2026年机器人集成公司备用金借支与核销制度

2026年机器人集成公司备用金借支与核销制度第一章总则第一条目的为规范公司备用金的借支与核销管理，加强资金管控，提高资金使用效率，确保公司资金安全，根据国家相关法律法规和公司财务管理制度，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有员工因工作需要借支备用金及其核销的管理工作，包括但不限于差旅费、采购款、业务招待费、培训费等各类备用金的借支与核销。第三条基本原则备用金借支与核销管理应遵循以下基本原则：必要性原则：备用金借支应确有必要，不得随意借支。合理性原则：备用金借支金额应合理，不得超出实际需要。时效性原则：备用金借支应及时核销，不得长期占用。规范性原则：备用金借支与核销应按照规定程序进行，确保规范有序。安全性原则：备用金借支与核销应确保资金安全，防止资金损失。第四条备用金定义本制度所称备用金是指公司员工因工作需要，向公司借支的用于特定用途的临时性资金。备用金分为定额备用金和非定额备用金两种形式。定额备用金是指为满足经常性业务需要而核定的固定金额备用金；非定额备用金是指为满足临时性业务需要而借支的一次性备用金。第二章组织职责第五条财务部门职责财务部门是备用金借支与核销管理的主要责任部门，具体职责包括：负责备用金借支与核销管理制度的制定和完善。负责备用金借支的审核和发放工作。负责备用金核销的审核和账务处理工作。负责备用金的日常管理和监控工作。负责备用金使用情况的统计分析和报告工作。负责备用金违规使用的处理工作。第六条部门负责人职责各部门负责人在备用金借支与核销管理中的职责包括：负责本部门员工备用金借支申请的初步审核工作。负责监督本部门员工备用金的使用情况。负责督促本部门员工及时办理备用金核销手续。负责协助财务部门处理本部门员工备用金违规使用问题。第七条借款人职责备用金借款人的职责包括：负责按照规定程序申请备用金借支。负责按照规定用途使用备用金。负责妥善保管备用金，确保资金安全。负责及时办理备用金核销手续。负责提供真实、完整的备用金使用凭证。第三章备用金借支管理第八条借支条件员工申请备用金借支应满足以下条件：确因工作需要，且无法通过其他方式解决资金需求。已办理入职手续，且在公司工作满一个月以上。无逾期未核销的备用金。无违规使用备用金的记录。能够提供明确的备用金用途和使用计划。第九条借支限额备用金借支实行限额管理，具体限额标准如下：普通员工：单次借支金额不超过5000元，累计借支金额不超过10000元。部门负责人：单次借支金额不超过10000元，累计借支金额不超过20000元。公司领导：单次借支金额不超过20000元，累计借支金额不超过50000元。特殊情况需要超过上述限额的，应报公司总经理审批。第十条借支程序备用金借支应按照以下程序进行：填写申请：借款人填写《备用金借支申请表》，详细说明借支金额、用途、预计使用时间等信息。部门审核：部门负责人对借支申请进行审核，确认借支的必要性和合理性。财务审核：财务部门对借支申请进行审核，确认借支金额是否符合限额规定。领导审批：根据借支金额大小，按照公司审批权限报相关领导审批。资金发放：财务部门根据审批通过的借支申请，办理资金发放手续。第十一条借支方式备用金借支可采用以下方式：现金借支：适用于小额备用金借支，一般不超过2000元。银行转账：适用于大额备用金借支，直接转入借款人个人银行账户。公务卡：适用于特定用途的备用金借支，使用公司统一办理的公务卡。第四章备用金使用管理第十二条使用范围备用金应严格按照申请用途使用，主要使用范围包括：差旅费：包括交通费、住宿费、餐费等出差相关费用。采购款：包括办公用品、设备材料等采购相关费用。业务招待费：包括客户接待、商务活动等相关费用。培训费：包括员工培训、会议等相关费用。其他费用：经批准的其他工作相关费用。第十三条使用要求备用金使用应遵守以下要求：专款专用：备用金应严格按照申请用途使用，不得挪作他用。勤俭节约：备用金使用应坚持勤俭节约原则，合理控制费用支出。及时结算：备用金使用后应及时办理结算手续，不得拖延。凭证完整：备用金使用应取得真实、合法、有效的原始凭证。记录清晰：备用金使用应做好详细记录，确保使用情况可追溯。第十四条禁止行为备用金使用过程中禁止以下行为：禁止将备用金用于个人消费或与工作无关的支出。禁止将备用金转借他人或为他人担保。禁止虚报冒领备用金或伪造使用凭证。禁止超范围、超标准使用备用金。禁止长期占用备用金不办理核销手续。第五章备用金核销管理第十五条核销期限备用金核销应在规定期限内完成，具体期限要求如下：差旅费备用金：出差结束后5个工作日内办理核销手续。采购款备用金：采购完成后3个工作日内办理核销手续。业务招待费备用金：业务活动结束后3个工作日内办理核销手续。培训费备用金：培训结束后5个工作日内办理核销手续。其他备用金：费用发生后5个工作日内办理核销手续。因特殊情况无法按时核销的，应提前向财务部门申请延期。第十六条核销程序备用金核销应按照以下程序进行：整理凭证：借款人整理备用金使用的原始凭证，确保凭证真实、合法、有效。填写单据：借款人填写《备用金核销申请表》，详细说明备用金使用情况。部门审核：部门负责人对核销申请进行审核，确认备用金使用的合理性。财务审核：财务部门对核销申请进行审核，确认凭证的真实性和完整性。领导审批：根据核销金额大小，按照公司审批权限报相关领导审批。账务处理：财务部门根据审批通过的核销申请，办理账务处理手续。第十七条核销要求备用金核销应满足以下要求：凭证齐全：备用金核销应提供完整的原始凭证，包括发票、收据、合同等。内容真实：备用金核销内容应真实反映资金使用情况，不得虚报冒领。手续完备：备用金核销应按照规定程序办理，手续完备。及时准确：备用金核销应及时办理，确保账务处理准确无误。第十八条余额处理备用金核销后的余额处理方式如下：超支处理：实际支出超过借支金额的，超支部分按照公司费用报销制度处理。结余处理：实际支出少于借支金额的，结余部分应及时归还公司。转账处理：结余部分可通过银行转账或现金方式归还公司。冲账处理：财务部门根据实际支出情况，办理相应的账务冲账手续。第六章监督与考核第十九条监督检查公司应建立备用金借支与核销的监督检查机制：日常检查：财务部门应定期对备用金借支与核销情况进行日常检查。专项检查：公司应定期组织备用金管理专项检查，发现问题及时整改。审计监督：内部审计部门应定期对备用金管理情况进行审计监督。举报机制：公司应建立备用金违规使用举报机制，鼓励员工监督。第二十条考核评价公司应建立备用金管理考核评价机制：考核指标：考核指标包括备用金及时核销率、备用金违规使用次数、备用金余额控制情况等。考核周期：考核周期为每月一次，年终进行综合考核。考核对象：考核对象包括各部门和相关责任人。考核结果：考核结果应作为部门和个人绩效评价的重要依据。第二十一条违规处理对违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重采取以下处理措施：警告提醒：对轻微违规行为，给予口头或书面警告提醒。限期整改：对一般违规行为，责令限期整改。经济处罚：对严重违规行为，给予相应的经济处罚。纪律处分：对特别严重违规行为，给予相应的纪律处分。法律追究：对涉嫌违法犯罪的行为，移交司法机关处理。第七章附则第二十二条制度解释本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中如遇到问题，应及时向财务部门咨询。第二十三条制度修订本制度应根据公司发展需