明、函件）需附相关材料复印件。审核审批部门负责人审核用印事由的合规性；根据印章权限分级审批：日常办公用印（如通知、函件）：部门负责人审批；合同、协议等重要文件用印：*分管领导审批；涉及公司重大利益的用印：需报请*总经理审批。用印登记审批通过后，申请人持《印章使用申请表》及文件至印章保管处，由印章保管人核对文件内容与申请表是否一致；核对无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》（见表13）中登记用印日期、文件名称、申请人、审批人、印章类型。文件留存用印文件需留存1-2份（复印件/原件），交行政部归档，电子版同步存档。表12：印章使用申请表用印部门行政部用印日期2024-03-15申请人赵六联系方式（内部号）用印事由与XX公司签订办公用品采购合同文件名称2024年办公用品采购合同份数2份（正本1份，副本1份）附件经审批的合同文本、对方资质复印件部门负责人意见同意用印签字*部门负责人分管领导意见同意用印签字*分管领导表13：印章使用登记表用印日期印章类型文件名称用印事由申请人审批人留存情况2024-03-15合同章2024年办公用品采购合同签订合同赵六*分管领导正本、副本各1份留存（二）印章