2026年环保袋生产公司应付账款管理制度

2026年环保袋生产公司应付账款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范[XX环保袋生产有限公司]（以下简称“公司”）应付账款管理工作，加强资金管控，防范财务风险，提高资金使用效率，保障公司与供应商的合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《现金管理暂行条例》等相关法律法规及公司内部财务管理规定，结合公司环保袋生产经营过程中采购原材料、外协加工、设备采购等应付账款业务特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有应付账款的发生、确认、审核、支付、对账、核销等全流程管理工作，公司财务部门、采购部门、生产部门、仓储部门及所有涉及应付账款业务的人员均需遵守本制度。第三条管理原则（一）合规性原则：应付账款的确认、支付均需符合国家法律法规及公司内部管理规定，票据、凭证等资料真实、合法、完整；（二）及时性原则：及时确认应付账款，按时与供应商对账，按合同约定支付款项，维护公司良好的商业信誉；（三）准确性原则：精准核算应付账款金额、账期、供应商信息，确保账实相符、账账相符；（四）安全性原则：建立应付账款支付审核机制，防范虚假付款、重复付款、超额付款等风险；（五）效益性原则：合理安排付款时间，优化资金占用成本，在符合合同约定的前提下争取有利的付款条件。第四条管理职责（一）财务部门：负责应付账款的核算、审核、支付、对账、核销，建立应付账款台账，定期编制应付账款分析报告，监督付款流程的合规性；（二）采购部门：负责与供应商签订合法有效的采购合同，及时提交采购单据、验收单据等资料，跟踪采购物资到货及验收情况，配合财务部门与供应商对账；（三）仓储部门：负责采购物资的验收、入库，准确开具入库单，确保入库信息与采购合同、送货单一致；（四）生产部门：配合验收生产用原材料、外协加工产品等，反馈物资质量、数量等问题，及时传递相关信息至采购及财务部门；（五）审批人员：按权限对付款申请进行审批，对付款的真实性、合规性、合理性负责；（六）供应商对接人员：负责与供应商日常沟通，及时处理应付账款相关争议，反馈付款进度。第二章应付账款的确认第五条应付账款确认条件公司应付账款需同时满足以下条件方可确认：（一）采购合同已签订，且合同内容符合公司采购审批流程，条款清晰、权责明确；（二）采购物资（原材料、设备、服务等）已验收合格并办理入库手续，或服务已完成且验收确认；（三）供应商已提供合法、合规的发票，发票信息与采购合同、入库单等资料一致；（四）相关单据（采购合同、入库单、验收单、发票等）已按流程审核完毕。第六条应付账款确认流程（一）采购部门在物资验收入库或服务完成后，收集采购合同、入库单、验收单、供应商发票等资料，核对物资名称、规格、数量、单价、金额等信息，确认无误后提交至财务部门；（二）财务部门审核单据的完整性、合规性，重点核对发票真伪、发票信息与合同及入库单的一致性，审核通过后在财务系统中确认应付账款；（三）若存在物资质量问题、数量不符、价格争议等情况，采购部门需及时与供应商沟通，待争议解决后，财务部门根据最终确认结果处理应付账款；（四）应付账款确认后，财务部门需在台账中记录供应商名称、合同编号、应付金额、账期、发票信息、预计付款日期等内容。第七条特殊情况处理（一）暂估应付账款：若采购物资已验收入库但供应商尚未开具发票，财务部门需按合同约定价格暂估入账，待收到发票后冲销暂估金额并按实际金额确认应付账款；（二）跨期应付账款：年末需对所有未支付的应付账款进行全面核对，确保应付账款余额准确，跨年度应付账款需单独标注并跟踪付款进度；（三）折扣与返利：供应商给予的现金折扣、数量返利等，需按合同约定核算，冲减对应采购成本或应付账款金额，相关信息需在台账中明确记录。第三章应付账款的审核与支付第八条付款申请提交（一）采购部门根据采购合同约定的付款期限，在付款日前5个工作日提交《付款申请表》，并附采购合同、入库单、验收单、发票、对账确认单等资料；（二）《付款申请表》需注明供应商名称、开户行、账号、付款金额、付款方式、付款事由、合同编号、发票号码等信息，由采购部门负责人签字确认；（三）若为预付款项，需额外提供预付款审批单，且预付款金额不得超过合同约定比例，原则上环保袋生产用原材料预付款比例不超过合同金额的30%。第九条付款审核流程（一）财务部门初审：审核《付款申请表》及附件的完整性、合规性，核对应付账款台账，确认付款金额、供应商信息无误，审核通过后签字确认；（二）部门负责人复审：财务部门负责人对付款申请进行复审，重点审核付款的合理性、资金计划匹配性，审核通过后签字确认；（三）管理层审批：根据付款金额设定审批权限，单笔付款金额5万元（含）以下由财务总监审批，5万元以上由总经理审批，重大付款事项需经公司管理层集体审议；（四）所有审核环节需在3个工作日内完成，审核不通过的需注明原因并退回采购部门整改。第十条付款执行（一）财务部门根据审批通过的《付款申请表》，在约定付款日期办理付款手续，优先采用银行转账、承兑汇票等非现金方式支付；（二）付款时需再次核对供应商账号、户名等信息，避免付款错误，付款完成后及时在财务系统及应付账款台账中记录付款日期、付款金额、付款方式、凭证编号等；（三）若因供应商信息变更导致付款失败，财务部门需及时通知采购部门与供应商核实信息，待信息确认后重新办理付款；（四）付款完成后，财务部门需将付款凭证复印件反馈至采购部门，采购部门需及时告知供应商付款情况。第四章应付账款的对账与核销第十一条对账管理（一）定期对账：财务部门每月与采购部门核对应付账款台账，每季度与供应商进行书面对账，每年年末进行全面对账，确保三方账实相符；（二）对账流程：财务部门编制《应付账款对账函》，注明对账期间、应付账款期初余额、本期增加额、本期支付额、期末余额等信息，发送至供应商；供应商核对后签字盖章确认，若存在差异需列明差异原因及金额，反馈至公司财务部门；（三）差异处理：财务部门与采购部门共同核实对账差异，差异原因包括发票未及时传递、金额核算错误、退货未冲销等，核实后及时调整账务，确保差异在对账后10个工作日内解决；（四）对账确认单需由双方签字盖章后归档保管，保管期限为5年。第十二条应付账款核销（一）正常核销：应付账款支付完成后，财务部门及时核销对应账务，在台账中标注“已结清”，并留存付款凭证、供应商收款确认单等资料；（二）坏账核销：因供应商注销、破产等原因无法支付的应付账款，需由财务部门牵头，联合采购部门收集相关证明材料，按公司审批流程报批后，转为营业外收入并核销应付账款；（三）退货核销：采购物资退货的，采购部门需及时提交退货单、红字发票等资料，财务部门冲减应付账款金额，若已付款则按流程办理退款，退款到账后核销对应应付账款；（四）所有核销操作需附完整的证明材料，确保账务处理合规。第五章应付账款的风险管理第十三条账期管理（一）根据供应商类型、合作年限、采购金额等设定合理账期，环保袋原材料供应商账期原则上不超过60天，设备采购账期不超过90天，外协加工服务账期不超过30天；（二）财务部门每月分析应付账款账龄，对超过合同约定账期的应付账款标注为逾期账款，及时通知采购部门与供应商沟通，说明逾期原因并协商付款计划；（三）对逾期30天以上的应付账款，需由财务部门和采购部门共同制定付款方案，报管理层审批后执行，避免因逾期付款产生违约金、影响供应链稳定。第十四条异常账款管控（一）建立应付账款异常预警机制，对单笔金额较大、账期过长、供应商信息变更频繁的应付账款进行重点监控；（二）严禁虚构应付账款、利用应付账款调节利润等行为，财务部门需定期核查应付账款对应的采购业务真实性，核查内容包括入库记录、生产领用记录等；（三）若发现供应商提供虚假发票、重复开票等违规行为，立即暂停付款，采购部门需终止合作并追究供应商违约责任，涉嫌违法的移交司法机关处理。第十五条责任追究（一）采购部门未按规定提交付款申请、提供虚假单据，导致付款错误或资金损失的，追究采购部门负责人及经办人责任，视情节给予警告、扣减绩效等处分；（二）财务部门未按流程审核付款申请、核算应付账款错误，导致重复付款、超额付款的，追究财务人员及部门负责人责任，造成经济损失的需承担赔偿责任；（三）审批人员未履行审批职责，违规审批付款申请的，视情节给予警告、降职等处分，造成重大损失的解除劳动合同；（四）全体员工不得利用应付账款业务收受供