2026年机器人集成公司采购订单跟踪与执行制度

2026年机器人集成公司采购订单跟踪与执行制度第一章总则第一条目的为规范公司采购订单的跟踪与执行管理，提高采购工作效率，确保采购物资及时、准确、保质保量地交付，满足公司生产经营需要，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有机器人集成项目相关的物资采购订单，包括但不限于机器人本体、控制系统、传感器、执行机构、配套设备、零部件及相关服务的采购订单跟踪与执行管理。第三条基本原则采购订单跟踪与执行工作应遵循以下基本原则：计划性原则：所有采购订单的跟踪与执行工作应按照预先制定的计划有序进行。及时性原则：采购订单的跟踪与执行工作应及时进行，确保物资按时交付。准确性原则：采购订单的跟踪与执行工作应准确无误，确保物资符合要求。完整性原则：采购订单的跟踪与执行工作应全面完整，确保所有环节都得到有效控制。可追溯性原则：采购订单的跟踪与执行工作应建立完整的记录，确保所有环节都可追溯。第二章组织职责第四条采购部门职责采购部门是采购订单跟踪与执行工作的主要责任部门，具体职责包括：负责采购订单的下达、跟踪与执行的总体协调和管理工作。负责与供应商的日常沟通和协调，及时了解订单执行情况。负责采购订单执行过程中的问题处理和风险控制。负责采购订单执行情况的统计分析和报告工作。负责采购订单档案的建立和管理工作。第五条仓储部门职责仓储部门在采购订单跟踪与执行工作中的职责包括：负责采购物资的接收、检验和入库工作。负责及时反馈物资接收情况给采购部门。负责库存物资的管理和盘点工作。负责物资出库的管理和记录工作。第六条质量部门职责质量部门在采购订单跟踪与执行工作中的职责包括：负责采购物资的质量检验和验证工作。负责及时反馈物资质量检验结果给采购部门。负责不合格物资的处理和跟踪工作。负责供应商质量表现的评估和记录工作。第七条使用部门职责物资使用部门在采购订单跟踪与执行工作中的职责包括：负责提出准确的物资需求计划。负责参与物资验收工作。负责及时反馈物资使用情况和质量问题。负责协助采购部门处理物资使用过程中的问题。第三章采购订单跟踪管理第八条订单跟踪的内容采购订单跟踪工作应包括以下主要内容：订单确认情况：确认供应商是否已收到并确认订单。生产进度情况：了解供应商的生产进度是否符合订单要求。质量检验情况：了解供应商的质量检验是否合格。包装运输情况：了解物资的包装和运输安排是否妥当。交付时间情况：确认物资的实际交付时间是否符合合同约定。发票开具情况：确认供应商是否已按要求开具发票。第九条订单跟踪的方式采购订单跟踪可采用以下方式进行：电话跟踪：通过电话直接与供应商沟通，了解订单执行情况。邮件跟踪：通过电子邮件与供应商沟通，了解订单执行情况并保留记录。现场跟踪：对于重要订单或特殊情况，可安排人员到供应商现场进行跟踪。系统跟踪：通过采购管理系统实时跟踪订单执行情况。第十条订单跟踪的频率采购订单跟踪的频率应根据订单的重要性、紧急程度和供应商的信用状况等因素确定：对于重要订单或紧急订单，应增加跟踪频率，可每周跟踪1-2次。对于一般订单，可每月跟踪1-2次。对于长期合作且信用良好的供应商的订单，可适当降低跟踪频率。对于新供应商或信用状况不佳的供应商的订单，应增加跟踪频率。第十一条订单异常处理在订单跟踪过程中发现异常情况时，应及时采取以下措施：立即与供应商沟通，了解异常情况的原因和影响。评估异常情况对订单执行的影响程度。根据影响程度，制定相应的处理方案。及时将异常情况和处理方案报告给相关领导。跟踪处理方案的执行情况，确保问题得到及时解决。第四章采购订单执行管理第十二条订单执行流程采购订单执行应按照以下流程进行：订单下达：采购部门根据批准的采购计划向供应商下达采购订单。订单确认：供应商收到订单后，应在规定时间内确认订单。生产准备：供应商根据订单要求进行生产准备工作。生产制造：供应商按照订单要求组织生产制造。质量检验：供应商对产品进行质量检验，确保符合要求。包装运输：供应商对产品进行包装，并安排运输。物资接收：公司仓储部门接收物资，并进行初步检验。质量验证：公司质量部门对物资进行质量验证。入库结算：检验合格的物资办理入库手续，财务部门进行结算。第十三条交付管理采购订单的交付管理应注意以下事项：明确交付时间：在采购订单中应明确规定物资的交付时间。明确交付地点：在采购订单中应明确规定物资的交付地点。明确交付方式：在采购订单中应明确规定物资的交付方式。提前通知：供应商应在物资交付前提前通知公司相关部门。交付验收：物资到达后，应及时进行验收，确保符合要求。第十四条验收管理采购物资的验收管理应遵循以下规定：验收时间：物资到达后，应在规定时间内完成验收工作。验收标准：验收工作应按照预先规定的标准进行。验收人员：验收工作应由专业人员进行，确保验收结果的准确性。验收记录：验收工作应做好详细记录，包括验收时间、验收人员、验收结果等。不合格处理：对于不合格物资，应按照相关规定进行处理。第十五条结算管理采购订单的结算管理应遵循以下规定：结算依据：结算工作应以采购订单、验收报告和发票为依据。结算时间：结算工作应在规定时间内完成，确保及时支付货款。结算方式：结算方式应按照采购订单的规定执行。发票管理：供应商应按照规定开具发票，确保发票的真实性和合法性。付款审批：付款工作应按照公司的审批流程进行，确保付款的合理性和合规性。第五章采购订单档案管理第十六条档案内容采购订单档案应包括以下主要内容：采购订单原件及相关附件。供应商确认文件。订单跟踪记录。验收报告。发票复印件。付款凭证。其他相关文件和记录。第十七条档案建立采购订单档案应在订单执行过程中及时建立，确保档案的完整性和准确性：订单下达后，应及时建立档案文件夹。在订单执行过程中，应及时收集和整理相关文件和记录。订单执行完毕后，应及时完成档案的整理和归档工作。档案应按照订单编号进行分类和管理，便于查找和使用。第十八条档案保管采购订单档案的保管应遵循以下规定：档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止损坏和丢失。档案应按照规定的期限进行保管，保管期限一般为5-10年。档案的查阅和借阅应按照规定的程序进行，确保档案的安全。档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的合规处理。第六章监督与考核第十九条监督检查公司应建立采购订单跟踪与执行工作的监督检查机制：定期检查：每月对采购订单跟踪与执行工作进行一次全面检查。不定期抽查：根据需要，对采购订单跟踪与执行工作进行不定期抽查。专项检查：对重要订单或特殊情况进行专项检查。检查内容：检查内容包括订单跟踪记录、执行情况、档案管理等。检查报告：检查工作应形成检查报告，及时反馈检查结果。第二十条考核评价公司应建立采购订单跟踪与执行工作的考核评价机制：考核指标：考核指标包括订单及时交付率、订单执行准确率、档案完整率等。考核周期：考核周期为每月一次，年终进行综合考核。考核方式：考核方式包括定量考核和定性考核相结合。考核结果：考核结果应及时反馈给相关部门和人员，作为绩效评价的重要依据。第二十一条奖惩措施根据考核评价结果，公司应采取相应的奖惩措施：对于在采购订单跟踪与执行工作中表现优秀的部门和个人，应给予表彰和奖励。对于在采购订单跟踪与执行工作中存在问题的部门和个人，应给予批评和教育。对于因工作失误造成损失的部门和个人，应按照公司规定进行处理。对于严重违反制度规定的部门和个人，应给予相应的纪律处分。第七章附则第二十二条制度解释本制度由公司采购部门负责解释。在执行过程中如遇到问题，应及时向采购部门咨询。第二十三条制度修订本制度应根据公司