规范采购项目管理制度

PAGE规范采购项目管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购项目管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购流程应接受内部监督，确保采购活动的公正性和可追溯性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.对采购项目的实施情况进行监督和评估。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购项目的执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购方案，报采购决策委员会审批。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行调查、评估和选择，建立供应商档案。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物资或服务符合要求。6.整理、归档采购项目相关文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的技术要求、规格参数等详细信息，并参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.质量部门：负责对采购物资或服务的质量进行检验和监督，参与采购项目的验收工作，提出质量方面的意见和建议。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计交货时间等内容，并提交给采购部门。2.《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划制定采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总、分析和评估，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、预计采购时间、预算金额等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商调查：采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行调查，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况。2.供应商评估：采购部门组织相关部门对调查合格的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。评估可采用实地考察、样品检验、业绩评价、问卷调查等方式进行。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》。《供应商合作协议》应明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。4.供应商管理：采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估结果、合作情况等进行记录和管理。定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，对不合格供应商及时进行淘汰。（四）采购方式确定采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，选择中标供应商。2.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目。向多家供应商发出询价函，要求其报价，根据报价情况选择供应商。3.谈判采购：适用于采购项目具有特殊性、供应商数量有限或需要与供应商进行深入沟通的采购项目。与供应商进行谈判，协商确定采购价格和其他条款。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况的采购项目。（五）采购文件编制采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、询价函、谈判文件、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术要求、规格参数、数量、价格条款、交货期、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（六）采购活动实施1.招标采购：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.询价采购：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商，并与其签订采购合同。3.谈判采购：采购部门与供应商进行谈判，协商确定采购价格和其他条款。谈判过程中，应保持公平、公正、公开的原则，确保谈判结果符合公司利益。谈判达成一致后，签订采购合同。4.单一来源采购：采购部门向唯一供应商发出采购邀请，与其协商确定采购价格和其他条款。采购过程应符合相关法律法规和公司规定，确保采购的合法性和合规性。（七）采购合同签订采购部门根据采购活动的结果，与中标供应商或选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务、付款方式等内容。采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。（八）采购项目验收1.验收准备：采购项目到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购项目的技术要求和验收标准，质量部门应制定验收方案和验收标准。2.验收实施：采购项目到货后，采购部门组织需求部门、质量部门等相关部门按照验收方案和验收标准进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、外观质量、技术性能、售后服务等方面。验收过程中，应做好验收记录，对验收结果进行签字确认。3.验收结果处理：验收合格的采购项目，由需求部门办理入库手续或投入使用；验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物。若供应商拒绝承担责任，采购部门可根据采购合同的约定，通过法律途径解决。（九）采购款项支付1.支付申请：采购项目验收合格后，采购部门根据采购合同的约定，填写《采购款项支付申请表》，详细说明采购项目的名称、合同编号、金额、付款方式、付款期限等内容，并提交给财务部门。2.支付审核：财务部门收到《采购款项支付申请表》后，对采购合同、验收报告、发票等相关资料进行审核。审核无误后，报公司领导审批。3.款项支付：公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同的约定，办理采购款项的支付手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购项目进行风险识别和评估活动，识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，与其签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿方式。加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核和评价，及时发现和解决供应商存在的问题。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件。加强对采购物资或服务的检验和监督，严格按照验收标准进行验收。对质量不合格的采购项目，及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物。3.价格风险：加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。与供应商进行谈判时，争取有利的价格条款。采用招标采购或询价采购等方式，引入竞争机制，降低采购价格。4.合同风险：采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。5.法律风险：采购活动应遵守国家法律法规及相关政策要求，加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和风险防范能力。在采购过程中，遇到法律问题及时咨询公司法律部门或法律顾问，确保采购行为合法合规。五、采购监督与审计（一）内部监督公司内部设立采购监督小组，负责对采购项目进行监督检查。采购监督小组由公司内部审计部门、纪检监察部门等相关人员组成，其职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购流程是否合规。2.对采购项目的招标、询价、谈判等采购活动进行监督，确保采购过程的公平、公正、公开。3.检查采购合同的签订、履行情况，确保合同的合法性和有效性。4.对采购项目的验收工作进行监督，确保验收结果真实、准确。5.