2026年机器人集成公司采购信息保密管理制度

2026年机器人集成公司采购信息保密管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购信息保密管理工作，防范采购信息泄露风险，保护公司商业秘密、采购核心利益及合作方合法权益，保障采购工作安全有序开展，维护公司市场竞争力与品牌声誉，结合机器人集成行业采购工作特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业商业秘密保护规定》等国家相关法律法规，结合公司保密管理制度、采购管理制度及实操经验制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有采购信息的生成、收集、存储、传递、使用、销毁等全流程保密管理工作。覆盖公司各部门（采购部、需求部门、财务部、法务部、质量检验部、项目管理部等）及所有接触、处理采购信息的人员，包括正式员工、试用期员工、实习生、外包人员及合作单位相关人员。采购信息涵盖定制化机器人集成项目采购全流程中产生的各类涉密信息及商业秘密。第四条核心原则（一）最小知悉原则。采购信息的知悉范围严格限定在工作必需的人员范围内，严禁扩大知悉范围，无关人员不得接触涉密采购信息。（二）全程管控原则。对采购信息从生成到销毁的全生命周期实施保密管控，明确各环节保密要求，确保信息安全。（三）权责统一原则。明确各部门、各岗位及相关人员的采购信息保密责任，做到责任到人、权责匹配，严格落实保密责任制。（四）分级管理原则。根据采购信息的重要程度、泄露风险及影响范围，对采购信息进行分级分类管理，实施差异化保密措施。（五）违规追责原则。建立采购信息保密监督考核与责任追究机制，对违反本制度的行为，严格依规追究相关人员责任。第二章职责划分第五条归口管理部门职责公司采购部会同保密办作为采购信息保密管理的归口管理部门，核心职责包括：1.制定并修订采购信息保密管理制度、操作规范及保密等级划分标准；2.统筹协调采购信息保密管理工作，组织开展保密宣传教育与培训；3.监督检查各部门采购信息保密制度的执行情况，排查保密风险隐患；4.负责采购涉密信息的登记、归档、保管及销毁的统筹管理；5.牵头处理采购信息泄露事件，组织调查核实、风险评估及应急处置；6.负责采购信息保密工作的考核评价与奖惩建议。第六条相关部门职责（一）需求部门。负责本部门提报的采购需求相关涉密信息的保密管理，规范信息提报、传递流程；加强本部门人员采购信息保密教育，确保相关人员遵守保密要求；配合归口管理部门开展保密检查与泄露事件处置工作。（二）财务部。负责采购预算、结算数据、付款信息等财务类采购涉密信息的保密管理，规范财务数据的存储、传递与使用；严格控制财务类采购信息的知悉范围，防止信息泄露；配合做好保密检查与应急处置工作。（三）法务部。负责采购合同中的保密条款审核，明确合作双方保密责任；为采购信息保密管理提供法律支持，协助处理因信息泄露引发的法律纠纷；参与泄露事件的调查与责任认定。（四）质量检验部。负责采购物资质量检测数据、供应商质量评估报告等涉密信息的保密管理，规范检测信息的记录、存储与传递；配合做好相关保密管理工作。（五）项目管理部。负责定制化机器人集成项目采购相关涉密信息的保密管理，统筹项目范围内采购信息的传递与使用规范；加强项目团队人员保密教育，防范项目实施过程中的信息泄露风险。（六）信息技术部。负责采购信息存储系统、传递平台的安全防护建设与维护，保障信息系统安全；落实信息系统访问权限管控、数据加密、日志审计等保密技术措施；配合处理信息系统相关的保密风险与泄露事件。第七条相关人员职责（一）采购从业人员。严格遵守采购信息保密规定，规范处理采购全流程涉密信息；妥善保管采购涉密文件、资料及电子数据；发现保密风险或泄露隐患及时上报；离职时按要求办理采购涉密信息交接与保密义务告知手续。（二）其他接触采购信息人员。包括需求提报人员、财务人员、质量检测人员、项目人员等，需严格按本制度要求履行保密义务，不得擅自记录、复制、传播采购涉密信息；发现信息泄露情况及时上报归口管理部门。（三）外部合作人员。包括供应商、外包服务人员等，需遵守公司采购信息保密规定及合作合同中的保密条款；公司相关对接部门需提前告知其保密要求，监督其保密义务履行情况。第三章采购信息保密范围与分级第八条保密范围公司采购信息保密范围包括但不限于：1.采购需求类信息：定制化机器人集成项目的采购清单、技术参数、规格要求、采购预算、交付时限等核心需求信息；2.供应商类信息：供应商资质文件、报价单、成本构成、合作协议、联系方式、评估报告、分级结果等供应商相关信息；3.采购实施类信息：询价单、比价表、招标文件、中标结果、谈判记录、采购价格、采购数量等采购实施过程中的核心信息；4.合同类信息：采购合同文本、补充协议、保密条款、违约责任约定等合同相关信息；5.财务类信息：采购预算明细、结算数据、付款凭证、发票信息、资金使用计划等财务信息；6.其他涉密信息：采购风险评估报告、应急采购方案、信息系统访问权限、采购涉密档案等其他涉及公司商业秘密或核心利益的采购信息。第九条保密分级根据采购信息的重要程度及泄露影响，将采购信息划分为三个保密等级：1.绝密级采购信息：泄露后将对公司造成特别重大经济损失、严重损害公司品牌声誉或核心竞争力的采购信息，包括但不限于核心定制化机器人组件的采购价格与预算、独家供应商合作协议核心条款、重大项目采购战略方案等；2.机密级采购信息：泄露后将对公司造成较大经济损失、损害公司品牌声誉的采购信息，包括但不限于常规定制化项目采购需求明细、主要供应商报价单、采购合同文本、采购结算核心数据等；3.秘密级采购信息：泄露后将对公司造成一定经济损失或不良影响的采购信息，包括但不限于通用耗材采购计划、普通供应商评估记录、常规采购验收报告等。归口管理部门负责根据上述标准，对采购信息进行分级认定与动态调整，明确各等级信息的具体范围与管理要求，及时向相关部门及人员告知。第四章采购信息保密管理措施第十条信息生成与收集环节保密措施（一）采购信息生成时，相关人员需明确信息的保密等级，在信息载体（文件、电子文档等）上标注相应保密标识（绝密、机密、秘密）；未明确保密等级的，按秘密级管理。（二）收集采购信息时，需通过正规、安全的渠道获取，核实信息来源的合法性与真实性；收集过程中需做好信息登记，明确收集人员、时间、用途及保密等级。（三）严禁通过非公司指定的私人设备、私人邮箱或公共网络收集、存储采购涉密信息，确保信息收集过程安全可控。第十一条信息存储环节保密措施（一）纸质采购涉密文件需存储在专用保密文件柜中，由专人保管，设置访问权限；绝密级、机密级文件需存储在双人双锁保密柜中，存放环境需符合防火、防潮、防盗、防磁要求。（二）电子采购涉密信息需存储在公司指定的加密服务器或专用存储设备中，实施数据加密保护；严禁存储在私人电脑、U盘、移动硬盘等非公司授权设备中；信息技术部需定期对电子存储设备进行安全检查与数据备份。（三）建立采购涉密信息存储台账，详细记录信息名称、保密等级、存储位置、保管人员、存储起始时间等信息，实行动态管理；定期对存储的涉密信息进行清查梳理，及时清理无效信息。第十二条信息传递环节保密措施（一）传递采购涉密信息需通过公司指定的安全渠道进行，绝密级、机密级信息优先采用专人送达方式；电子信息传递需通过公司加密邮件系统、内部办公系统等安全平台，严禁通过私人邮箱、微信、QQ等非安全渠道传递。（二）传递过程中需明确信息的保密等级与接收人，做好传递登记，注明传递时间、方式、接收人等信息；接收人需核对信息完整性，签字确认后接收，严禁无关人员代收代传。（三）向外部合作方传递采购涉密信息时，需先签订保密协议，明确保密责任与义务；严格控制传递范围，仅提供合作必需的信息；传递过程需全程监督，确保信息安全。第十三条信息使用环节保密措施（一）使用采购涉密信息需严格遵守“最小知悉”原则，仅限工作必需的人员使用；使用前需履行审批手续，明确使用范围与用途，经相关负责人审批同意后方可使用。（二）使用过程中需妥善保管信息载体，严禁擅自复制、摘抄、传播采购涉密信息；如需复制，需经归口管理部门审批，复制件需标注与原件相同的保密标识，严格控制复制数量，使用后及时销毁多余复制件。（三）工作场景中使用采购涉密信息时，需确保周围环境安全，避免无关人员知悉；使用完毕后，及时关闭信息载体，清理工作痕迹，防止信息泄露。第十四条信息销毁环节保密措施（一）采购涉密信息载体（纸质文件、电子存储设备等）达到保存期限或无需继续保存的，需履行销毁审批手续，经归口管理部门及相关负责人审批同意后，方可组织销毁。（二）纸质涉密文件销毁需由专人负责监督，采用粉碎、焚烧等不可逆方式处理，确保文件无法恢复；电子存储设备中的涉密信息需采用专业数据销毁工具彻底清除，必要时对存储设备进行物理销毁，防止数据恢复。（三）销毁工作需做好详细记录，注明销毁信息名称、保密等级、载体类型、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，相关记录需归档保存，保存期限不少于3年。第十五条人员管理保密措施（一）公司对接触采购涉密信息的人员进行严格审查，建立保密档案；入职时需签订《采购信息保密承诺书》，明确保密义务与责任；定期开展采购信息保密培训，提升人员保密意识与操作能力。（二）接触绝密级、机密级采购信息的人员实行轮岗制，关键岗位人员每2年轮岗一次；人员离岗（包括离职、调岗、退休等）时，需办理采购涉密信息交接手续，交回所有涉密信息载体，签订《离岗保密承诺书》，明确离岗后的保密义务。（三）外部合作人员（供应商、外包人员等）接触采购涉密信息前，需进行保密告知，签订保密协议；公司相关对接部门需监督其保密义务履行情况，合作结束后，及时收回提供的涉密信息载体，明确后续保密责任。第十六条信息系统安全保密措施（一）信息技术部负责搭建采购信息安全管理系统，实施访问权限分级管控，根据人员岗位职责分配不同访问权限，严格落实“最小权限”原则；定期对访问权限进行清查，及时回收离职、调岗人员的访问权限。（二）采购信息系统需具备数据加密、日志审计、异常行为监测等功能，对信息的生成、存储、传递、使用、销毁等操作进行全程记录，日志保存期限不少于6个月；定期对系统进行安全漏洞扫描与升级，防范网络攻击与数据泄露风险。（三）严禁在非公司授权的设备上登录采购信息系统，严禁转借账号、密码；人员需妥善保管账号、密码，定期更换密码，发现账号异常登录及时上报信息技术部处理。第五章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制（一）日常监督。归口管理部门对采购信息保密管理工作开展日常监督检查，重点核查各部门保密制度执行情况、涉密信息存储与传递规范、人员保密义务履行情况等，及时发现并纠正不规范行为，做好检查记录。（二）专项督查。每季度由归口管理部门牵头，联合相关部门开展采购信息保密专项督查，重点检查绝密级、机密级采购信息的管理情况，排查保密风险隐患；每年开展一次全面保密检查，形成年度检查报告，提出改进措施。（三）举报受理。公司设立采购信息保密举报渠道（包括电话、邮箱、书面举报等），接受内部员工及外部人员的举报；归口管理部门对举报信息及时调查核实，严格为举报人保密，对查实的问题依规处理。第十八条考核评价公司将采购信息保密管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：保密制度执行情况、涉密信息管理规范程度、保密风险隐患排查成效、泄露事件发生率等。考核周期分为季度考核与年度考核，考核结果与部门绩效奖金、个人绩效评分、评优评先直接挂钩。第十九条奖惩措施（一）奖励。1.个人奖励：严格遵守本制度，在采购信息保密管理工作中表现突出，及时发现重大保密风险隐患、有效避免信息泄露的个人，给予500-3000元专项奖金；年度考核优秀的相关人员，授予“保密工作先进个人”荣誉称号，给予年度奖金奖励。2.部门奖励：年度内采购信息保密管理工作成效显著、无信息泄露事件的部门，给予部门绩效奖金5%-8%的加分奖励；在专项督查中表现优秀的部门，给予专项团队奖励。（二）处罚。1.个人处罚：首次违反本制度规定，存在轻微保密违规行为（如未标注保密标识、传递渠道不规范等）且未造成信息泄露的，给予口头警告，扣减当月绩效奖金3%-5%；多次违反或存在较严重违规行为（如擅自复制、传播涉密信息等），或造成一般信息泄露的，给予书面警告，扣减当月绩效奖金10%-20%；造成机密级、绝密级信息泄露，或导致公司经济损失、品牌声誉受损的，给予记过及以上处分，扣减季度或年度绩效奖金，情节严重的解除劳动合同。2.部门处罚：季度专项督查不合格的部门，扣减部门当月绩效奖金8%；年度内发生信息泄露事件或多次出现违规问题的部门，取消年度评优资格，部门负责人向公司提交书面检讨，扣减部门年度绩效奖金；因部门管理不善导致重大信息泄露事件的，加重处罚。第二十条责任追究对在采购信息保密管理工作中存在以下行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分和经济处罚；构成违法的，依法追究法律责任：未按规定履行保密义务，擅自记录、复制、传播、泄露采购涉密信息的；未按规定标注保密标识、存储涉密信息，或违规使用、销毁涉密信息载体的；通过非安全渠道传递采购涉密信息，或在非授权设备上存储、处理涉密信息的；擅自向外部人员或单位泄露采购涉密信息，未签订保密协议或未履行审批手续的；离岗时未按规定办理涉密信息交接手续，或带走涉密信息载体的；发现信息泄露或保密风险隐患未及时上报，或隐瞒、谎报信息泄露事件的；拒绝、阻