高管谈话制度规范要求

PAGE高管谈话制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司内部管理，促进沟通与交流，及时发现和解决问题，提升公司运营效率和管理水平，特制定本高管谈话制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司高层管理人员（包括但不限于董事长、总经理、副总经理等）与公司内部各级员工之间的谈话活动。（三）谈话原则1.坦诚沟通原则：谈话双方应秉持坦诚、开放的态度，真实表达观点和想法，避免隐瞒或虚假陈述。2.客观公正原则：谈话内容应基于客观事实，不偏袒、不歧视，公正地对待每一位员工和每一个问题。3.尊重理解原则：尊重员工的人格、意见和感受，理解员工的处境和需求，营造良好的谈话氛围。4.保密原则：对于谈话中涉及的个人隐私、商业机密等信息，谈话双方应严格保密，不得泄露给无关人员。二、谈话类型及流程（一）定期谈话1.谈话对象：公司高层管理人员与部门负责人、关键岗位员工等。2.谈话周期：每季度至少进行一次。3.谈话内容：主要包括工作进展、存在问题、员工发展、团队建设等方面。重点关注部门业绩指标完成情况、业务发展趋势、员工工作表现及职业发展需求等。4.谈话流程：提前通知：由人力资源部门提前[X]个工作日向谈话对象发送谈话通知，明确谈话时间、地点和主题。准备资料：谈话对象应提前准备好相关工作资料，如工作汇报、业绩数据、问题分析报告等，以便在谈话中能够清晰、准确地阐述工作情况。进行谈话：谈话过程中，高层管理人员应认真倾听谈话对象的汇报和意见，提出针对性的问题和建议，并记录谈话要点。谈话时间一般控制在[X]分钟左右。总结反馈：谈话结束后，高层管理人员应及时对谈话内容进行总结，形成谈话纪要，并反馈给谈话对象。谈话纪要应明确谈话的主要内容、达成的共识、提出的问题及下一步工作计划等。（二）专项谈话1.谈话对象：根据具体专项工作涉及的相关人员确定。2.谈话时机：在公司开展重要项目推进、重大决策实施、关键业务调整等专项工作期间，根据工作需要适时进行。3.谈话内容：围绕专项工作的目标、任务、进展情况、存在问题及解决方案等展开，重点关注专项工作的关键环节和风险点。4.谈话流程：确定主题：由专项工作负责人提出谈话主题，并与人力资源部门沟通确定谈话对象和时间。组织准备：专项工作负责人应提前收集和整理与专项工作相关的资料，如项目计划、工作方案、数据报表等，为谈话提供参考依据。开展谈话：谈话过程中，专项工作负责人应详细介绍专项工作的背景、目标、任务和要求，听取谈话对象的意见和建议，共同分析解决专项工作中存在的问题。谈话时间根据专项工作的复杂程度和实际需要确定。形成报告：谈话结束后，专项工作负责人应根据谈话内容形成专项谈话报告，报告应包括专项工作的基本情况、谈话中发现的问题、提出的解决方案及下一步工作建议等。专项谈话报告应提交给公司高层管理人员和相关部门负责人，作为决策参考依据。（三）问题反馈谈话1.谈话对象：针对员工提出的问题或反映的情况涉及的相关人员。2.谈话时机：当员工通过正式或非正式渠道向公司高层管理人员提出问题或反映情况后，及时安排谈话。3.谈话内容：主要围绕员工提出的问题或反映的情况展开，了解事情的来龙去脉，核实相关信息，分析问题产生的原因，并提出解决方案。4.谈话流程：接收问题：公司高层管理人员应及时接收员工提出的问题或反映的情况，并进行初步梳理和分析。确定对象：根据问题的性质和涉及的部门或人员，确定谈话对象，并通知谈话对象谈话的时间、地点和主题。调查核实：谈话过程中，谈话双方应围绕问题进行深入调查核实，收集相关证据和资料，确保谈话内容的真实性和准确性。提出方案：在充分了解问题的基础上，谈话双方应共同探讨问题的解决方案，明确责任人和时间节点，确保问题得到妥善解决。跟踪落实：谈话结束后，公司高层管理人员应跟踪问题解决方案的落实情况，确保问题得到有效解决。同时，应将问题解决情况及时反馈给提出问题的员工，做到事事有回应。三、谈话要求（一）谈话准备1.谈话人员应提前熟悉谈话对象的基本情况、工作表现、近期工作动态等，以便在谈话中能够有的放矢，提高谈话效果。2.根据谈话主题和目的，准备好相关的资料和问题清单，确保谈话内容具有针对性和系统性。（二）谈话过程1.谈话人员应保持良好的沟通态度，语言表达清晰、简洁明了，语气平和、亲切自然，营造轻松、和谐的谈话氛围。2.认真倾听谈话对象的发言，给予充分的关注和尊重，不打断、不急于表态，确保谈话对象能够充分表达自己的观点和想法。3.适时提问、引导和追问，深入了解谈话对象的真实意图和想法，挖掘问题的本质和根源。提问应具有针对性和启发性，避免提出过于宽泛或模糊的问题。4.针对谈话对象提出的问题和建议，应及时给予回应和反馈，表达自己的观点和态度，并与谈话对象进行充分的沟通和交流，达成共识。（三）谈话记录1.谈话过程中，应安排专人负责记录谈话内容，记录应准确、完整、客观，包括谈话时间、地点、谈话人员、谈话主题、谈话内容要点等。2.谈话记录应采用书面形式或电子文档形式保存，保存期限为[X]年，以便日后查阅和参考。3.谈话记录应妥善保管，严格保密，未经谈话双方同意，不得泄露给无关人员。四、谈话结果处理（一）问题解决1.对于谈话中发现的问题，谈话双方应共同分析问题产生的原因，制定切实可行的解决方案，并明确责任人和时间节点。2.责任部门或责任人应按照解决方案认真组织实施，确保问题得到有效解决。在问题解决过程中，应及时向谈话人员汇报进展情况，接受监督和指导。3.对于涉及多个部门或多个环节的复杂问题，应由公司高层管理人员协调相关部门共同研究解决，明确各部门的职责和分工，形成工作合力。（二）决策参考1.谈话中形成的共识、提出的建议和发现的问题等，应作为公司高层管理人员决策的重要参考依据。公司高层管理人员应认真研究分析谈话内容，结合公司实际情况，做出科学合理的决策。2.对于谈话中提出的具有普遍性和前瞻性的问题，公司应组织相关部门进行专题研究，制定相应的政策和措施，推动公司管理水平不断提升。（三）员工发展1.根据谈话中了解到的员工工作表现、职业发展需求等情况，人力资源部门应建立员工个人发展档案，为员工提供个性化的职业发展指导和培训计划。2.对于表现优秀、具备发展潜力的员工，公司应提供更多的晋升机会和发展空间，激励员工不断成长和进步。3.对于存在问题或需要改进的员工，公司应给予关心和帮助，制定针对性的辅导计划，帮助员工提升工作能力和综合素质。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对高管谈话制度的执行情况进行监督检查。监督小组由公司高层管理人员、人力资源部门负责人及员工代表组成。2.监督小组应定期对高管谈话制度的执行情况进行检查，包括谈话计划的落实情况、谈话记录的完整性和准确性、谈话结果的处理情况等。发现问题及时督促整改，并将检查结果向公司高层管理人员汇报。3.鼓励员工对高管谈话制度的执行情况进行监督，如发现违规行为或存在问题，可以通过匿名方式向监督小组反映。监督小组应及时受理员工的举报，并进行调查核实，对违规行为严肃处理。（二）考核评估1.将高管谈话制度的执行情况纳入公司高层管理人员的绩效考核体系，作为评价其工作业绩和管理能力的重要指标之一。2.对积极执行高管谈话制度、谈话效果良好、能够有效解决问题的高层管理人员给予表彰和奖励；对执行不力、谈话效果不佳、未能有效解决问题的高层管理人员进行批评教育，并责令其限期整改。3.将高管谈话制度的执行情况与公司整体业绩挂钩，对因高管谈话制度执行到位、促进公司管理水平提升