2026年机器人集成公司采购资料归档管理制度

2026年机器人集成公司采购资料归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购资料的归档管理工作，确保采购资料的真实、完整、安全与可追溯，提升采购管理规范化水平，为公司成本核算、审计监督、风险防控及业务复盘提供可靠资料支撑，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程产生的各类资料的收集、整理、审核、归档、保管、借阅、销毁等全环节管理工作；涉及的采购资料包括机器人设备采购、核心零部件采购、辅助材料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务相关资料；同时适用于参与公司采购业务的外包供应商、合作单位提供的相关资料的归档管理。第三条核心原则（一）真实完整，全程追溯。采购资料归档需确保内容真实、数据准确，覆盖采购全流程关键节点，形成完整的资料链条，保障采购业务可追溯、可核查。（二）规范有序，分类归档。明确采购资料的归档范围、整理标准及分类规则，按规范流程开展归档工作，确保资料排列有序、检索便捷。（三）安全可控，权责明晰。建立采购资料安全保管机制，明确各部门及人员在资料归档管理中的职责，防范资料丢失、损毁、泄露等风险，保障资料安全。（四）便捷利用，高效支撑。优化采购资料归档与检索流程，确保资料在审计监督、业务复盘、纠纷处理等工作中可快速调取，提升资料利用效率。（五）动态管理，合规适配。定期梳理采购资料归档管理情况，结合业务发展、法律法规更新及管理需求变化，动态优化归档范围与管理流程，确保归档工作合规适配。第四条管理职责（一）公司管理层：负责审定公司采购资料归档管理制度及重大归档管理事项；审批采购资料归档专项资源配置、重要档案销毁及重大档案安全事故处置等事项；监督采购资料归档管理工作整体推进情况。（二）采购部门：作为采购资料归档管理的直接责任部门，负责采购全流程资料的收集、整理、初步审核；按要求向档案管理部门移交归档资料；配合档案管理部门开展采购资料的核查、借阅及复盘工作；建立采购资料移交台账，确保资料移交完整可追溯。（三）档案管理部门：作为采购资料归档管理的归口管理部门，牵头制定、修订本制度及采购资料归档细则；负责采购资料的最终审核、接收、分类、编号、归档及日常保管；建立采购资料管理台账，提供资料检索与借阅服务；负责采购资料的安全管控及到期档案的鉴定与销毁；组织开展采购资料归档管理培训与指导。（四）财务部门：负责提供采购业务相关的资金支付凭证、发票、结算报告等财务资料，配合采购部门完成资料收集；参与采购资料归档的合规性审核；在资料借阅、审计过程中配合档案管理部门提供支撑。（五）业务部门/项目部门：负责提供采购需求申请、技术参数要求、验收报告等业务相关资料；配合采购部门开展资料收集与整理；在业务开展过程中规范使用采购归档资料，按要求办理借阅手续。（六）法务部门：负责审核采购资料归档管理相关制度的合规性；对采购合同、协议等法律文书类资料的归档完整性、合规性进行指导；在纠纷处理、法律审计等工作中配合调取采购归档资料。（七）全体员工：配合本部门开展采购资料的收集与整理工作；严格遵守采购资料归档管理规定，规范使用、保管所接触的采购资料；发现资料丢失、损毁等情况及时上报。第二章采购资料归档范围与要求第五条归档范围采购全流程产生的各类纸质资料、电子资料均需纳入归档范围，具体包括以下核心类别：（一）采购前期准备资料：采购需求申请表（含技术参数、数量、预算等）、采购可行性分析报告、采购审批文件、招标公告、招标文件、投标文件、竞价/比价资料、供应商资质审核资料（营业执照、资质证书、信用报告、业绩证明等）、供应商考察报告、采购调研资料等。（二）采购实施过程资料：采购合同及补充协议、采购订单、中标通知书、谈判记录、议价确认单、供应商履约承诺函、质量保证协议、保密协议、采购物资/服务的技术规范书、设计图纸（采购配套相关）等。（三）采购验收资料：验收申请表、验收方案、验收记录、检测报告（含第三方检测报告）、不合格品处理记录、验收整改通知及反馈资料、验收合格确认书等。（四）采购结算资料：发票、付款申请单、资金支付凭证、结算清单、成本核算资料、费用报销凭证、税务相关资料等。（五）采购后续管理资料：采购合同履行情况总结、供应商评价报告、采购纠纷处理记录及相关法律文书、采购资料变更记录、采购业务复盘报告、其他与采购相关的重要资料（如政策文件、行业标准等）。第六条归档要求（一）资料真实性要求：归档资料需为业务开展过程中产生的原始资料，内容真实、数据准确，不得伪造、篡改、隐瞒；复印件需注明“与原件一致”并加盖相关部门公章，由经办人签字确认。（二）资料完整性要求：各类采购资料需覆盖对应业务全流程关键节点，确保资料链条完整；缺失的关键资料需由责任部门补齐后再归档，无法补齐的需出具书面说明并经部门负责人及档案管理部门审批确认。（三）资料规范性要求：纸质资料需使用A4纸张，字迹清晰、页面整洁，无涂改、污损；电子资料需采用通用格式（如PDF、Word、Excel等），命名规范统一，内容与纸质资料一致；资料需按采购项目或采购类型分类整理，排列有序。（四）归档时限要求：常规采购业务资料需在采购项目结算完成后15个工作日内完成收集整理并移交档案管理部门；重大采购项目（预算超过50万元）资料需在采购项目验收合格后10个工作日内完成初步整理，结算完成后5个工作日内移交归档；应急采购资料需在采购工作完成后7个工作日内补齐相关资料并移交归档。（五）电子归档额外要求：电子资料需进行异地备份，备份介质安全可控；涉及敏感信息的电子采购资料需进行加密处理，设置访问权限；电子资料需保留原始创建时间、修改记录等元数据，确保可追溯。第三章采购资料归档流程第七条资料收集与整理（一）资料收集：采购部门指定专人作为采购资料管理员，负责在采购业务开展过程中同步收集各类资料，建立临时资料台账，记录资料名称、产生时间、收集人、资料状态等信息；各相关部门（业务部门、财务部门等）需在采购业务推进过程中及时向采购部门提交相关资料，确保资料收集及时。（二）资料整理：采购资料管理员按本制度第五条的归档范围分类整理资料，按采购项目或采购类型建立卷宗，编写卷内目录，注明资料序号、名称、页数、产生日期、责任人等信息；对破损、褶皱的纸质资料进行修复、平整处理，对超大尺寸资料进行折叠整理，确保资料整洁规范。第八条资料审核与移交（一）初步审核：采购资料管理员整理完成后，提交采购部门负责人进行初步审核，审核内容包括资料完整性、真实性、规范性及归档范围符合性；审核不合格的，退回资料管理员补充完善后重新审核。（二）最终审核：初步审核通过后，采购部门将整理好的采购资料及《采购资料移交清单》提交档案管理部门进行最终审核；档案管理部门对照归档要求逐项核查，审核通过的，确认接收；审核不合格的，出具《采购资料整改通知》，明确整改要求及时限，由采购部门整改后重新提交审核。（三）资料移交：审核通过后，采购部门与档案管理部门办理资料移交手续，双方在《采购资料移交清单》上签字确认，清单一式两份，双方各留存一份；电子资料通过公司内部安全传输渠道移交，档案管理部门接收后进行校验与备份。第九条资料归档登记档案管理部门接收采购资料后，按公司档案分类编码规则对采购资料进行分类、编号，建立采购资料管理台账（含纸质台账与电子台账），详细记录档案编号、采购项目名称、资料类别、归档日期、移交部门、保管期限、档案位置等信息；同时对纸质资料进行装订、入柜保管，对电子资料进行分类存储与加密备份，确保资料可快速检索。第四章采购资料档案管理第十条保管管理（一）纸质档案保管：档案管理部门需配备专用档案库房，库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等安全防护设施，定期检查库房环境，确保档案保管条件达标；纸质档案按编号有序存放于档案柜中，明确标识，便于查找；档案管理员定期对纸质档案进行检查、维护，发现破损、霉变等情况及时处理。（二）电子档案保管：电子档案存储于公司专用服务器或安全存储设备中，实行异地备份制度，备份频率至少每月一次；档案管理部门设置电子档案访问权限，分级授权管理，严禁未经授权人员访问、下载电子档案；定期对电子档案存储设备进行维护与检测，确保电子档案存储安全、可读。（三）保管期限：采购资料档案保管期限按以下标准执行：一般采购项目资料保管期限为10年；重大采购项目（预算超过50万元）资料、涉及法律纠纷的采购资料保管期限为30年；涉及公司核心商业秘密的采购资料（如核心设备采购技术参数、独家供应商合作资料等）长期保管；国家有特殊规定的，按相关规定执行。第十一条借阅管理（一）借阅申请：公司内部员工因工作需要借阅采购资料档案的，需填写《采购资料借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅用途、借阅期限，经所在部门负责人及档案管理部门审批同意后，方可办理借阅手续；外部单位（如审计机构、监管部门、合作单位等）需借阅采购资料的，需提供单位介绍信及相关证明文件，经公司分管领导及档案管理部门审批同意后，由公司相关部门陪同借阅。（二）借阅规范：借阅人员需妥善保管借阅的采购资料，不得涂改、损毁、丢失、转借他人或复制（经审批同意的除外）；纸质档案借阅期限一般不超过15个工作日，电子档案借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的，需提前向档案管理部门申请，经审批同意后可延长一次，延长时限不超过原借阅期限；借阅资料使用完毕后，需及时归还档案管理部门，档案管理员核对无误后，在借阅台账中注销借阅记录。（三）复制与摘录：因工作需要复制或摘录采购档案资料的，需在《采购资料借阅申请表》中注明，经档案管理部门审批同意后，由档案管理员负责复制或摘录，复制件需加盖档案管理部门公章；涉及公司商业秘密的资料，复制、摘录后需严格保密，不得外传。第十二条保密管理档案管理部门需建立采购资料保密管理制度，明确保密责任；对涉及商业秘密、技术秘密、财务数据等敏感信息的采购资料，标注保密等级，设置严格的访问权限；档案管理员及相关借阅人员需签订保密承诺书，严格遵守保密规定，严禁泄露采购资料中的敏感信息；发生信息泄露情况的，立即启动应急处置，追究相关人员责任。第十三条销毁管理（一）销毁鉴定：采购资料档案保管期满后，档案管理部门牵头组织采购部门、财务部门、法务部门开展销毁鉴定工作，对仍有保存价值的档案，延长保管期限；对无保存价值的档案，列入销毁清单。（二）销毁审批：销毁清单需经档案管理部门负责人、采购部门负责人、公司分管领导审核，报公司管理层审批同意后，方可实施销毁。（三）销毁实施：档案销毁需由档案管理部门组织实施，至少安排2名工作人员监督销毁过程；纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除、格式化存储设备等方式销毁，确保档案无法恢复；销毁完成后，监督人员及实施人员在销毁清单上签字确认，销毁清单归档留存。第五章监督考核与责任追究第十四条监督机制（一）日常监督：档案管理部门对采购资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅等全环节工作开展日常监督，建立监督台账，记录监督情况、发现的问题及整改情况；对监督中发现的问题，及时督促责任部门整改。（二）专项监督：公司管理层每半年组织开展一次采购资料归档管理专项监督检查，由档案管理部门、采购部门、财务部门联合实施，重点核查采购资料归档的完整性、规范性、安全性及制度执行情况，形成专项监督报告，提出整改建议并督促落实。（三）审计监督：将采购资料归档管理情况纳入公司内部审计范围，审计部门定期对采购档案的真实性、合规性及管理成效进行审计，确保归档管理工作合规有序。第十五条考核机制将采购资料归档管理工作纳入各相关部门及岗位的绩效评价体系，核心考核指标包括：采购资料收集及时率、归档完整性、资料合格率、移交及时性、借阅规范执行率、保密制度执行情况等；档案管理部门牵头制定具体考核指标体系与评分标准。考核结果与绩效奖金、评优评先、岗位调整直接挂钩，对考核优秀的部门及个人给予表彰与物质奖励；对考核不合格的，责令限期整改，扣发相应绩效奖金。第十六条责任追究（一）对在采购资料归档管理工作中，严格履行职责、及时完成资料归档、有效防范档案安全风险的部门及个人，给予通报表彰及物质奖励。（二）对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，根据情节轻重采取相应责任追究措施：未按要求收集、整理采购资料，导致资料缺失、遗漏的；逾期未移交采购资料，影响归档工作推进的；提供虚假、篡改的采购资料用于归档的；借阅采购资料后未按规定保管，导致资料涂改、损毁、丢失的；未经审批擅自复制、转借、泄露采购档案敏感信息的；未按规定程序擅自销毁采购档案的；档案管理员未履行保管职责，导致采购档案安全受损的；其他违反本制度规定的行为。对上述行为，情节较轻的，给予口头警告并责令限期整改，扣发相关人员当月绩效